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Schnell starten

Wenn es schnell gehen soll

Herzlich Willkommen auf unsere „Schnellstart-Seite“. Auf dieser Seite helfen wir dir, um dein Unternehmen schnell erreichbar zu machen. Deinen Account haben wir vorbereitet und mit den folgenden Hilfestellungen bist du schnell und einfach erreichbar.

  • Schritt 1 – Anmelden

    Melde dich mit den Anmeldedaten aus unsere Bestätigungsmail bei freedom.voys.de an. Bei der ersten Anmeldung leitet dich unser Assistent durch die folgenden Schritte:

    Passwort ändern – Trage dein altes Passwort ein und dann ein neues, eigenes Passwort

    Unternehmensdaten – Überprüfe die Angaben. Sollte sich ein Fehler bei deiner Adresse oder deinen Bankdaten eingeschlichen haben, nutze diese Seite, um Änderungen durchzugeben. Alle anderen Änderungen kannst du selber machen. Trage, wenn möglich deine USt-ID ein und ändere die E-Mail-Adresse, an die die Rechnung gesendet werden soll.

    Datenschutzeinstellung – Lese die Hinweise zum Speichern und Anonymisieren von Gesprächsdaten unter Datenschutzeinstellung. Gib dann an, wie lange wir deine Gesprächsdaten aufbewahren sollen.

  • Schritt 2 – Voicemail einstellen

    Wir haben bereits eine Voicemail für dich eingerichtet und hierfür einen Standardtext verwendet. Eine individuelle Nachricht von dir, mit relevanten Informationen für deine Anrufer, kannst du schnell und einfach hinzufügen. Übrigens ist die Anzahl der Voicemails nicht begrenzt, damit kannst du für jeden Anlass eine passende Nachricht hinterlegen.

    • Klicke auf der Menüleiste auf Admin
    • Wähle Voicemail
    • Klicke auf Add
    • Vergebe einen Namen (Außerhalb der Öffnungszeiten)
    • Optional kannst du im nächsten Feld eine Beschreibung hinzufügen
    • Hinterlege bei Email adresses eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die die Sprachnachricht bekommen sollen. Trenne einzelne E-Mail-Adressen mit einem Komma
    • Welcome message type bestimmt die Nachricht, die dein Anrufer hört – None: nur ein Piepton, Default: Standardbenachrichtigung aus unserem Bestand, Custom: Persönliche Nachricht
    • Möchtest du keine E-Mail bekommen, falls ein Kunde keine Nachricht aufgesprochen hat, deaktiviere das Häkchen bei Send email when no voicemail message was left
    • None: Hast du dich für den Piepton entschieden, hast du deine Voicemail eingerichtet und kannst auf den Button Save speichern.
    • Default: Wähle im Drop-Down die gewünschte Nachricht aus und schließe die Einrichtung mit dem Button Save ab.
    • Custom: Hast du die personalisierte Ansage gewählt, siehst du ein Drop-Down Feld Custom message wähle hier Add audio file…
    • Du kannst im folgenden Feld eine Datei uploaden oder eine neue Ansage aufnehmen
    • Bist du zufrieden, klicke auf Save und schließe die Einstellung ab.
  • Schritt 3 – Externe Rufnummern hinzufügen

    Füge externe Mobil- oder Festnetznummer hinzu, um diese in deine Erreichbarkeit zu integrieren.

    • Log-in auf Freedom.
    • Gehe zu ‚Admin‘ im Hauptmenü.
    • Klicke auf ‚Fixed/Mobil‘.
    • Füge eine neue Nummer hinzu, indem du auf ‘Add’ klickst
    • Unter Phone number trägst du die neue Telefonnummer hinzu (mit Landesvorwahl, z. B. +49)
    • Bei Description kannst du eine Beschreibung hinzufügen
    • Entscheide unter Caller id forwarding welche Information an die neue Rufnummer übermittelt werden soll, entscheide zwischen Original caller (Rufnummer des Anrufers), Called number (Rufnummer des weiterleitenden Anschlusses) oder Suppress (privacy) (Unbekannt).
    • Drücke auf Save

    Bitte beachten:

    • Bei der Weiterleitung von Anrufen an eine externe Rufnummer musst du Weiterleitungskosten bezahlen. Wir berechnen die gleichen Tarife wie für abgehende Gespräche. Diese werden sekundengenau abgerechnet und nicht auf die nächste Minute aufgerundet, diese Kosten fallen natürlich nicht an im Rahmen der Flat-Rate
    • Du kannst mehrere Weiterleitungsnummern in einer ‚Call group‘ zusammenfassen, sodass sie bei einem eingehenden Anruf alle gleichzeitig klingeln.
  • Schritt 4 – weitere User hinzufügen

    Füge weiter User hinzu.

