Wenn es schnell gehen soll

Melde dich mit den Anmeldedaten aus unsere Bestätigungsmail bei freedom.voys.de an. Bei der ersten Anmeldung leitet dich unser Assistent durch die folgenden Schritte:

Passwort ändern – Trage dein altes Passwort ein und dann ein neues, eigenes Passwort

Unternehmensdaten – Überprüfe die Angaben. Sollte sich ein Fehler bei deiner Adresse oder deinen Bankdaten eingeschlichen haben, nutze diese Seite, um Änderungen durchzugeben. Alle anderen Änderungen kannst du selber machen. Trage, wenn möglich deine USt-ID ein und ändere die E-Mail-Adresse, an die die Rechnung gesendet werden soll.

Datenschutzeinstellung – Lese die Hinweise zum Speichern und Anonymisieren von Gesprächsdaten unter Datenschutzeinstellung. Gib dann an, wie lange wir deine Gesprächsdaten aufbewahren sollen.

Unsere Telefonzentrale bietet dir viele Funktionen um deine Erreichbarkeit perfekt auf die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen. Eine wichtige Funktion ist Öffnungszeiten. Diese Funktion ermöglicht es dir zeitliche Regeln aufzustellen. Z. B. deine Öffnungszeiten.

Automatisch ist bereits ein Anrufplan für deine Rufnummer hinterlegt worden, hierbei haben wir auch ein Muster eines Anrufplans hinterlegt, mit den Öffnungszeiten Montag bis Freitag von 8 – 18 Uhr.

Passe jetzt deine Öffnungszeiten an:

• Klicke auf der Menüleiste auf Admin
• Wähle Öffnungzeiten Basis
• Klicke auf das Muster Werktage + Feiertage (Weihnachten und Neujahrstag)
• Vergebe ggf. einen neuen Namen mit einer eindeutigen Beschreibung
• Passe nun deine Öffnungszeiten an, indem du bei den zutreffenden Tagen die Schieber auf grün setzt und bei den Zeiten die Beginn- und Endzeiten anpasst.
• Klicke auf Nächster Schritt und klicke hier alle Feiertage an, an denen du nicht erreichbar bist. Diese Funktion ist sehr praktisch, da sich das Datum der Feiertage automatisch anpasst.

Fehlt ein Feiertag? Dann sende uns gerne eine E-Mail mit den genauen Angaben.

Du hast Öffnungszeiten | Basic zu deinem Anrufplan hinzugefügt. Damit sind die regulären Öffnungszeiten und die nationalen Feiertage abgedeckt. Nun möchtest du Feiertage, einen Sommerplan oder andere spezielle Tage hinzufügen. Dafür kannst du die Funktion Öffnungszeiten Erweitert verwenden.

Wir haben bereits eine Voicemail für dich eingerichtet und hierfür einen Standardtext verwendet. Eine individuelle Nachricht von dir, mit relevanten Informationen für deine Anrufer, kannst du schnell und einfach hinzufügen. Übrigens ist die Anzahl der Voicemails nicht begrenzt, damit kannst du für jeden Anlass und jeden Kollegen eine passende Nachricht hinterlegen.

• Klicke auf der Menüleiste auf Admin
• Wähle Voicemail
• Klicke auf Hinzufügen
• Vergebe einen Namen (z. B. Außerhalb der Öffnungszeiten)
• Optional kannst du im nächsten Feld eine Beschreibung hinzufügen
• Hinterlege bei E-Mail-Adresses eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die die Sprachnachricht bekommen sollen. Trenne einzelne E-Mail-Adressen mit einem Komma
• Art der Begrüßungsnachricht bestimmt die Nachricht, die dein Anrufer hört – Keine: nur ein Piepton, Standard: Standardbenachrichtigung aus unserem Bestand, Custom: Deine persönliche Nachricht
  • Keine: Hast du dich für den Piepton entschieden, hast du deine Voicemail eingerichtet und kannst auf den Button Speichern speichern.
  • Standard: Wähle im Drop-Down die gewünschte Nachricht aus und schließe die Einrichtung mit dem Button Save ab.
  • Custom: Hast du die personalisierte Ansage gewählt, siehst du ein Drop-Down Feld Angepasste Nachricht wähle hier Füge Audiodatei hinzu… es erscheint nun im unteren Bereich das Feld Datei.
  • Wähle nun ob du eine bestehende Datei hochladen, oder eine neue Datei aufnehmen willst
  • Lade eine vorhandene Audiodatei hoch – Wähle unter Datei auswählen die entsprechende Datei aus
  • Nimm ein neues Audio auf  klicke auf Start aufnehmen und spreche deine Ansage ein
• Möchtest du auch eine E-Mail bekommen, falls ein Kunde keine Nachricht aufgesprochen hat, aktiviere das Häkchen bei Versende E-Mail, wenn keine Nachricht
• Bist du zufrieden, klicke auf Save und schließe die Einstellung ab.

