Feedback en fouten maken: daarom zijn ze belangrijk voor persoonlijke en bedrijfsgroei

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Een collega laat zijn werklaptop op de auto liggen, die dondert er tijdens het rijden vervolgens vanaf. Het kan gebeuren. Sterker nog: het is bij Voys gebeurd. Daardoor ontstond er een datalek, want we hadden nog geen beveiliging op afstand. We gingen met z’n allen op zoek naar de laptop en brachten wijzigingen aan in ons securityproces: de fout bracht ons zo dichter bij elkaar en hielp ons in het vervolg de zaken beter op orde te hebben.

Fouten maken, leren, feedback krijgen en groeien. Voorkeuren over hoe je met feedback en fouten omgaat, bepalen de cultuur binnen je bedrijf. Onze feedbackcultuur is best informeel, en we vinden een goede band met onze collega’s — en de groei die je daardoor ervaart — belangrijk. Daarnaast ervaren wij dat je veel van je fouten kunt leren, en je eigenlijk alleen kunt groeien door het maken van fouten.

Ik ben Denise en ik werk sinds februari bij Voys, hier houd ik me bezig met contentcreatie. Ik heb mijn collega’s Linda, Rosien en Kirsten gevraagd om hun lessen over feedback en fouten maken op het werk te delen. Zij hebben onder andere de rollen: Job Coach, Feedback Booster, Happiness Hero, Reflect Coach en Happiness Ambassador. Ben je op zoek naar hoe feedback en fouten maken kunnen helpen met je groei? Of zoek je tools voor feedback of manieren om met fouten om te gaan? Lees dan gauw verder.

Feedbackcultuur

Zoals hierboven beschreven, is de feedbackcultuur bij Voys informeel. Het zorgt ervoor dat collega’s niet bang hoeven te zijn om feedback te geven of krijgen. Dit is natuurlijk bij elk bedrijf anders, maar ik heb gemerkt dat een informele feedbackcultuur ervoor zorgt dat collega’s zich vrij voelen om eerlijke feedback te geven. Toch is feedback iets waar we bij Voys nog weleens moeite mee hebben. Soms is het makkelijker om iets voorbij te laten gaan, in plaats van er wat van te zeggen. Deze blog beschrijft welke technieken en tools wij gebruiken om feedback geven en ontvangen zo goed mogelijk te faciliteren.

Met feedback worden collega’s blij en doen ze wat ze leuk vinden. Ze worden ook steeds beter in hun werk, omdat feedback open met ze gedeeld wordt. Als bonus: blije collega’s zorgen voor blije klanten. Hierdoor is het belangrijk dat je, ondanks dat niet alles even leuk is om te geven en horen, feedback actief deelt. Zo help je jezelf én je collega’s.

Een sterke band met collega’s en werkgeluk zorgen voor goede feedback

Binnen een bedrijf met een informele feedbackcultuur, is het fijn om een goede band met elkaar te hebben.

Misschien vraag je je af: waarom is het beter dat collega’s elkaar feedback geven, in plaats van de manager of leidinggevende van het bedrijf? En waarom is het belangrijk dat iedereen elkaar informeel feedback kan geven? Omdat dit ervoor zorgt dat je als collega’s eerlijk tegen elkaar bent. Dat niet alleen, het zorgt er ook voor dat directe interactie van feedback tussen collega’s niet verdwijnt.

Volgens mijn collega Rosien is een goede relatie met collega’s een goede basis om feedback te kunnen vragen en geven. Zo maak je het makkelijker en dieper, dan feedback van iemand met wie je niet direct mee samenwerkt, zoals je manager of leidinggevende. Binnen een zelfsturende organisatie, zoals Voys, kan feedback op je werk en persoonlijke ontwikkeling alleen van je collega’s en eventuele externe partners klanten komen.

Feedback geven en krijgen is iets waar je aan moet wennen, daarom kan het wat langer duren voordat het onderdeel wordt van je bedrijfscultuur. Volgens Rosien is een veilige omgeving een absolute voorwaarde om feedback makkelijker te maken, zo zorg je ervoor dat je je kwetsbaar kunt opstellen. Dit zorgt ervoor dat collega’s makkelijker feedback aan elkaar geven en draagt bij aan werkgeluk.

