Keine Lust mehr auf Videokonferenzen? Diese Tipps helfen dir!

Voys ist für Unternehmer da. Unsere Geschäftstelefonie macht die Businesskommunikation noch einfacher. Entdecke hier die Möglichkeiten, die die flexible Telefonielösung von Voys bietet.

Meetings sind so gar nicht unsere Sache. Zumindest, wenn es nicht wirklich nötig ist. Wir haben wirklich etwas anderes zu tun – nämlich unsere Arbeit! Dennoch – und vielleicht gerade deshalb – haben wir in den vergangenen Jahren viel über Besprechungen und Meetings gelernt: Wie kann man sie so effizient wie möglich gestalten? Wir merken, dass den Leuten die Videokonferenzen immer schwerer fallen. Deshalb haben wir ein paar Tipps aufgelistet: Was kannst du anstelle von Videokonferenzen tun? Wie machst du das Beste daraus, wenn es wirklich nicht anders geht? Darum dreht sich dieser Artikel.

Das Remote Meeting

Das Remote Meeting. Damit haben wir alle inzwischen eine Menge Erfahrung. Du brauchst:

• Ein gutes Headset. Nein, nicht die Ear-Plugs von deinem Smartphone.
• Eine gute Webcam. Und nein, das ist nicht die serienmäßige Webcam auf deinem Laptop.
• Eine stabile, gute Internetverbindung. Mit Kabel oder wirklich gutem WLAN.

Als Arbeitgeber kannst du zwar für bessere Hardware richtig Geld hinlegen, aber das reicht noch nicht. Auch mit technisch guter Infrastruktur gibt es noch viel Raum für Verbesserungen.

Ist die Besprechung überhaupt erforderlich?

Beginnen wir mit der Frage: Ist die Besprechung überhaupt erforderlich? Meistens lautet die Antwort: Nein.

Ursprünglich war eine Besprechung dazu gedacht, einige Dinge zu regeln:

• Informationsweitergabe (Mitteilungen);
• Informationssammlung (Fragerunde);
• Anweisungen (Mitteilungen, Erläuterung von Entscheidungen);
• Entscheidungsfindung (problemlösende Tagesordnungspunkte);
• Erhöhung der Akzeptanz von Entscheidungen;
• Besprechung von Einsichten und Erfahrungen (meinungsbildende Tagesordnungspunkte);
• Planung (Entscheidungen treffen und Aufgaben verteilen).

Meistens sind Meetings nicht wirklich so zielorientiert. Du kennst das sicher auch:

• 2 Stunden geredet und noch kein Ende in Sicht …
• Mit 15 Minuten Verspätung anfangen, weil die Kollegen noch dringend Kaffee holen wollten …
• Niemand hat eine Aufgabenliste erstellt …
• … und na klar, diese Liste erledigen wir auch noch schnell im Laufe des Meetings …

… damit hören wir sofort auf!

Wir schreiben das Jahr 2021. Für die Weitergabe und das Sammeln von Informationen gibt es cleverere Möglichkeiten. Intranet, Teams, Slack, offene Dokumente, die jeder einsehen kann (Google Drive oder Office 365), Business Intelligence, Dashboarding und vieles mehr. Damit kann man auch Mitteilungen und Erläuterungen zu Entscheidungen kommunizieren.

Bei der Entscheidungsfindung möchtest du natürlich ausschließlich die relevanten Mitarbeiter einbeziehen. Geht das nur per Video? Oder vielleicht doch besser asynchron? Damit alle mitdenken und in aller Ruhe relevante Links und Daten austauschen können? Genau, das funktioniert wesentlich besser.

Und brauchst du wirklich noch Zustimmung, wenn jeder deinen Gedankengang lesen und nachvollziehen kann? Nö.

Du brauchst dann nur noch zu koordinieren und Pläne zu schmieden. Genau diese Dinge machen wirklich Spaß. Konzentriere dich einfach darauf, die Meetings gut einzurichten.

Koordinieren und Pläne schmieden

Untersuchungen zufolge sollte man ein persönliches Gespräch am besten telefonisch führen. Am Telefon ist man nämlich:

• Viel konzentrierter. Ist auch logisch: Beim Video gibt es reichlich Ablenkungsmöglichkeiten. Mit einem Laptop kann man zwischendurch andere Dinge tun. Gerade dann, wenn viele Benachrichtigungen draufstehen. Weg mit den ganzen Ablenkungen!
• Viel sympathischer. Eine Stimme, die Pause bei der Antwort, die Wortwahl. Man hört ganz einfach mehr.