Damit du deine neue Telefonnummer direkt nutzen kannst, lade die Voys App herunter (App-Store) oder verwende das Webphone. Das Webphone findest du auf webphone.voys.de. Die Anmeldedaten sind überall gleich, also o.g. Anmeldedaten.  Mehr Informationen findest Du in unserem Supportbereich auf unserer Website.

Telefonierst du lieber mit einem Tischtelefon? Das ist auch möglich mit einem IP-fähigen Telefon. Wir bieten dir eine Reihe von Hardware an, die du direkt bei uns bestellen kannst? Diese wird vorinstalliert an dich versendet, sodass du nur noch den Stecker in die Dose stecken musst und direkt los telefonieren kannst.

Füge externe Mobil- oder Festnetznummer hinzu, um diese in deine Erreichbarkeit zu integrieren.

• Log-in auf Freedom.
• Gehe zu ‚Admin‘ im Hauptmenü.
• Klicke auf ‚Rufumleitung‘.
• Füge eine neue Nummer hinzu, indem du auf ‘Hinzufügen’ klickst
• Unter Telefonnummer trägst du die neue Telefonnummer hinzu (mit Landesvorwahl, z. B. +49)
• Bei Beschreibung kannst du eine Beschreibung hinzufügen
• Entscheide unter Weiterleitung der Caller ID welche Information an die neue Rufnummer übermittelt werden soll, entscheide zwischen Nummer des Anrufers, Angerufene Nummer oder Unterdrückt.
• Drücke auf Speichern

Bitte beachten:

• Bei der Weiterleitung von Anrufen an eine externe Rufnummer musst du Weiterleitungskosten bezahlen. Wir berechnen die gleichen Tarife wie für abgehende Gespräche. Diese werden sekundengenau abgerechnet und nicht auf die nächste Minute aufgerundet, diese Kosten fallen natürlich nicht an im Rahmen der Flat-Rate
• Du kannst mehrere Weiterleitungsnummern in einer ‚Anrufgruppe‘ zusammenfassen, sodass sie bei einem eingehenden Anruf alle gleichzeitig klingeln.

Füge weiter User hinzu.

• Log-in auf Freedom.
• Gehe zu ‚Admin‘ im Hauptmenü.
• Klicke auf ‚User‘.
• Füge eine neue Nummer hinzu, indem du auf ‘Hinzufügen’ klickst
• Fülle die Felder aus. Mit der E-Mail-Adresse logst du dich später ein und dein Passwort wird hierher geschickt
• Bei Beschreibung kannst du eine Beschreibung hinzufügen
• Entscheide unter Mitglied von Berechtigungsgruppen welche Rechte der neue User haben soll, entscheide zwischen Admin (Kann bearbeiten, löschen und hinzufügen.), Kontoverwaltung (Kann bearbeiten und löschen, aber nicht hinzufügen.) oder Gesprächsdetails (Kann die CDR-Liste anzeigen.) und Endnutzer (Kann die Verfügbarkeit bearbeiten)
• Bestätige die Angaben mit dem Button ERstelle User
• Bei Eingehende Anrufe kannst du die Erreichbarkeit einstellen, ist der User auf der App, dem Webphone oder einem IP-Phone erreichbar? Diese Einstellungen können jederzeit angepasst werden.

Weiter Einstellungsmöglichkeiten findest du hier.

Möchtest du, dass bei einem eingehenden Anruf mehrere Endziel erreicht werden (z. B. bei zwei Mitarbeitern, dass Telefon klingelt), dann richtest du eine Anrufgruppe (Callgroup) ein.

• Log-in auf Freedom.
• Gehe zu Admin im Hauptmenü.
• Klicke auf ‚Anrufgruppe‚
• Wähle Hinzufügen.
• Bestätige eine Interne Nummer (Erweiterung): Die Internal Nummer ist eine dreistellige Nummer, die später als Rufnummer für die ‚Call group‘ genutzt wird. Zum Beispiel: 401.
• Benenne die Gruppe Beschreibung: Hier kannst du der ‚Call group‘ einen Namen geben, z. B.: „Mobil von allen“ oder „Vertriebsteam“.
• Wähle eine Anrufmethode: Voreingestellt ist „Smart Rufreihenfolge„, bei externen Anrufen klingeln die Destinations in einer intelligenten Reihenfolge. Bei internen Anrufen an die Anrufgruppe klingeln alle Destinations gleichzeitig, erfahre hier mehr. „Alle gleichzeitig“ alle erreichbaren Telefone klingelt gleichzeitig. Wenn du “ Zufällige Reihenfolge des Klingelns“ wählst, wird die eingestellte Klingelzeit auf alle Telefone in der ‚Call group‘ aufgeteilt. Das bedeutet, wenn für eine ‚Call group‘ mit 5 Telefonen eine Klingelzeit von 20 Sekunden festgesetzt wurde, klingelt jedes Telefon 4 Sekunden lang. Die Reihenfolge, in der die Telefone klingeln, ist zufällig.
•  Ignoriere Rufumleitungen: Wenn du dieses markierst, wird eine auf dem einzelnen VoIP-Telefon eingestellte Anrufweiterleitung ignoriert. In diesem Fall wird der Anruf nur an das eigentliche Ziel weitergeleitet, das in der ‚Call group‘ festgelegt ist. Wenn das Kontrollkästchen „Ignore call forwarding“ nicht aktiviert ist und für ein VoIP-Telefon eine Rufumleitung eingerichtet ist, wird der Anruf auch weitergeleitet.
• Art der Anrufbestätigung: Dies wird auch als Anrufvalidierung bezeichnet. Wenn dies aktiviert ist, wirst du bei jedem eingehenden Anruf eines externen Telefonats gebeten, den Anruf zu bestätigen, du hörst diese Ansage „Drücken Sie 1, um diesen Anruf anzunehmen.“ Du stellst dadurch sicher, dass bei einer Weiterleitung an ein Mobiltelefon die Voicemail des Mobilfunkanbieters den Anruf nicht entgegennehmen kann. Wir empfehlen dir, diese Funktion einzuschalten, wenn du Mobilfunknummern in einer ‚Call group‘ haben. Diese Funktion funktioniert nicht in Verbindung mit VoIP-Telefonen.
• Destinations: Hier kannst du angeben, welche Ziele du in deiner ‚Call group‘ haben möchten. Dies kann eine Kombination aus ‚Usern‘, Mobilfunknummern und Festnetznummern sein.

