Alleen maar strategen: zo maak je samen een strategie

Doen jullie gewoon maar wat met z’n allen of zit er een visie en strategie achter het werk dat jullie doen? In deze blog geven we handige tips en handvatten voor het gezamenlijk opstellen van zo’n visie en strategie. Met praktische voorbeelden kan jij aan de slag voor jouw organisatie en zorgen voor meer daadkracht en motivatie bij alle collega’s.

Henriëtte is vriend van Voys. Ze tovert met woorden en kijkt met een frisse blik naar de onderwerpen waarover we graag vertellen. In een zesdelige serie duikt ze in de wondere wereld die Voys heet. Ze belicht verschillende thema’s die aan bod komen in het Voys Handboek en ons boek Alleen maar bazen. Superhandig, zo ontdek je snel of de boeken of onze manier van werken iets voor jou zijn.

Weet jij wat de visie is van jouw bedrijf of onderneming? Komt die visie rechtstreeks uit de koker van de oprichter of directie? Werk jij samen met je collega’s toe naar die droom? We vallen maar meteen met de deur in huis: om een visie breed gedeeld te krijgen, werkt het het beste om die samen met je collega’s op te stellen. Visie is namelijk een heel breed begrip en de expertise ligt vaak niet bij een persoon, die oprichter of eigenaar, maar bij een groep mensen.

Een visie klinkt misschien groots en meeslepend, maar soms gaat het over hele praktische zaken. Zo hebben we bij Voys de afgelopen jaren regelmatig visieconversaties gehad. (Hoe dat in z’n werk gaat leggen we zo uit.) Om je een beeld te geven, we hebben het bijvoorbeeld gehad over:

• Wat zijn onze kernwaarden?
• Hoe gebruiken we Spys, nu en in de toekomst?
  Spys is de plek waar we samenkomen voor de lunch, maar ook voor grotere meetings, events en gezelligheid. Hoe gebruiken we de ruimte nu veel collega’s de voordelen van (deels) thuiswerken hebben ontdekt en dat ook nog post-corona doen?
• Hoe ziet de future workspace eruit: waar we onze tools voor ontwikkelen en waar we een weerspiegeling van willen zijn?

Visieconversatie in vier stappen

Onze visieconversaties zijn open gesprekken. Iedereen die een visie over een onderwerp nodig heeft, kan zo’n conversatie aanvragen. Bij Voys hebben we een proces van vier stappen. Om te beginnen heb je een zogenoemde visionair nodig, dat is de persoon of rol die vraagt om de visie of meer duidelijkheid wil over een bestaande visie. De visionair krijgt bij stap 1 hulp van de visieconversatie-facilitator (dubbele woordwaarde). Samen zorgen ze dat de vraag helder wordt. Ook wordt bij deze stap bepaald of specifieke mensen of rollen nodig zijn in die discussie, of dat alle collega’s mee kunnen doen als ze dat willen.

Een groep van maximaal acht mensen heb je uiteindelijk nodig voor een sessie. Zij krijgen in stap 2 nog een enquête voorgeschoteld. Het doel hiervan is niet alleen om informatie te verzamelen, maar ook om de deelnemers in de denkmodus te krijgen. Natuurlijk kan je zo’n vragenlijst ook bedrijfsbreed uitsturen, als het om ingrijpende dingen gaat.

Ben je benieuwd naar de inhoud van zo’n enquête? We hebben wat voorbeeldvragen verzameld op pagina 146 van ons boek Alleen maar bazen.

In stap 3 ga je samen in gesprek. Na een korte uitleg over het proces en een check-in, volgt een inleiding door de facilitator. Ook worden de uitkomsten van de vragenlijst gedeeld. Daarna is er voor iedereen ruimte om vragen stellen. Wat daarna volgt kan een uitdaging zijn voor sommige deelnemers: iedereen mag namelijk z’n mening geven over de visievraag, zónder weerwoord en reacties te geven en krijgen. Daarna volgt pas een discussie om alle meningen op tafel te krijgen. (Heb je een beetje houvast nodig hierbij? Bekijk vooral even wat voorbeelden in het Voys Handboek.) De facilitator probeert daarna alle inbreng samen te vatten tot één antwoord, de nieuwe visie. Daar hoeft geen consensus over te zijn, slechts instemming (consent ja, ook belangrijk onder werktijd).

Na de afronding wordt nog kort gesproken over de impact van de uitkomst van het visiegesprek. Daarna is het tijd voor stap 4: de nazorg. Er worden slides toegevoegd aan het visiedocument en als het nodig is, komt er een meeting om de hele organisatie te informeren. Je hebt een visie, gefeliciteerd! Zonder gekheid, je hebt in gezamenlijkheid gewerkt aan een visie. Eentje die misschien wel breder wordt gedragen dan een opgelegde versie vanuit de directie.

