Create cultural magic met Tinypulse!

Tinypulse, say what?

Sinds kort maakt Voys gebruik van Tinypulse. Dit is een tool die feedback vraagt aan de organisatie en om de week alle collega’s één enkele (multiple-choice)vraag stelt over een organisatievraagstuk. Of zoals Tinypulse het zelf mooi omschrijft:

Here’s how it works. Each week, we email your employees a single survey question. Responding is a cinch — and completely anonymous. Your employees’ answers are collected for review on your administrator dashboard. Here, you can: compare averages and track trends, sort data into different employee groups and share results to spark dialogue for positive change. Guaranteed anonymity gives your employees the security to make their voice heard, which gives you access to totally candid, genuine feedback. The result? You know exactly how your workforce is feeling, and you can take action on issues before they become huge problems.

Het is inmiddels de hoogste tijd voor een korte evaluatie van de tool. Voys is een open en transparante organisatie en feedback is hier geen ‘one-way-process’, maar een continue 360 graden communicatiestroom door de hele organisatie. Past Tinypulse hier goed in? Voldoet de tool aan onze verwachtingen en past het in onze holacratische organisatievorm?

Het interview over Tinypulse

Ik ga het gesprek aan met collega Jorg die Tinypulse introduceerde en sinds de start ook nog eens de meeste cheers heeft ontvangen – verdacht, heel verdacht….

Jorg, als super administrator van Tinypulse en in jouw rol als ‘Tinypulser’, kun jij in het kort uitleggen waarom we de tool zijn gaan testen?

We zijn Tinypulse gaan gebruiken omdat onze cultuur erg belangrijk voor ons is en we besteden daar bewust aandacht aan, juist ook nu we holacratisch georganiseerd zijn. Het vieren van successen hoort daarbij en in navolging van het Gouden VoIP-account (= de strijd voor de maandelijkse gouden Cisco telefoon onder collega’s voor uitzonderlijke prestaties) wordt dit dagelijks mogelijk gemaakt door Tinypulse in de vorm van ‘Cheers for Peers’. Een cheer is een persoonlijk berichtje voor een collega die je anoniem of openbaar kan versturen, dus heeft een collega een tof project gedaan, je goed geholpen of een klant een mooie dag bezorgd: cheers all over the place!

Cheers voor Maarten, onze creatieveling, van collega Steven
Annemieke, over ‘cheers’ gesproken, kan jij je nog de eerste cheer herinneren die je ontving?

Een cheer is te vergelijken met een ontbijtje op bed die je niet zag aankomen. Een heerlijke mail die je zelfs op je vrije dag gelijk openmaakt om te spieken welke collega een paar lovende woorden over je heeft geschreven. Mijn allereerste cheer kwam van jou, Jorg! Iets met leukste collega, hardste werker en motor van de organisatie… Misschien niet in deze exacte woorden maar dat was wel een beetje de strekking van de cheer.

Jorg, dat is uiteraard geen verrassing voor je. Wat vind je trouwens, past het ook goed bij ons holacratische organisatiemodel? In Tinypulse antwoordmogelijkheden graag, op een schaal van 1 tot 10.

Oef, nu val ik door de mand, want het werken met Tinypulse doe ik tot nu toe steeds als ‘individual action’, hoog tijd om er een rol voor aan te gaan maken. Los daarvan geef ik het een 9. Waar het binnen holacracy draait om de ‘purpose’, ‘spanning als brandstof’ en ‘ondernemen in je rol’ denk ik dat Tinypulse dit heel mooi faciliteert door je expliciet te vragen sensor te zijn (de vragen), spanningen te delen (de ‘suggestions’) en Cheers for Peers te geven (successen vieren binnen rollen).

Maar dit is mijn mening. Annemieke, wat is jouw ervaring als gebruiker, vind je het waardevol?

Een heel duidelijke ‘ja’! Wat is het leuk en mooi om te zien wat collega’s vinden van organisatievraagstukken. Daarnaast geeft Tinypulse niet alleen inzicht, maar geeft het ook gespreksstof en stimuleert het discussie. Iets waar we altijd al voor open stonden, maar wat we nu vaker de ruimte geven. Tevens is het leuk om te zien hoe we het doen ten opzichte van andere bedrijven die ook Tinypulse gebruiken. Je kunt namelijk de uitkomsten met elkaar vergelijken.

Tinypulse vraag «in welke mate zou je iemand aanraden om bij Voys te komen werken?»

Jorg, kun je me vertellen wat de reacties zijn op Tinypulse en kun je ook wat resultaten met ons delen?

Het favoriete onderdeel van de collega’s is toch wel Cheers for Peers. Helemaal nu het realtime op onze dashboards staat. Daar word je gewoon vrolijk van. Ook de antwoorden op vragen vanuit Tinypulse geeft ons inzicht in hoe collega’s de sfeer vinden, of men gelukkig is met zijn/haar rol en of er directe verbeterpunten zijn.

Nu worden de resultaten altijd via Slack intern gedeeld Annemieke, wat doe je daar eigenlijk mee? Zijn er dingen die je mist?

Een leuke maar tegelijkertijd moeilijke vraag. Ik vergelijk mijn eigen input altijd met de reacties van mijn collega’s. Steek ik er boven of onder uit en waar zit dat hem dan in. Ik vind het leuk als collega’s (desnoods anoniem) een kleine toelichting geven op het cijfer. Daar haal je meer uit dan alleen het absolute cijfer. Wat ik op dit moment mis, is dat we nog te weinig gebruik maken van de ‘virtual suggestions’ die ook in Tinypulse zitten (zie het als een soort online ideeënbus). Dat lijkt mij een waardevolle manier om organisatiebreed feedback te verzamelen en mensen te laten nadenken over verbeterpunten.

Eh Jorg, zoals al benoemd, als super administrator kun jij ook in gesprek gaan met collega’s, anoniem en off the record, voelt dat niet stiekem een klein beetje als het wie-ben-ik spelletje van vroeger? Heeft de persoon een bril? Is het een man? Is ie kaal? Het is Bill!

Met een grote glimlach:»Ja, het is zeker zo dat je aan de antwoorden soms kan zie wie het is» (“ik hou van prutsen” is duidelijk Johan). Ik denk niet dat dit erg is. Het is juist waardevol om de dialoog aan te gaan als een antwoord vragen oproept. Het voelt alleen niet goed dat ik nu de enige ben die dit kan. Het idee zit nog steeds in mijn hoofd om iedereen ‘admin’ te maken. Dit tast wel de anonimiteit aan van de tool, maar anonimiteit staat ook haaks op ons open karakter. Onze eigen gemaakte GRID360-tool, die wij gebruiken voor halfjaarlijkse evaluaties, is om die reden ook niet anoniem.

Oké Annemieke, tijd voor het eindoordeel. Je eigen niet-anonieme Tinypulse vraag: raad je organisaties aan om gebruik te maken van Tinypulse?

Een welverdiende ‘9 out of 10’! Rekening houdend met het feit dat ik niet gemakkelijk met hoge cijfers strooi, is dit bijzonder hoog. Waarom? Het is supereenvoudig in gebruik, je ontvangt als organisatie direct input op organisatievraagstukken, je kunt (anoniem) in gesprek gaan met collega’s en de vrolijke cheers van en naar collega’s brengt veel positiviteit teweeg.

Meer weten of tips

Mocht bovenstaand verhaal je nog niet helemaal overtuigd hebben, bel ons eens. Wij zijn fan en delen graag leuke en nieuwe dingen. Heb je zelf een leuke tool in gebruik of andere leuke tips? Die horen we ook graag!