The future workspace: tools en software waarmee je kunt werken waar je wilt

Update: november 2019

In een drieluik neem ik je mee naar The future workspace. Dit is een werkplek die overal kan zijn: thuis, op kantoor of misschien wel onderweg. In het eerste deel van de serie vertelde ik over de fysieke werkplek. Welke apparaten en accessoires gebruiken we bij Voys en waarom? In dit tweede deel ga ik in op tools en software waarmee je kunt werken waar je maar wilt.

Communicatie is de basis om te kunnen werken en dat begint voor ons met je e-mail en agenda. Daarvoor gebruiken we G suite van Google. Hierin komen je documenten, je agenda en je e-mail samen. Je kunt privacybezwaren hebben tegen G suite. Maar er zijn weinig tools waarin samenwerken zo makkelijk is en waarin zoveel apps beschikbaar zijn die het samenwerken bevorderen.

Klantcontact via HubSpot

Voorheen gebruikten we Lily voor het contact met onze klanten, een CRM-pakket dat werd ontwikkeld door Spindle, de development-tak die ook verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van ons telefonieplatform. Onlangs is de stekker uit Lily getrokken en zijn we met het hele bedrijf overgestapt op HubSpot. HubSpot maakt het makkelijk om de inboxen van je collega’s in te zien en om workflows aan die inboxen te koppelen. Denk aan het aanmaken van een nieuwe klant of het bewerken van bestaande klantgegevens. Hierdoor kunnen we als team goed voor onze klanten zorgen.

Bellen via Voys

Naast e-mailen moeten we natuurlijk kunnen bellen. Daarvoor gebruiken we onze Voys-telefonieoplossing. Je kunt bellen met een app op je smartphone of bijvoorbeeld met een web-app op je computer. Hierdoor kunnen we overal bellen met en gebeld worden door onze klanten. Een voordeel is dat Lily goed samengaat met onze telefonieoplossing. Hier stop ik met het ‘Wij van WC-EEND’-gehalte. 😉

Money, money, money

Nu je kunt communiceren met je klanten, gaan er offerteaanvragen binnenkomen. Maak het jezelf makkelijk en gebruik Moneybird. Met dit boekhoudprogramma schrijf je niet alleen eenvoudig een offerte, je kunt er ook je facturatie mee doen. Je kunt Moneybird zelfs aan je bank koppelen en daarmee is het doen van je administratie een fluitje van een cent.

Bonnetjes of digitale facturen? Maak er een foto van en stuur ze naar het Moneybird-mailadres, dan worden ze automatisch verwerkt. En heb je klanten die structureel vergeten om rekeningen te betalen? Payt biedt een mooie oplossing voor debiteurenbeheer.

Deadlines en to-do’s

Mensen zijn niet heel geschikt om allerlei deadlines en to-do’s te onthouden. Gelukkig is er Asana, een tool waarin je to-do’s kunt managen. Het is niet de beste to-do-manager, maar je kunt de status van je to-do’s wel met je collega’s delen. Dat is handig als je in een wat grotere organisatie werkt. Je kunt in Asana ook projecten opnemen en de voortgang ervan delen. Ideaal als een collega niet op kantoor werkt. Die kan namelijk gewoon verder werken, onafhankelijk van de tijdzone.

Videoconference

Videoconferencing is een mooie oplossing voor samenwerken met externen en collega’s die niet op kantoor werken. Hiervoor zijn veel tools beschikbaar, maar ze zijn vaak duur en je moet er spullen voor installeren. Daarom gebruiken wij het open source Jitsi, hiermee gaat videoconferencing een stuk eenvoudiger.

Wil je niet realtime met elkaar communiceren? Dan ontstaan er vaak Whatsapp-groepjes voor je werk, maar Slack is hiervoor een betere oplossing. Dit is een instant-messaging-tool voor teams. Je kunt er efficiënt mee samenwerken, we gebruiken het al jaren met veel plezier.

Sla je wachtwoorden veilig op

Samenwerken betekent dat je dezelfde systemen moet kunnen gebruiken. Dit wil je natuurlijk op een veilige manier doen. Met een zakelijke passwordmanager kun je dat doen. Zet dus niet alle wachtwoorden in een gedeelde spreadsheet, gebruik ook geen standaard wachtwoord voor de hele organisatie en deel ze niet via Slack. Een goede zakelijke passwordmanager is 1Password.

Veilig verbinding maken

Tot slot nog een aantal tips om veilig op afstand te werken. Ben je op een publieke locatie? Gebruik dan een hotspot van je mobiele telefoon om verbinding te maken met het internet. Heb je die optie niet? Maak dan gebruik van VPN, daarmee blijven je bedrijfsgegevens veilig. Een goede VPN-oplossing komt van NordVPN, maar er zijn veel meer. Daniel Verlaan testte er meer dan honderd. Op zijn website laatjeniethackmaken.nl vind je zijn bevindingen en handige tips over beveiliging.

In het derde en laatste deel uit de serie The future workspace laat ik je de inhoud van m’n tas zien en vertel ik over de gear die ik meeneem onderweg.

Wil je dit verhaal nog eens terugkijken in plaats van lezen? Dat kan in deze video.