    • Log-in auf Freedom.
    • Gehe zu ‚Admin‘ im Hauptmenü.
    • Klicke auf ‚User‘.
    • Füge eine neue Nummer hinzu, indem du auf ‘Add’ klickst
    • Fülle die Felder aus. Mit der Email address logst du dich später ein und dein Passwort wird hierher geschickt
    • Bei Description kannst du eine Beschreibung hinzufügen
    • Entscheide unter Member of permission groups welche Rechte der neue User haben soll, entscheide zwischen Admin (Kann bearbeiten, löschen und hinzufügen.), Account management (Kann bearbeiten und löschen, aber nicht hinzufügen.) oder Call details (Kann die CDR-Liste anzeigen.) und End user (Kann die Verfügbarkeit bearbeiten)
    • Bestätige die Angaben mit dem Button Create user
    • Bei Incoming calls kannst du die Erreichbarkeit einstellen, ist der User auf der App, dem Webphone oder einem IP-Phone erreichbar? Diese Einstellungen können jederzeit angepasst werden.

    Weiter Einstellungsmöglichkeiten findes du hier.

  • Schritt 5 – Anrufgruppe hinzufügen

    Möchtest du, dass bei einem eingehenden Anruf mehrere Endziel erreicht werden (z. B. bei zwei Mitarbeitern, dass Telefon klingelt), dann richtest du eine Anrufgruppe (Callgroup) ein.

    • Log-in auf Freedom.
    • Gehe zu Admin im Hauptmenü.
    • Klicke auf ‚Call group.‘
    • Wähle Add.
    • Bestätige eine Internal number (extension): Die Internal Nummer ist eine dreistellige Nummer, die später als Rufnummer für die ‚Call group‘ genutzt wird. Zum Beispiel: 401.
    • Benenne die Gruppe Description: Hier kannst du der ‚Call group‘ einen Namen geben, z. B.: „Mobil von allen“ oder „Vertriebsteam“.
    • Wähle eine Ring method: Voreingestellt ist „Alle„, damit klingeln alle gewählten Telefone. Wenn du „Random“ wählst, wird die eingestellte Klingelzeit auf alle Telefone in der ‚Call group‘ aufgeteilt. Das bedeutet, wenn für eine ‚Call group‘ mit 5 Telefonen eine Klingelzeit von 20 Sekunden festgesetzt wurde, klingelt jedes Telefon 4 Sekunden lang.
    • Die Reihenfolge, in der die Telefone klingeln, ist zufällig.
    • Ignore call forwarding: Wenn du dieses markierst, wird eine auf dem einzelnen VoIP-Telefon eingestellte Anrufweiterleitung ignoriert. In diesem Fall wird der Anruf nur an das eigentliche Ziel weitergeleitet, das in der ‚Call group‘ festgelegt ist. Wenn das Kontrollkästchen „Ignore call forwarding“ nicht aktiviert ist und für ein VoIP-Telefon eine Rufumleitung eingerichtet ist, wird der Anruf auch weitergeleitet.
    • Confirm calls type: Dies wird auch als Anrufvalidierung bezeichnet. Wenn dies aktiviert ist, wirst du bei jedem eingehenden Anruf eines externen Telefonats gebeten, den Anruf zu bestätigen, du hörst diese Ansage „Drücken Sie 1, um diesen Anruf anzunehmen.“ Du stellst dadurch sicher, dass bei einer Weiterleitung an ein Mobiltelefon die Voicemail des Mobilfunkanbieters den Anruf nicht entgegennehmen kann. Wir empfehlen dir, diese Funktion einzuschalten, wenn du Mobilfunknummern in einer ‚Call group‘ haben. Diese Funktion funktioniert nicht in Verbindung mit VoIP-Telefonen.
    • Destinations: Hier kannst du angeben, welche Ziele du in deiner ‚Call group‘ haben möchten. Dies kann eine Kombination aus ‚Usern‘, Mobilfunknummern und Festnetznummern sein.
  • Schritt 6 – Personalisiere deinen Anrufplan

    Im Anrufplan (Dialplan) legst du fest, was passiert, wenn deine Festnetznummer angerufen wird. Wir haben dir einen Standard Anrufplan erstellt, damit deine Rufnummer erreichbar ist.