Die Kombination aus mehr Präsenz im Gespräch und mehr Einfühlungsvermögen führt zu viel besseren Gesprächen. Das wiederum sorgt für besseres Verständnis, bessere Koordinierung und bessere Pläne.

Während des Gesprächs kannst du durchaus auch einen Spaziergang machen. Kritzeln oder Spazierengehen während eines Gesprächs machen es leichter, wirklich zuzuhören und nachzudenken. Nimm ein gutes Headset, geh nach draußen und inspiriere deinen Gesprächspartner das Gleiche zu tun.

Es führt kein Weg daran vorbei: Videoanrufe gehören einfach dazu.

So. Die Hälfte der Meetings gehören der Vergangenheit an. Für die Einzelgespräche brauchen wir auch kein Video mehr. Und doch bleibt immer noch ein Teil, bei dem wir auf Videoanrufe nicht verzichten können. Aber auch da gibt es eine Menge zu holen.

Eine eigene Ecke auf dem Bildschirm

Ein gutes Meeting zeichnet sich durch ebenbürtige Gespräche aus. In hybriden Organisationen begeben sich die Mitarbeiter im Büro gemeinsam in den Besprechungsraum. Die Mitarbeiter, die nicht vor Ort sind, erscheinen als kleine Bilder auf dem Bildschirm. Das gibt den Bildern direkt auch eine andere Stimme. Es ist viel praktischer, wenn alle als kleine Bilder an einem Online-Meeting teilnehmen. Jeder hat eine eigene Ecke auf dem Bildschirm. Das Gespräch ist sofort viel ebenbürtiger.

Du musst das Büro natürlich entsprechend anpassen, da alle anderen Kollegen sonst von deinen vielen Meetings ziemlich genervt werden. Kleine, geschlossene Räume sind für solche Meetings ausgesprochen praktisch. Auch sehr hilfreich: ein gutes Headset, das deine Stimme über deinen eigenen Kopfhörer wiedergibt. Die sprichst dann nämlich leiser. Das ist wesentlich weniger störend für deine anderen Kollegen.

Ein Gesprächsleiter

Ein Gesprächsleiter ist für ein erfolgreiches Videomeeting unerlässlich. Auch das macht das Gespräch ebenbürtiger. Der Gesprächsleiter fragt, ob ein Tagesordnungspunkt jetzt abgeschlossen ist. Und sorgt dafür, dass der Verantwortliche des Tagesordnungspunkts auch der Verantwortliche bleibt. Ideal ist ein Gesprächsleiter, der die Gruppe wirklich im Blick hat. Er sollte die Teilnehmer gelegentlich auch aktiv auffordern, das Wort zu ergreifen, wenn er sieht, dass jemand etwas sagen möchte.

Der Diskussionsleiter sollte vorzugsweise nicht der Team Lead oder die höchstbezahlte Person im Meeting sein. Diese Mitarbeiter haben meist sowieso schon einen größeren Einfluss aufs Gespräch. Es kommt der Ebenbürtigkeit nicht zugute, wenn sie auch noch Gesprächsleiter sind.

Dennoch ist es praktisch, wenn ein Team Lead zu Beginn des Meetings kurz ankündigt, um welches Thema es geht. Im Allgemeinen geht es nämlich darum, sich gegenseitig zu helfen. Die proaktive Ansage „Wir sind hier, um einander zu helfen“ gibt dem Gespräch sofort eine tiefere Bedeutung. Es ist dann Aufgabe des Gesprächsleiters, diese Bedeutung im Auge zu behalten.

Die Notizen des Meetings

In vielen Meetings gibt es einen Protokollführer, der mitschreibt. Bei einem Remote Meeting geht bei digitalen Fassung mehr verloren, als bei persönlichen Besprechungen. Deshalb ist es gut, wenn jeder diese Notizen mitliest oder sie in ein gemeinsames Google Doc schreibt. So kannst du sicher sein, dass alles Gesagte auch verstanden wird.

Aktives Notizenmachen bedeutet auch, dass weniger Personen teilnehmen: Wer sich nur für den Kontext interessiert und sich nicht aktiv an der Diskussion beteiligen möchte, braucht nicht teilzunehmen. Prima. Denn wenn nur die richtigen Leute am (digitalen) Tisch sitzen, ist das Meeting wesentlich effizienter.