De strategie om zover te komen

Om tot het verwerkelijken van die droom – je visie – te komen, heb je een strategie nodig. We kondigden het al aan in een vorige blog: we gaan het nu hebben over het opbouwen en onderhouden van die strategie. Wat voor toko je ook runt of in werkt, de strategie moet duidelijk genoeg zijn om richting te geven en flexibel genoeg om adaptief te kunnen zijn. Denk maar aan het voorbeeld van het liften. Het doel is er, maar de weg ernaartoe ligt niet vast.

Voys zou Voys niet zijn als we een strategie niet samen met alle collega’s maken. Natuurlijk kan je het, zoals in traditionele organisaties, laten opstellen door een managementteam of de directeur. Maar één persoon, of een kleine groep mensen, ziet niet alles. Daarnaast wil je ook dat de strategie herkenbaar is voor iedereen binnen het bedrijf, zodat mensen zich eraan kunnen en willen verbinden. Deze overtuiging en betrokkenheid zorgen voor intrinsieke motivatie en draagkracht. Betrokken en blije collega’s, die zich verantwoordelijk voelen en samen bergen kunnen verzetten. Dat wil je.

Het Outlook-proces

We hebben bij Voys, na wat research en probeersels, een format uitgedacht dat – voor ons – goed werkt bij het gezamenlijk vaststellen van onze strategie. Laat je vooral niet leiden door deze manier van werken, ons Outlook-proces, maar kijk wat je kunt overnemen binnen jouw organisatie. We hebben in ons boek Alleen maar bazen een handig lijstje met dertien elementen die je nodig hebt voor een goede strategie.

Pssst, je vindt ze op pagina 152. En nog een leuk weetje: we werken aan de tweede editie van het boek, die is binnenkort beschikbaar als pre-order. Dat leest toch net even wat lekkerder.

In ons Outlook-proces houden wij periodes van zes maanden, een jaar en drie jaar aan. Hoe vaak jij een strategiesessie moet starten, hangt helemaal af van jouw bedrijf of organisatie. Onze langetermijnstrategie van drie jaar wordt trouwens wel jaarlijks geëvalueerd, zo blijven we toch flexibel en kunnen tussentijds bijsturen als dat nodig is. De evaluaties en strategiesessies, die elke zes maanden plaatsvinden, nemen ongeveer een maand in beslag, omdat de hele organisatie ze doet. Ja, dat is tijdsintensief, maar het is het allemaal waard. Het zorgt namelijk voor:

1. Een goede, organisatiebrede strategie
2. Met duidelijke doelen
3. Die iedereen in de organisatie snapt en
4. Waar de hele organisatie zich mee verbonden voelt

En ja, dat werkt wel zo lekker!

Strategie in 21 vragen

Binnen het Outlook-proces gebruiken wij vier soorten vragen die ons tot een strategie moeten brengen. Elk van de in totaal 21 vragen valt binnen een van deze categorieën:

• Zelfkennis-opdracht
  In deze categorie gaat het over wat jij ervaart binnen je team. Wij stellen deze vragen: Wat zijn onze kernwaarden? Waar zijn wij als cirkel goed in? Waar zijn wij als cirkel niet goed in? Wat zijn grote trends in de markt of de wereld? Wat zijn onze prioriteiten?
• Droom-opdracht
  Je mag even helemaal vrij dromen, wat zou jij dan willen voor jezelf of voor de organisatie? We beantwoorden vragen als: Wat is de purpose van je organisatie of team? Waar willen we over drie jaar staan? Wat is ons doel? Welke thema hangen we aan een episode en hoe gaan we een goed resultaat vieren?
• Meet-opdracht
  Vertaal dat wat we hebben gezegd of geschreven in concrete, meetbare cijfers: de Key Performance Indicators (KPI’s). Hiermee meten we of we goed bezig zijn in verhouding tot de resultaten die we willen halen. Vragen zijn dus: Hoe meten we ons doel over drie jaar? Wat is ons critical number hierbij? Wat zijn goede klantbeloftes en KPI’s? Waar willen we over een jaar staan? En wat is daarbij onze belangrijkste KPI? En natuurlijk de vraag wat onze KPI’s zijn voor over zes maanden.
• Doe-opdracht
  We proberen onze doelen naar concrete taken en projecten te vertalen. Daarom formuleren we een antwoord op de vraag wat ons écht verder gaat helpen. Plus: wat zijn onze top vijf initiatieven om ons doel over 12 maanden te behalen? Hoe brengen we het hart van het bedrijf tot leven? En wat zijn de belangrijkste projecten die we de komende zes maanden willen realiseren? En als laatste kijken we hoe realistisch ons plan is voor de komende zes maanden.

De antwoorden op alle 21 vragen vormen de strategie waarmee we aan de slag gaan. Om deze longread niet nog langer te maken, gaan we niet alle vragen tot in detail uitwerken, maar pikken we er een paar uit. Uiteraard kan je alles lezen in Alleen maar bazen.