    Du findest den Anrufplan (Dial plan) in unserer Freedom Umgebung. Hier legst du fest, was mit Deinem eingehenden Anruf geschehen soll. Ist kein Dial plan hinterlegt, bist du nicht erreichbar.

    Ein kleiner Tipp vorab, damit du ohne Risiko deine Erreichbarkeit verändern kannst, lege erst eine Vorlage an und setzte sie erst „live“, wenn sie deinen Wünschen entspricht.

    • Log-in auf Freedom.
    • Gehe zu ‚Dial plan extensions‘ im Hauptmenü.
    • Klicke auf ‚Add‘, um einen neuen ‚Dial plan‘ zu erstellen.
    • Wähle eine Vorlagennummer und entscheide, ob du einen neuen Plan erstellen willst oder eine Kopie eines bestehenden ‚Dial plan‘ bearbeiten möchtest

    Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von einzelnen Dial plan – Schritten

    • Wir empfehlen im ersten Schritt deines ‚Dial plan‘ das Modul ‚Openingshours‘ einzusetzen, Wähle hierfür im Pulldown-Menü ‚Openingshours‘ und im folgenden Pulldown-Menü dein angelegtes Modul aus, klicke auf Save
    • Gebe im folgenden Pulldown-Menü an, was du einrichten möchten; wähle z. B. ‚User‘ oder eine ‚Call group’*.
    • Wähle in derselben Reihe im zweiten Pulldown-Menü aus, welcher ‚User‘ oder welche ‚Call group’* angerufen werden sollen.
    • Bestimme die Länge der Klingelzeit (Symbol Hörer).
    • Klicke auf das Pluszeichen auf der linken Seite, um einen zusätzlichen Schritt (add step) hinzuzufügen.
    • Klicke auf die drei Punkte auf der rechten Seite, um einen Schritt zu bearbeiten (edit) zu verschieben oder zu löschen (Delete).
    • Wenn du eine Meldung (Message) eingefügt hast, siehst du das Wiedergabesymbol auf der rechten Seite. Klicke es an und die Message wird abgespielt.
    • Sind im Dial plan die Schritte ‚Openingshou‘ oder ‚Call group‘ hinterlegt, erscheint am rechten Rand das Dreiecksymbol . Durch Anklicken öffnet sich eine Zeile mit Informationen.
    • Klicke auf der rechten Seite auf Save, um den neuen Schritt abzuschließen.

    Tipps

    • Ein Anrufer sollte nicht länger als 30 Sekunden warten müssen, bevor jemand das Telefon abnimmt.
    • Die Weiterleitung eines Anrufs auf eine externe Nummer nimmt etwas Zeit in Anspruch. So dauert die Umschaltung auf eine Mobilfunknummer etwa 5 Sekunden, die Umschaltung auf eine Festnetznummer etwa 2 Sekunden. Bitte berücksichtige das in deinem Dial plan.
    • Wenn ein VoIP-account nicht verfügbar ist oder auf DND (Do not Disturb) eingestellt ist, geht der Dial plan automatisch zum nächsten Schritt des Plans über. Wenn das entsprechende Konto in einer Call group* ist, wird der Anruf an die anderen Teilnehmer der Gruppe geleitet

    Beispiele

    Ein Dial plan mit User

    Dies ist die ideale Lösung für Firmen mit einem Ansprechpartner. Durch die Auswahl eines User (Benutzers) im Dail plan ist es einfacher, zwischen der Erreichbarkeit auf deinem mobilen Gerät oder auf dem Festnetz zu wechseln. Wie das geht, kannst du im Hilfebereich unter User nachlesen.

    Ein Dial plan mit Call groups

    Setzt du Call groups* im Dial plan ein, kannst du den eingehenden Anruf gleichzeitig an verschiedene Geräte (Mobil- oder Festnetz) leiten. Im Hilfebereich unter Call group* findest du weitere Informationen dazu. Für den Fall, dass niemand den Anruf entgegennehmen kann, kann der Anruf auch auf eine Voicemail weitergeleitet werden. Die Anleitung, wie man eine Meldung aufzeichnet, findest du im Hilfebereich unter Voicemail.

    * Das Modul Callgroup ist verfügbar bei Voys Teams

Unsere Telefonzentrale kann noch viel mehr!

Viele weitere Funktionen ermöglichen dir, deine Erreichbarkeit passgenau auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden. Wie du diese Funktionen nutzen kannst und wie du sie einrichtest, findest du in unserem Supportbereich. Fehlt dir eine Funktion oder hast du Fragen zu deiner optimalen Erreichbarkeit, ruf uns gerne an! 030 726 210 900

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