“Hoe gelukkiger je bent als collega, hoe beter je je inzet voor het bedrijf en hoe meer een bedrijf zich ontwikkelt” — Kirsten

Feedback is bij Voys een belangrijk onderdeel van werkgeluk, en wel om de volgende drie redenen:

1. Het is leuk om met blije mensen samen te werken in een goede sfeer, voor ons en onze klanten
2. Blije mensen staan meer open voor nieuwe ideeën
3. Collega’s die gelukkig zijn op het werk, reageren ontspannen op problemen en zoeken creatief naar oplossingen

Feedback ontvangen en geven is en blijft spannend

Het is belangrijk dat jij en je collega’s constant blijven werken aan het geven van feedback, ook al blijft het lastig en spannend. Bijvoorbeeld omdat niet iedereen het leuk vindt om kritiek te krijgen als onderdeel van feedback.

“Feedback blijft voor veel mensen altijd een soort van ongemakkelijk omdat je je kwetsbaar opstelt als je feedback geeft, en sowieso als je feedback ontvangt” — Rosien

Als je jezelf hierin herkent, is feedback geven en nemen een proces waar je aandacht aan moet blijven geven. Ook al zijn feedbackgesprekken soms lastig, het zijn wel waardevolle gesprekken. Als alle deelnemers zich kwetsbaar opstellen, in andermans schoenen proberen te staan en samenwerken, zorgt dit voor groei.

Als je meer wilt leren over een onderwerp of manier van werken, helpt het om je collega te vragen om feedback en met elkaar te sparren.

Tools die je met feedback kunnen helpen

Feedback is terugkoppeling over gedrag of werk. De tools die ik hieronder beschrijf, maken het makkelijker en laagdrempelig. De tools die wij bij Voys gebruiken voor feedback en reflectie zijn:

• Friday Pulse en Happiness score
• Zelfreflectieboekje
• Grow
• Connected workshops

Friday Pulse

Friday Pulse is een tool die je helpt met het meten van het werkgeluk van jou en je collega’s. Het bedrijf dat het programma heeft opgericht, heeft dit gedaan met het idee dat blije collega’s leiden tot succesvolle collega’s. Het programma wordt gebruikt om de blijheid van onze collega’s te meten, en geeft je een happiness-score. Een onderdeel hiervan is feedback en bepaalde features, zoals celebrations, thank-yous en frustrations.

“Er zijn ontzettend veel algemene onderzoeken geweest van hoe gelukkiger een medewerker, hoe minder verzuim en hoe productiever, efficiënter en beter ze het voor de organisatie doen” — Kirsten

Uiteindelijk heb je als bedrijf een gezamenlijk doel, daar speelt werkgeluk een rol in. Dit komt doordat werkgeluk niet alleen op welzijn wijst, maar ook op productiviteit en prestatie. Bij Voys geloven wij dat werk leuker en beter georganiseerd kan worden. Niet alleen ten behoeve van productiviteit en prestatie, maar omdat werk ook gewoon leuk kan zijn, en dat intrinsieke waarde heeft. Het gebruik van Friday Pulse — de tool die je collega’s elke week vragen stelt over hoe het gaat — geeft je inzichten over hoe het echt gaat binnen verschillende teams. Als het blijkt dat een team minder gelukkig is bij Voys, gaat de Happiness Ambassador-rol op zoek naar de reden hiervoor en zoekt een oplossing.

Zelfreflectieboekje

Een andere tool die kan helpen met feedback is het zelfreflectieboekje dat we bij Voys hebben gemaakt. Deze tool hebben wij in het eerste jaar van de pandemie, 2020, als reflectiedagboek uitgebracht. Een collega kan je helpen met reflectie en feedback, maar alleen jijzelf kan je ambities opzoeken. Door het reflectiedagboek te gebruiken, zorg je ervoor dat je zaken ontdekt waarvan je je eerder niet bewust was, en het is aan jou om dit verder te onderzoeken en hierin te groeien.

