Sorgenfrei hybrid arbeiten mit dem Benutzer in Freedom

Bist Du Kunde bei Voys? Dann hast Du mindestens einen davon: den Benutzer. Mit dem Benutzer loggst Du Dich in Deine Freedom-Telefonanlage ein. Aber der Benutzer ist viel mehr als nur ein Login. Er ist ein intelligentes, multifunktionales Tool, mit dem Du die Erreichbarkeit Deines Unternehmens flexibel und übersichtlich regelst.

In diesem Blog erkläre ich Dir genau, wie Du den Benutzer optimal einsetzt, sodass Du und Deine Kollegen arbeiten könnt, wo und wann Ihr wollt.

Ein Login für alle Voys-Produkte

Mit dem Benutzer gelangst Du nicht nur in Freedom, sondern in alle Produkte von Voys. Superpraktisch, so nutzt Du mit nur einem Login:

• das Freedom-Portal
• die Voys App
• das Voys Webphone
• die Klick-und-Anruf-Erweiterung

Arbeitest Du mit mehreren Kollegen? Einen Benutzer in Freedom hinzuzufügen ist kinderleicht. Gut zu wissen: Jedem Benutzer weist Du Rechte zu. So verhinderst Du, dass Kollegen ohne entsprechendes Wissen versehentlich kostenpflichtige Dienste aktivieren oder wichtige Einstellungen in der Telefonanlage ändern.

Den Benutzer mit Deinen Endgeräten verknüpfen

Um den Benutzer optimal zu nutzen, verknüpfst Du all Deine Endgeräte mit Deinem Benutzerkonto. Das klingt im ersten Moment vielleicht nicht besonders spannend, aber der Schein trügt. Indem Du Endgeräte mit Deinem Benutzer verknüpfst, richtest Du Deine Telefonanlage besonders smart und praktisch ein. Dazu später mehr.

Alle Kollegen optimal erreichbar mit eigenem Benutzer

Wenn Du den Benutzer personenbezogen einsetzen möchtest, benötigt jeder Kollege ein eigenes Benutzerkonto. Mit diesem Benutzer verknüpfst Du die Endgeräte, die Dein Kollege nutzt, zum Beispiel die Voys App, das Voys Webphone, das Tischtelefon und/oder die mobile (private) Telefonnummer des Kollegen.

Und jetzt kommt die Stärke des Benutzers ins Spiel: Als Benutzer bestimmst Du, ob und wenn ja, wie Du erreichbar bist. Das machst Du direkt in der App oder im Webphone, Du musst Dich also nicht in die Freedom-Telefonanlage einloggen, um Deine Erreichbarkeit anzupassen.

Dank der Benutzerfunktion kannst Du ganz einfach über Deine App oder das Webphone erreichbar sein. Es kommt ganz darauf an, worüber Du erreichbar sein möchtest (oder eben nicht). Das macht hybrides Arbeiten besonders flexibel. Bist Du gerade unterwegs, wechselst Du ganz einfach auf Dein Mobiltelefon. Machst Du Pause? Dann setzt Du Dich unkompliziert offline. Oder sitzt Du gerade an Deinem Arbeitsplatz im Büro? Dann stellst Du Deine Erreichbarkeit auf Dein Tischtelefon oder Webphone um.

Voys Pulse: Einblick in den Erreichbarkeitsstatus Deiner Kollegen

Hast Du den Benutzer personenbezogen in Deiner Telefonanlage eingerichtet? Dann erhältst Du mit Voys Pulse sofort Einblick in den Status Deiner Kollegen.

In einer Übersicht siehst Du, wer:

• verfügbar ist
• im Gespräch ist
• vorübergehend nicht verfügbar ist

Du findest diese Übersicht in der App, im Webphone und in Freedom. Hast Du jemanden in der Leitung, der gern zu einem bestimmten Kollegen weiterverbunden werden möchte? Dann siehst Du sofort, ob diese Person verfügbar ist. Auf Basis dieser Übersicht entscheidest Du ganz einfach, ob Du zum Beispiel vorübergehend zusätzliche Kollegen zu einer Anrufgruppe hinzufügst oder sie wieder herausnimmst.

Schnelleres Weiterleiten, Skalieren auf verfügbare Kollegen oder den Anrufer darüber informieren, dass der gewünschte Kollege gerade nicht verfügbar ist: Diese Einblicke geben Dir die Möglichkeit, die Anzahl der Benutzer jederzeit und zu jeder Tageszeit direkt anzupassen.

Wir ersparen Dir die restlichen Beispiele (wir sind begeistert und gib uns ruhig recht!), aber merke Dir einfach: Mit Voys Pulse musst Du nie wieder prüfen, ob und auf welchem Endgerät Dein Kollege erreichbar ist. Das übernimmt Voys Pulse für Dich.

Eine interne Rufnummer für alle Geräte

All die einzelnen internen Rufnummern in Deiner Organisation sind unüberschaubar. Das fanden wir auch. Der Benutzer löst dieses Problem für Dich mit einer einzigen internen Rufnummer. Möchtest Du einen Kollegen erreichen? Dann rufst Du einfach deren Benutzernummer an. Das Gespräch kommt auf dem Endgerät an, auf dem die Erreichbarkeit eingestellt ist.

Nie wieder am Tischtelefon Deines Kollegen anrufen, während dieser von zu Hause über das Webphone erreichbar ist. Jeder Anruf landet direkt am richtigen Ort.

Haben all Deine Kollegen ein Tischtelefon, eine App, ein Webphone und zusätzlich noch eine Handynummer? Dann hattest Du früher schnell eine lange Liste interner Rufnummern in Freedom. Jetzt hast Du den Überblick, denn alle diese Geräte können mit einem Benutzer verknüpft werden, sodass nur eine interne Nummer damit verbunden ist.

Den Benutzer in Freedom einsetzen

Möchtest Du den Benutzer optimal einsetzen? Vergiss dann nicht, in Freedom den Benutzer auszuwählen und nicht die einzelnen Endgeräte (VoIP-Accounts), zum Beispiel in Deinem Anrufplan oder in Deiner Anrufgruppe.

Hybrides Arbeiten mit dem Benutzer

Hybrid zu arbeiten bedeutet Freiheit und Komfort und das sorgt meist für zufriedene Kollegen. Ob im Büro, zu Hause am Küchentisch oder sogar während einer Workation auf Bali: Mit dem Einsatz des Benutzers in der Freedom-Telefonanlage ist das überhaupt kein Problem. Die Entscheidung liegt bei Dir und Kollegen.

Mit dem Benutzer sorgst Du dafür, dass sich Deine Telefonie flexibel an Dein Team anpasst. Keine einzelnen Endgeräte, keine Unklarheiten und vor allem kein Aufwand. Sondern eine klare Struktur, die so funktioniert, wie sie soll: einfach, flexibel und übersichtlich.

So können Du und Deine Kollegen arbeiten, wo Ihr möchtet, und bleibt gleichzeitig optimal für Eure Kunden erreichbar. Eine Win-Win-Situation!