7 Entscheidungen, die wir bei unserer Unternehmensgründung getroffen haben und die uns später Erfolg bescherten

Voys ist für Unternehmer da. Unsere Geschäftstelefonie macht die Businesskommunikation noch einfacher. Entdecke hier die Möglichkeiten, die die flexible Telefonielösung von Voys bietet.

Als wir mit Voys anfingen, haben wir viele Dinge von Anfang richtig gut geregelt. Damit konnten wir vom ersten Tag an sicher sein, dass unsere ideale Kundengruppe uns problemlos finden konnte. Wir waren einfach gut erreichbar. Das bietet uns auch heute noch Vorteile. Ich (Mark, Inhaber von Voys) gönne anderen ganz einfach auch einen guten Unternehmensstart oder den reibungslosen Ausbau deiner Organisation. Darum teile ich in diesem Artikel die sieben Entscheidungen unserer Unternehmensgründung, die uns skalierbar und erfolgreich gemacht haben.

Und einen Bonus-Tipp, den ich mir im Nachhinein auch selbst geben würde, wenn ich noch einmal von vorn anfangen müsste.

1. Sorge dafür, dass deine Kunden dich finden können

„Du musst nicht nach Kunden suchen, sondern dafür sorgen, dass deine Kunden dich finden.“ Davon war mein Kollege Joris vollkommen überzeugt. Er kannte sich mit Internet und Webmarketing gut aus. Gemeinsam haben wir die erste Version der Voys-Website konzipiert. Damals war es noch einfach, im Internet gefunden zu werden. Heute ist der größte Teil der Online-Aufmerksamkeit das, was wir „gekaufte Aufmerksamkeit“ nennen. Aber eine gute Website ist immer noch sehr wichtig.

Konzentriere dich auf eine Nische, in der sich deine perfekte Zielgruppe befindet: Menschen, die ein Problem haben, das du löst. Finde heraus, an welchen digitalen Orten sich diese Kunden aufhalten. Dort musst du präsent sein. Das heißt aber nicht, dass Cold Calls der Vergangenheit angehören oder du keine Gespräche mehr führen musst, um dein Produkt zu perfektionieren. Wenn du die richtige Zielgruppe findest, bist du schon einen großen Schritt weiter.

2. Du musst richtig gut erreichbar sein

Die Gründung von Voys fiel in eine Zeit, in der E-Mails noch mit „Wir melden uns innerhalb von 14 Tagen bei dir“ beantwortet wurden. Bei uns war es von Anfang an „Innerhalb von 24 Stunden“. Telefonisch sind wir noch viel weiter gegangen: Wir waren jederzeit und überall erreichbar. Öffnungszeiten hatten wir damals noch nicht. Das hatte zur Folge, dass ich selbst im Urlaub auf einem französischen Berggipfel noch mit Kunden telefoniert habe, um eine Sprachnachricht einzustellen. Das war für mich kein Problem: Diese Kundenorientierung ist nach wie vor der Kern unseres Unternehmens.

Heutzutage ist es eine ausgesprochen schlechte Idee, nicht sehr gut erreichbar zu sein. Dennoch dauert es bei 4 von 10 Anrufen bei einem KMU immer noch länger als zwanzig Sekunden, bevor sie entgegen genommen werden. Dir sollte klar sein, dass dein Kunde keine Lust auf lange Wartezeiten hat. Und es gibt reichlich andere Anbieter, die schneller ans Telefon gehen.

Sorge dafür, dass du richtig schnell erreichbar bist. Wenn du selbst nicht abnehmen kannst oder möchtest – schalte einen Antwortservice ein. Die Kosten dafür lohnen sich: Du bekommst zufriedene Kunden, die schnell eine Antwort erhalten. Ganz zu schweigen von den 40 Prozent Leads, die dir durch die Lappen gehen.

