Hybrides Arbeiten: in 3 Schritten zum Erfolg

Voys ist für Unternehmer da. Unsere Geschäftstelefonie macht die Businesskommunikation noch einfacher. Entdecke hier die Möglichkeiten, die die flexible Telefonielösung von Voys bietet.

An einem Tag im Büro, am nächsten Tag im Homeoffice und nächste Woche am anderen Ende der Welt: Hybrides Arbeiten wird immer beliebter. Wie kann man diese Form der Zusammenarbeit auf die nächste Stufe heben? In diesem Blog erzählen wir, wie wir das bei Voys gemacht haben. Wir zeigen dir, worauf du als Unternehmen beim Einführen des hybriden Arbeitens achten musst.

Arbeitest du mit mehreren Kollegen zusammen? Dann ist es einfach, Vereinbarungen zur erfolgreichen Gestaltung des hybriden Arbeitens zu treffen. Ist dein Unternehmen etwas größer? Dann ist es wichtig, klare Vereinbarungen zur gemeinsamen Fernarbeit zu treffen. Stellst du genau wie wir auf hybrides Arbeiten um? Mit den nachstehenden drei Schritten kommst du wirklich weiter.

Bevor es losgeht

Bevor es losgeht, solltest du das hybride Arbeiten anders formulieren. Beim hybriden Arbeiten gibt es zwei Möglichkeiten: Homeoffice oder Arbeiten im Büro. Aber man kann sich auch so viele weitere Arbeitsplätze vorstellen. Bei Voys bevorzugen wir den Begriff „verteiltes Arbeiten“. Das Arbeiten im Büro ist darin weniger stark ausgeprägt. Das ermöglicht einen breiteren Horizont. Hast du einen anderen Vorschlag? Einen Begriff, der besser passt? Schreib uns! Beispielsweise auf Twitter. Wir sind neugierig!

Sieh dich auch mal bei anderen Unternehmen um, bevor du dich den nachstehenden Schritten widmest. Wie gehen sie an diese Arbeitsweise heran? GitLab, Zapier und WordPress sind gute Beispiele. Alle drei Unternehmen haben die Fernarbeit seit Jahren auf jeweils eigene Weise integriert. An diesen Beispielen orientieren wir uns auch. Vor allem GitLab verfügt über umfassendes Know-how im Bereich Fernarbeit. Adobe und Dropbox sind weitere Unternehmen, die diesen Wandel aufgrund der Coronakrise angeschoben haben. Ein wichtiger gemeinsamer Nenner dieser Organisationen: Sie konzentrieren sich eindeutig auf ein Online-Produkt. Das erleichtert die Fernarbeit ungemein.

So, jetzt geht‘s wirklich an die Arbeit. In drei Schritten. Aber was heißt schon Schritte? Man kann das Ganze vielleicht besser als Stufen bezeichnen. Auf der ersten Stufe geht es um die „light“ Version des hybriden Arbeitens. Ein guter Anfang. Von dort aus kann man weitere Stufen nach oben nehmen.

Schritt 1: Den Arbeitsplatz im Büro kopieren

Der Wandel zum hybriden (oder verteilten) Arbeiten beginnt oft damit, dass die Bürosituation im Homeoffice kopiert wird. Man nimmt Laptop, Telefon und andere wichtige Dinge mit nach Hause, und siehe da: Das Homeoffice ist fertig. Viele Unternehmen haben diesen Schritt zu Beginn der Coronakrise gewagt, als das Homeoffice von offizieller Seite dringend empfohlen wurde. Auf dieser Stufe gelten noch die normalen Arbeitszeiten. Einige Kollegen fangen vielleicht etwas früher an, weil die Fahrzeit zum Büro wegfällt, aber insgesamt gibt es kaum Zeitunterschied. Auf diese Weise arbeitet man zusammen – der eine Kollege im Homeoffice, der andere im Büro. Man kriegt schnell mit, dass Zusammenarbeit und Fernarbeit durchaus kompatibel sind. Möchtest du mehr Flexibilität und den Tag ganz anders einteilen? Dann wird es Zeit für den zweiten Schritt.