Wil je meer lezen over kernwaarden of purpose? Lees dan de blog Betekenisvol ondernemen: het hart van je organisatie tot leven brengen.

Blik op de toekomst

Vraag 6 gaat over waar jullie over drie jaar willen staan. Deze droom-opdracht vinden wij bij Voys de leukste opdracht. Stel je voor: over drie jaar loop jij het bedrijf binnen. Wat tref je aan? Waar werk je, wat lever je, wat doe je, hoe doe je dat, met wie, hoe ziet het team eruit? Dit hoeft geen uitgebreid essay te worden, schrijf in kernwoorden je verhaal op. Durf vooral specifiek te zijn. Als je verwacht van alle collega’s een heel ander verhaal te horen te krijgen, dan heb je het mis. Je zult veel gelijkenissen in de verhalen vinden. Voeg alle verhalen samen en creëer daarmee jullie speelveld voor de komende drie jaar. Zorg dat je de wat, waar, hoe en terwijl helder hebt.

• Wat
  Wat doen we: waar werkt de organisatie of het team aan? Welke producten of diensten leveren we?
• Waar
  Waar doen we dit: in welke markten zijn we actief? Wellicht zelfs in welke landen?
• Hoe
  Hoe doen we wat we doen? Hoe werken we met elkaar samen? Hoe ziet ons werk eruit? Hoe ziet onze werkplek eruit?
• Terwijl
  Wat zijn de voorwaarden die van toepassing zijn? Hoe willen we het dus vooral niet doen.

Als je het driejarenplan op papier hebt, kan je gaan kijken naar je Key Performance Indicators (KPI’s), je meetbare doelen. Bij Voys hebben we naast omzet ook KPI’s voor ons eigen geluk en het klantgeluk vastgelegd. Gratis leestip: meer over het nut van KPI’s en de eigenschappen van een goede KPI lees je (uiteraard) in ons boek Alleen maar bazen. We hebben er zelfs een heel hoofdstuk aan gewijd. En een praktische Excel / Google Spreadsheet-tip (you know you want it) staat in het Voys Handboek.

Als je alle vragen over de lange termijn hebt beantwoord, kan je door naar de korte termijn. Aan het begin van het jaar stelt elk team een jaardoel op waar naartoe wordt gewerkt in twee episodes van zes maanden. Elke zes maanden is er een nieuwe Outlook-sessie waarin het jaardoel nogmaals kritisch bekeken wordt.

Dat moet gevierd worden

We pikken nog even een van de laatste vragen eruit: thema en beloning. Elke episode, periode van vier maanden, verbinden we aan een thema. Filmnamen, boektitels of nummers van bekende artiesten vormen een goede bron van inspiratie. Omdat je successen moet vieren, bedenken we van tevoren ook hoe we een geslaagde periode feestelijk gaan afsluiten. Hoe beter het resultaat, hoe gekker de celebration. (Denk bijvoorbeeld aan gezamenlijk een tattoo laten zetten, een dagje Antwerpen, karten of een kaas- en wijnproeverij.) Daarmee heeft elk team elke zes maanden iets dat ze samen vieren. Overgaan tot de orde van de dag en niet stilstaan bij je successen, kunnen we zo actief voorkomen.

Helder en transparant

Nog even voor de achterste rij: samen aan je strategie voor de komende maanden of jaren werken, is beter voor alles en iedereen. Zorg dus dat alles helder en transparant is binnen je organisatie. Helderheid is overigens niet hetzelfde als transparantie, het gaat om de begrijpelijkheid. Complexe zaken eenvoudig kunnen uitleggen en dat ook nog op een manier die werkt. Dat kan bijvoorbeeld in een video zijn, een townhall meeting of in een persoonlijk gesprek. Zorg dat er altijd ruimte is voor de AUA: Ask Us Anything. Als voor één persoon iets niet helder is, is dit vaak voor meerdere mensen het geval.

Transparantie gaat twee kanten op. Transparantie is namelijk aan de ene kant iets dat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Aan de andere kant is het iets dat je moet faciliteren zodat anderen hun werk kunnen doen. Zo moet iedereen toegang hebben tot alle relevante zaken, middelen en kennis. Ook deel je waaraan je werkt en wat de status is van je projecten. Beslissingen neem je samen en veranderingen zijn een mooi experiment. Daar komt-ie weer: vier je successen en je fouten. Ook moet iedereen helder zijn over de eigen prioriteiten en prognoses. Klinkt dit vermoeiend en als een tijdrovende verplichting? Met de juiste tools (zoals het interne chatprogramma Slack en Google Drive) maak je het voor iedereen eenvoudig om transparant te werken, aan die strategie bijvoorbeeld.

Wil jij ook meeschrijven aan jullie eigen strategie? Kijk wat jij hiervoor kan regelen binnen jouw organisatie of solliciteer gewoon bij Voys. We groeien flink en hebben daarom een paar mooie vacatures.