Wir bemerken, dass unsere Kunden diesem Prinzip der guten Erreichbarkeit auch nachkommen. Das liegt natürlich zum Teil an der von Voys gelieferten Technik: Dafür entscheiden sie sich ganz bewusst. Sie haben darüber nachgedacht, wie sie die Erreichbarkeit realisieren möchten und suchen dann den entsprechenden Lieferanten. Um auf den ersten Punkt zurückzukommen – dafür sorgen, dass die richtige Kundengruppe dich zu finden weiß: Auch bei unseren Kunden steht der Kunde an erster Stelle. Wir sind inzwischen sogar so weit, dass unser Unternehmen auch ohne neue Kunden wachsen würde – ganz einfach, weil unsere bestehenden Kunden wachsen.

3. Dokumentiere deine Arbeitsweise

Deine Arbeitsweise zu dokumentieren, hört sich vielleicht komisch an. Aber fange sofort damit an, falls du es noch nicht tust. Dokumentiere die optimale Herangehensweise an Dinge. Ich empfehle dafür ein Tool wie z. B. Notion. Als wir mit Voys anfingen, gab es ein solches Tool nicht: Wir arbeiteten mit einem Wiki, wie man es von Wikipedia kennt.

In unserem Wiki stand nicht nur dokumentiert, wie man ein Modem/einen Router so konfiguriert, dass es/er so gut wie möglich funktioniert, sondern auch die Rubrik „Mehrwertsteuererklärung – Schritt für Schritt“. Auf diese Weise musste ich nicht jeden Monat neu überlegen, wie man sowas macht. Das sparte nicht nur Zeit, sondern machte sich auch bezahlt als wir Kollegen einstellten. Anhand dieser Dokumentation war das nämlich ziemlich schnell erledigt. Die Arbeit konnte viel einfacher übertragen werden. Beide Aspekte machen eine Organisation skalierbar.

Fragen beantworteten wir immer mit: „Das steht im Wiki! Und wenn es nicht drin steht, solltest du es hineinschreiben.“ Übrigens: Auch wenn du allein arbeitest, solltest du deine Arbeitsweise dokumentieren. Manche Aspekte kommen eben nur ab und zu vor. Dann braucht man das nicht jedes Mal aufs Neue auszuklamüsern. Dein Hirn ist zu schade, um mit solchen Informationen vollgestopft zu werden. Erstelle so schnell wie möglich eine Enzyklopädie – für dich selbst und zur Entlastung deines Kopfs.

4. Dokumentiere alle Kommunikation (automatisch) in einem CRM-Paket.

Ein CRM-Paket ist unentbehrlich: Aktuelle, abgeschlossene und potenzielle Kontakte werden dort gespeichert ebenso wie die Form, in der du mit diesen Leuten kommunizierst. Ein gutes CRM-Paket verschafft dir Erkenntnisse über deine Zielgruppe und du kannst sie besser bedienen. Arbeitest du mit Stundenerfassung? Dann ist Teamleader eine gute Entscheidung. Hast Du ein Serviceunternehmen? Zendesk und Hubspot sind dann ideal. Verbinde deine E-Mail und Telefonie auch direkt mit dem Paket. Gerade wenn dein Unternehmen größer wird. Damit speicherst du die gesamten Kontaktdaten und baust automatisch eine Datenbank auf. Du kannst deinen Kunden nicht nur regelmäßig einen Newsletter schicken, sondern auch Erinnerungen für Anrufe oder E-Mails an bestimmte Kunden einrichten und die Verträge sowie den Servicefluss überwachen.

Du wirst nicht mehr vergessen, einen Lead zurückzurufen oder das Problem mit dem Kunden noch vor dem Wochenende zu lösen. Du wirst ein besserer Geschäftspartner für deine Kunden werden. Außerdem kannst du deine Mail mit Vorlagen schneller bearbeiten. Die Kommunikation mit Kunden wird auch für deine Kollegen transparent. Transparenz ist besonders wertvoll: Sie macht die Arbeit übertragbar, weil die getroffenen Vereinbarungen leicht zu finden sind. Unentbehrlich, wenn dein Unternehmen wachsen soll!