Schritt 2: Asynchrone Zusammenarbeit

Wenn das Büro plötzlich ein Online-Ort geworden ist, ändert sich vieles. Die Kollegen merken, dass man die Mittagspause auch um 11 Uhr vormittags nehmen kann. Dass sich der frühe Nachmittag zum Joggen eignet und es jetzt auch möglich ist, die Kinder von der Schule abzuholen. Darum kann man die Kollegen auch schon mal verpassen: Sie arbeiten plötzlich zu unterschiedlichen Zeiten. Ein kurzer Telefonanruf zwecks Rücksprache ist daher nicht immer möglich. Dies macht eine asynchrone Abstimmung erforderlich. Ganz wichtig: klare Vereinbarungen treffen. Jeder braucht etwas Spielraum zum Reagieren. Sei deutlich, was du vom anderen erwartest. Ein Beispiel:

Früher
Hi Fritz, wie gefällt dir dieser Blog? Ich bräuchte jetzt mal deine Meinung.

Heute
Hi Fritz, wie gefällt dir dieser Blog? Alle Punkte, die du mir bis Donnerstag 15 Uhr schickst, kann ich berücksichtigen. Freitag geht der Blog online.

In diesem Beispiel gibst du an, bis wann jemand antworten kann. Du bietest mehr Kontext und einen klaren Zeitrahmen. Gerade wenn die Kollegen in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, kannst du trotzdem Punkte koordinieren – ohne dass man im Büro nebeneinander sitzen oder sich gegenseitig anrufen muss.

Vereinbarungen festlegen

In diesem Schritt ist es wichtig, alle Vereinbarungen und Entscheidungen zu dokumentieren. Alles, was du aufzeichnest, sollte für deine Kollegen leicht zu finden sein. Damit vermeidest du Fragen und die Kollegen können unabhängig arbeiten. GitLab haben wir bereits erwähnt. Das Unternehmen verwendet genau wie wir bei Voys für die interne Kommunikation das Chat-Tool Slack. Alle drei Monate wird die gesamte Korrespondenz (ja, die gesamte) gelöscht. Jeder Kollege weiß, dass wichtige Dokumente, Diskussionen usw. aufgezeichnet werden müssen. Bricht dir jetzt der Schweiß aus? Dann solltest du vielleicht mehr dokumentieren.

Bei Voys helfen wir unserem kollektiven Gedächtnis mit dem Tool Notion auf die Sprünge. Notion bietet Erläuterungen, wie man freie Tage nimmt und Notizen zu Meetings. Das Einrichten und Gewöhnen an das Tool kann zunächst zeitaufwändig sein. Langfristig sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Frustration. Auch nicht ganz unwichtig: Sorge vor allem dafür, dass jeder Mitarbeiter Antworten finden kann, ohne jemanden fragen zu müssen.

Schritt 3: Zufallstreffer ermöglichen

Der letzte Schritt, die letzte Stufe bezeichnen wir bei Voys als „Serendipity“. Die Definition dieses Begriffs lautet: „etwas Unerwartetes und Nützliches finden, während man nach etwas völlig anderem sucht“. Man könnte es auch als Zufallstreffer bezeichnen. Die Arbeit im Büro ist ein großer und unterschätzter Teil davon. Du triffst einen Kollegen von der Finanzabteilung und denkst plötzlich: Da war doch noch diese eine Rechnung. Oder nehmen wir den berühmten Plausch am Kaffeeautomaten.

Diese Momente fehlen, wenn nicht alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort arbeiten. Darum ist es eine gute Idee, sie zu ermöglichen. Bei Voys tun wir dies, indem wir jeden Tag irgendeine Frage in einem Slack-Kanal stellen. Man kommt ins Gespräch und lernt die Kollegen besser kennen. Wir nutzen Slack auch für andere Dinge, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Wir haben spezielle Kanäle für Sport, Kochen und so weiter.