Informationen teilen und Zeitplanung

Auch sehr hilfreich: Die Teilnehmer kündigen vorab an, was sie im Meeting besprechen möchten. Häufig werden dem Gesprächsleiter Tagesordnungspunkte einige Tage bis wenige Stunden vor dem Meeting über einen öffentlichen Kanal vorgelegt. Manchmal werden bereits Inhalte, Präsentationen, Seiten oder Dokumente geteilt.

Diese Vorbereitung macht ein Meeting inhaltlich effektiver. Nutze diese Möglichkeit.

Natürlich hat nicht jeder immer genug Zeit, diese Dokumente durchzugehen. Plane darum im Meeting Lesezeit ein, wenn die Dokumente inhaltlich relevant sind. 15 Minuten sollten reichen. Damit hat jeder die Informationen parat. Das beugt Frustration durch fehlende Hintergrundinformationen während des Gesprächs vor.

Zeit fürs Informelle

Durch die viele Fernarbeit finden Gespräche am Kaffeeautomaten natürlich nicht mehr statt. Unterschätze aber diese spontanen Treffen und ihre soziale Komponente nicht! Bei einigen der digitalen Meetings haben wir 15 Minuten zum Akklimatisieren eingeplant. Das ist Zeit fürs Informelle. Man kann sich die vorab bekannten Informationen ansehen und die Zeit einteilen. Wer Dokumente noch nicht gelesen hat, kann das nachholen. Der Rest plaudert währenddessen. Nach 15 Minuten beginnt das Meeting.

Das eigene Bild ausschalten

Es gibt viel Software, bei der man sich selbst zusammen mit dem Rest der Teilnehmer sieht. Schalte diese Option aus, sofern das Meeting dies zulässt. Sich selbst zu beobachten, lenkt viel zu viel ab. Du bist dann nämlich viel zu sehr damit beschäftigt, wie du rüberkommst und nicht mit dem Inhalt des Meetings. Schalte dein eigenes Bild aus, sofern die Software dies ermöglicht.

Die Teilnehmerkamera ausschalten, wenn du nichts zu sagen hast?

Manche Teilnehmer schalten die Kamera permanent aus oder zumindest dann, wenn sie nicht das Wort haben. Das hilft wirklich: Man ist dann präsenter und am Ende eines Gesprächs weniger müde. Der Nachteil: Andere Gesprächsteilnehmer diskutieren dann mit einer schwarzen Fläche. Man sollte dieses Thema vorab miteinander besprechen.

Probier auch mal ein Audio-Only-Meeting aus. Das funktioniert überraschend angenehmer als mit eingeschalteter Kamera. Du solltest auf jeden Fall beachten, dass unsere Meetingtools eine verzögerte Wiedergabe haben und nicht synchron zum tatsächlichen Gespräch verlaufen. Wir werden auch weiterhin „warten“ müssen. Bei Telefonkonferenzen ist das weniger problematisch. Sie funktionieren vor allem dann gut, wenn man sich besser kennt und in kleineren Teams arbeitet. Dann gilt das Gleiche wie beim persönlichen Gespräch: Man wird immer präsenter und einfühlsamer.

Entscheidest du dich für die Audio-Only-Option? Nutze dann die „Hand“, wenn du etwas sagen möchtest.

Lass dich nicht ablenken

Und dann kommen wir zum letzten und vielleicht wichtigsten Tipp. Wenn du wirklich nicht um die Videokonferenz herumkommst: Lass dich nicht ablenken. Erledige während des Meetings keine anderen Dingen und schalte alles aus, was dich ablenken könnte. Nur die Notizen und der Videobildschirm sind geöffnet.

Wenn du merkst, dass du das gesamte Meeting über mit den Gedanken irgendwo anders warst, lass es das nächste Mal einfach ausfallen. Oder konzentriere dich ausschließlich auf „deinen“ Tagesordnungspunkt. Bitte darum, ihn als erstes zu besprechen und verlasse danach das Meeting. Du verschwendest ansonsten nicht nur deine eigene Zeit. Deine gedankliche Abwesenheit wirkt sich auch auf andere und deren Energie aus.

Wenn du teilnimmst, solltest du auch wirklich präsent sein. Aufmerksamkeit macht alles angenehmer. Auch dein Videomeeting.