5. Transparente Informationen für Kollegen

Deine Mailbox für deine Kollegen zu öffnen – das hört sich unheimlicher an als es ist. Du solltest das wirklich so schnell wie möglich tun! Du stellst sowieso nur Leute ein, denen du vertraust. Anders wird das nichts mit der Zusammenarbeit. Wenn du aus dir und deinen Mitarbeitern das Beste herausholen möchtest, müssen sie selbständig arbeiten können.

Das Internet hat Informationen, Kommunikation und Veröffentlichungen plattgemacht. Es ist wichtig, dass du das innerhalb deines Unternehmens auch maximierst: Mach alle Dokumente, Kommunikation und Zahlen transparent und für alle Mitarbeiter zugänglich. Dadurch stehen allen die aktuellen Daten und Informationen zur Verfügung. Das erleichtert die Entscheidungsfindung. Es entsteht eine offene Organisation, die – gemeinsam! – optimal funktionieren kann.

6. Automatisiere alles

Räum alle Hürden aus dem Weg. Kontinuierlich. Das gilt für Kunden, aber auch innerhalb des Unternehmens. Technik ist dabei eine große Hilfe. Man kann wirklich fast alles automatisieren. Rechnungen? Automatisieren. Mehrwertsteuererklärung? Auch automatisieren. Debitorenmanagement? Ebenfalls automatisieren. Offerte schreiben? Verwende ein intelligentes System, das automatisch und schnell gute Angebote für deine Kunden erstellt.

Wenn du clever bist, gehst du noch einen Schritt weiter und verknüpfst alle deine Systeme miteinander. Dafür gibt es praktische Cloud-Tools – z. B. Zapier.

Indem du möglichst viele Standardaufgaben automatisierst und integrierst, kannst du dich mit deinen Kollegen auf die Arbeiten konzentrieren, die Spaß machen. Außerdem wird deine Organisation dadurch technologisch skalierbar.

7. Möglichst viel standardisieren

Automatisierung erfordert Standardisierung. Ein Beispiel aus der guten alten Zeit: Am Anfang lieferte Voys drei Arten von Telefonen. Wir hatten ein einfaches Tischtelefon, eine erweiterte Version und ein schnurloses Telefon (DECT-Telefon). Und das, obwohl unsere Plattform mit allen Arten von Geräten umgehen konnte. Wir wussten: Alles, was man verkauft, muss man auch unterstützen können. Und das braucht Zeit.

Nur wenn man standardisiert, wird die Sache einfach, unterstützbar und skalierbar. Gleiches gilt beispielsweise auch für unsere Offerten. Der Aufbau einer Offerte ist je nach Kunde unterschiedlich. Die Elemente des Aufbaus jedoch sind standardisiert. Damit kann man schnell und gut Offerten schreiben – was übrigens nicht jedem wirklich Spaß macht.

8. Die Zahlen müssen stimmen

Das ist im Rückblick auch eine wichtige Empfehlung für mich selbst. Das habe ich in den ersten 5 Jahren meines Unternehmen ganz und gar nicht berücksichtigt. Zum Glück hat sich die Software weiterentwickelt: Moneybird ist ein gutes Tool. Glaub mir, du solltest ein solches Tool nutzen.

Auch wichtig: Du musst die Grundlage deines Business kennen. Es gibt Unternehmen, die seitenweise Businesspläne samt finanzieller Paragraphen formulieren. Dein Finanzplan sollte auf einen Bierdeckel passen. Diesen Bierdeckel musst du nicht nur kennen, er muss auch kontinuierlich stimmen. Nur dann weißt du sofort, was in deinem Unternehmen los ist.

Ich hoffe, diese Tipps helfen dir, dein neues Unternehmen erfolgreich zu starten oder dein bestehendes Unternehmen skalierbar und erfolgreich zu machen. Viel Erfolg und viel Spaß bei diesem Abenteuer!