Und wir haben Donut in Slack integriert. Dieser Bot organisiert Coffee-Dates mit den Kollegen. Alle vierzehn Tage werden Mitarbeiter ausgelost, um entweder digital oder tatsächlich einen Kaffee miteinander zu trinken. Donut sorgt dafür, dass man mit Kollegen ins Gespräch kommt, die man nicht direkt kennt. Es verbindet und man lernt sich besser kennen.

Wir wissen besser als jeder andere, was passiert, wenn man solchen Zufallsbegegnungen nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt. In unserem Blog über unser gescheitertes Start-up und die 200 verpassten Offertenanfragen haben wir die Bedeutung von persönlichem Kontakt bereits angesprochen. Wir müssen selber auch noch viel lernen. Hast du irgendwelche Tipps oder Tricks für uns?

Bonus-Tipps

Neben den drei Schritten haben wir noch ein paar Bonus-Tipps, die es uns erleichtert haben, dort zu arbeiten, wo wir es möchten.

Unser Produkt: Geschäftstelefonie

Zum einen unser Produkt. Unterm Strich sind wir selbst einer unserer größten Kunden: Wir telefonieren nämlich wirklich viel. Mit unserer App oder dem Webphone sind wir überall erreichbar. Solange es Internet und Strom gibt. Das bietet uns nicht nur viel Freiheit, sondern führt auch zu tollen Gesprächen mit unseren Kunden, wenn wir ihnen erzählen, an welchen schönen Orten wir dieses Mal arbeiten.

Gleiche Behandlung für alle

Sorge für Gleichheit unter den Kollegen. Im Büro kann man schneller mit einem Kollegen Rücksprache halten. Er ist nämlich ganz einfach zugegen. Das ist an sich in Ordnung. Vergiss aber nicht die Kollegen, die woanders arbeiten. Beziehe auch sie in die Zusammenarbeit ein. So wird niemand bevorzugt. Ist einfach angenehmer und fair.

Nutze Aufnahmefunktionen

Wichtige Entscheidungen, die mehrere Kollegen betreffen, solltest du aufzeichnen. Das ist wirklich praktisch. Nutze dazu unsere Telefonieplattform oder ein Online-Meeting-Tool. Die Kollegen können dann besser nachvollziehen, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist. Nimmst du ein Meeting auf? Dann ist es eine gute Idee, deine Gesprächspartner darüber zu informieren.

Triff klare Vereinbarungen

Erwartest du von Kollegen, dass sie auch außerhalb der Bürozeiten erreichbar sind? Ist es in Ordnung, 14 Tage lang vom Ausland aus zu arbeiten? Auch aus Argentinien? Triff klare Entscheidungen und dokumentiere sie. Damit alle Mitarbeiter alle Möglichkeiten kennen.

Zeitzonen prüfen

Du möchtest einen Termin mit mehreren Kollegen vereinbaren, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten? Das kann ein Hin- und Hergeschiebe werden, bis du einen geeigneten Zeitpunkt gefunden hast. Aber zum Glück gibt es praktische Tools, die dich dabei unterstützen können. Diese Website vergleicht verschiedene Zeitzonen und zeigt dir die besten Optionen für ein Meeting an.

Probieren geht über Studieren

Du fragst dich, ob verteilte Arbeit zu deinem Unternehmen passt? Probiere es aus. Und schreibe auf, wo Probleme auftreten. Hast du keine Ahnung, wo du diese Form der Arbeit ausprobieren kannst? Sieh dich auf www.nomadlist.com um. Dort wird je nach Standort angegeben, wie schnell das Internet ist, welche Co-Working-Spaces es gibt, was die Währung ist und was ein Bier kostet – wirklich wichtige Informationen. Natürlich kannst du dich auch einfach zum Arbeiten im Café um die Ecke niederlassen.

Möchtest du das auch? Das maximale Gefühl von Freiheit und dein Business dort betreiben, wo du es möchtest? Unsere Kollegen helfen dir gern, dein Unternehmen spitzenmäßig erreichbar zu machen. Fordere eine Offerte an oder schließe dich direkt an.