Een vraag die je hierbij kan helpen en die je tegenkomt in het reflectieboekje is: ‘Waar krijg je energie van en wat kost je energie?’ Je kunt ervan uitgaan dat het beter is om je te blijven ontwikkelen in de richting van dingen die je energie geven. Aan de andere kant is het goed om dingen los te laten die je veel energie kosten. Die laatste dingen zijn volgens Rosien vaak niet zo in lijn met waar je sterke punten liggen en waar je hart van nature sneller van gaat kloppen.

Grow

De tool Grow is een makkelijke manier om elkaar feedback te geven en werkt met de chat-app Slack. Wij gebruiken Grow omdat je snel betekenisvolle feedback kunt geven. Een andere tool die wij gebruiken is het organiseren van een Connected-workshop, waarin je samen met een groep collega’s gaat zitten en elkaar feedback geeft over bepaalde dingen. Je voert opdrachten uit om te laten zien hoe je dingen zou aanpakken en daarna bespreek je de feedback met elkaar.

Persoonlijke groei met behulp van feedback

Andere belangrijke onderdelen van feedback zijn blinde vlekken ontdekken met behulp van je collega’s. Zo word je je bewust van jezelf en werk je aan zelfreflectie. Als je lekker in je vel zit en je bent aan het doen wat jij wil, dan ontwikkel je je vanzelf. Hierdoor ga je beter je best doen en gaat het werk beter, daarom vindt Kirsten het werkgelukcijfer heel belangrijk.

Feedback helpt je met de blinde vlekken die je zelf niet ziet

Blinde vlekken zijn bepaalde kwaliteiten die je niet zelf opmerkt, maar wel hebt, deze ziet iemand anders dan bij jou. Het is menselijk om blinde vlekken te hebben in je eigen beoordeling, en daarom is het belangrijk om feedback te krijgen van collega’s die dit misschien zien. Feedback is de manier om deze blinde vlekken te ontdekken.

Vraag je collega’s over waar je nu met je werk staat, of je met de juiste dingen bezig bent, dingen op de juiste manier doet, of dat er nog ergens ruimte is voor verbetering. Met behulp van deze vragen word je meer bewust van hoe je collega’s jou zien en heb je meer inzicht voor jezelf in hoe je het doet. Doe je daar vervolgens iets mee? Dan ontwikkel je jezelf en groei je verder.

Bewust worden van jezelf en je ambities

Persoonlijke groei ontwikkel je door het bewust worden van jezelf en je ambities, dit kan via zelfreflectie. Zoals hierboven beschreven begint reflectie bij jezelf. Naast het zelfreflectiedagboek, schrijven we jaarlijks een reflectieverslag. Dit maakt deel uit van onze jaarlijkse reflectie- en ambitiecyclus. Het stukje bewust worden van jezelf houdt in dat je kijkt naar wat je anders had kunnen doen en dat begint bij jezelf. Feedback is hier een beginpunt, maar daar moet je je wel voor openstellen.

Bewust worden van jezelf betekent ook dat je de baas bent van je eigen werkgeluk. Mensen worden in het algemeen heel onrustig als ze geen idee hebben waar ze staan met hun werk. Daardoor is feedback essentieel voor je werkgeluk omdat je dan weet waar je staat.

In een gezonde feedbackcultuur hoort fouten maken erbij

In een cultuur waar feedback en zelfreflectie belangrijk zijn, hoort fouten maken erbij. We zijn allemaal mensen, dit betekent dat we allemaal weleens fouten maken.

“Want we zijn geen robots, we zijn niet voorgeprogrammeerd. Fouten maken hoort er gewoon bij” — Linda

Van fouten maken leer je en groei je, en de kans is groot dat het je de volgende keer niet weer overkomt. Het doel is natuurlijk niet om een bedrijfscultuur te hebben waar je meer fouten kunt maken, maar om er juist voor te zorgen dat het oké is dat je af en toe een fout maakt. Deze fouten kunnen een gespreksonderwerp worden waar nieuwe collega’s en het bedrijf van kunnen leren.

Schuldcultuur rond fouten maken

Bij sommige bedrijven is er een schuldcultuur, waarin fouten maken bestraft wordt. Volgens Rosien haal je dan in een klap al het lerend vermogen uit je organisatie. Je zorgt er zo voor dat collega’s dingen gaan verzwijgen, niks meer zeggen en geen fouten meer durven te maken.