Im Anrufplan legst du fest, was passiert, wenn deine Festnetznummer angerufen wird. Wir haben dir einen Standard Anrufplan erstellt, damit deine Rufnummer erreichbar ist.

Du findest den Anrufplan in unserer Freedom Umgebung. Hier legst du fest, was mit Deinem eingehenden Anruf geschehen soll. Ist kein Anrufplan hinterlegt, bist du nicht erreichbar.

Ein kleiner Tipp vorab, damit du ohne Risiko deine Erreichbarkeit verändern kannst, lege erst eine Vorlage an und setzte sie erst „live“, wenn sie deinen Wünschen entspricht.

• Log-in auf Freedom.
• Gehe zu ‚Anrufplanerweiterung‘ im Hauptmenü.
• Klicke auf ‚Hinzufügen‘, um einen neuen ‚Anrufplan‘ zu erstellen.
• Wähle eine Vorlagennummer und entscheide, ob du einen neuen Plan erstellen willst oder eine Kopie eines bestehenden ‚Anrufplan‘ bearbeiten möchtest

Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von einzelnen Dial plan – Schritten

• Wir empfehlen im ersten Schritt deines ‚Anrufplan‘ das Modul ‚Öffnungzeiten‘ einzusetzen, Wähle hierfür im Pulldown-Menü ‚Öffnungszeiten‘ und im folgenden Pulldown-Menü dein angelegtes Modul aus, klicke auf Speichern
• Gebe im folgenden Pulldown-Menü an, was du einrichten möchten; wähle z. B. ‚User‘ oder eine ‚Anrufgruppe’*.
• Wähle in derselben Reihe im zweiten Pulldown-Menü aus, welcher ‚User‘ oder welche ‚Anrufgruppe‚* angerufen werden sollen.
• Bestimme die Länge der Klingelzeit (Symbol Hörer).
• Klicke auf das Pluszeichen auf der linken Seite, um einen zusätzlichen Schritt (Schritt hinzufügen) hinzuzufügen.
• Klicke auf die drei Punkte auf der rechten Seite, um einen Schritt zu bearbeiten (Ändern) zu verschieben oder zu löschen (löschen).
• Wenn du eine Message eingefügt hast, siehst du das Wiedergabesymbol auf der rechten Seite. Klicke es an und die Message wird abgespielt.
• Sind im Anrufplan die Schritte ‚Öffnungszeiten‘ oder ‚Anrufgruppe‘ hinterlegt, erscheint am rechten Rand das Dreiecksymbol . Durch Anklicken öffnet sich eine Zeile mit Informationen.
• Klicke auf der rechten Seite auf Speichern, um den neuen Schritt abzuschließen.

Tipps

• Ein Anrufer sollte nicht länger als 30 Sekunden warten müssen, bevor jemand das Telefon abnimmt.
• Die Weiterleitung eines Anrufs auf eine externe Nummer nimmt etwas Zeit in Anspruch. So dauert die Umschaltung auf eine Mobilfunknummer etwa 5 Sekunden, die Umschaltung auf eine Festnetznummer etwa 2 Sekunden. Bitte berücksichtige das in deinem Anrufplan.
• Wenn ein VoIP-account nicht verfügbar ist oder auf DND (Do not Disturb) eingestellt ist, geht der Anrufplan automatisch zum nächsten Schritt des Plans über. Wenn das entsprechende Konto in einer Anrufgruppe* ist, wird der Anruf an die anderen Teilnehmer der Gruppe geleitet

Mehr über Anrufpläne findest du hier.