Het hangt natuurlijk van de persoon af en hoe erg je het vindt om een fout te maken, maar mensen kunnen voor zichzelf goed beoordelen waar ze staan. Je wilt binnen je bedrijf zorgen dat er geen dynamiek ontstaat waarin een persoon de schuld krijgt, want dan moedig je je collega’s aan om dingen te verzwijgen.

Je wilt dat fouten leiden tot lerend vermogen, en uiteindelijk tot persoonlijke en bedrijfsgroei. Je kunt het beste een cultuur hebben waarin je open staat voor feedback: om te ontvangen, maar ook om te geven.

Leren van je fouten

Fouten zijn soms pijnlijk en het is vaak moeilijk om een fout toe te geven. Maar het hoort erbij. Zonder het maken van fouten kun je niet groeien of ontwikkelen en je bedrijf ook niet, want het gebeurt vaak als je nieuwe dingen probeert of als je experimenteert. Als je stopt met fouten maken, stoppen jij en je bedrijf met leren.

Het maken van een fout is een uitgelezen moment om van te leren. Als je een fout maakt heb je een aantal stappen die hiervoor kunnen zorgen:

1. Als eerste begin je met het herstellen van de schade
2. Daarna komt een onderzoekende fase waarin je jezelf afvraagt wat er precies is gebeurd en hoe je de fout in de toekomst kunt voorkomen. Reflectie is een onderdeel van de onderzoekende fase omdat je er zelf van kan leren en groeien.

Of en hoe je groeit na het maken van een fout, hangt ervanaf hoe je als persoon binnen een organisatie met die fouten omgaat. Binnen een organisatie met een cultuur waar fouten maken oké is, is er meer vermogen om verder onderzoek te doen en hoe het in de toekomst voorkomen kan worden. Dan kunt je daar zowel als persoon en als bedrijf van leren. Als je met zelfreflectie aan de slag gaat, kijk je terug kijken naar wat er precies is gebeurd en wat jij en je bedrijf ervan geleerd hebben.

Bedrijven groeien van het maken van fouten

Door te leren van fouten die op het werk plaatsvinden, neem je processen onder de loep, sleutel je eraan en verbeter je ze. Volgens Kirsten kan een fout de rest van je organisatie bij elkaar brengen en helpen groeien. Zo is fouten maken een belangrijk leerproces voor de hele organisatie. Het zorgt ervoor dat er bedrijfsgroei ontstaat.

Een voorbeeld is een epic fail die we vorig jaar hadden bij Voys: iemand vraagt een offerte aan op onze website, een tool stuurt die gegevens naar ons klantcontactsysteem en een van onze adviseurs neemt contact op met de potentiële klant. Zo werkt het offerte-aanvraag-proces bij Voys. Althans, zo hoort het te werken. Dit proces werkte een tijdje niet naar behoren, daardoor misten we zo’n tweehonderd offerte-aanvragen en daar kwamen we veel te laat achter. We ontdekten de fout bij toeval, daarna kwamen we direct in de actiemodus. Een team van collega’s werd opgesteld om te zorgen dat dit niet weer gebeurt. We hebben hiervan geleerd dat dom werk erbij hoort, persoonlijk contact belangrijk is, net als testen, processen visualiseren. Benieuwd naar het hele verhaal over de epic fail? Dat lees je hier.

Bij Voys hebben wij waardering voor elkaar als we fouten delen met elkaar. Wij vinden het belangrijk om fouten niet stiekem te maken, maar om ze te delen en vieren. Bij ons deel je je fouten in een kanaal in onze interne chattool, dat heet het humble brags plus epic failures-kanaal. Dit vinden wij belangrijk omdat het fijn is voor andere collega’s om over bepaalde fouten te horen en ervan te kunnen leren, in de hoop dat je die fouten dan niet meer maakt.

Het is bovendien leuk om je ervan bewust te worden dat fouten heel goed kunnen zijn voor de organisatie, omdat ze kansen bieden om verder te groeien, als persoon en als bedrijf. Wil je meer lezen over bedrijfsgroei en persoonlijke groei? Check dan mijn eerste verhaal over dit onderwerp, dat vind je hier.