So hat unser gesamtes Unternehmen in 3 Tagen gelernt, mit KI zu arbeiten

Donnerstagnachmittag, 14.00 Uhr. Sechzehn Teams stehen bereit zu präsentieren. Keine Slides. Kein Gerede. Eine funktionierende Demo oder nichts. Das war die Vereinbarung.

Drei Tage zuvor existierte noch keines dieser Teams. Einige Teilnehmende hatten noch nie einen Prompt geschrieben. Und jetzt stehen sie hier, mit Software, die funktioniert. Sechzehnmal.

In diesem Blog geht es um unser allererstes AI Discovery Lab: ein unternehmensweiter KI-Hackathon. Aber die eigentliche Geschichte dreht sich nicht um KI.

Es begann vor 12 Jahren

Vor zwölf Jahren tauchten die ersten Nachrichten über KI in unserem Slack auf. Vor drei Jahren führten wir unser erstes KI-Feature ein: Voicemails als Text. Im vergangenen Monat verließen die Features Anruf-Transkriptionen und -Zusammenfassungen die Beta-Phase und bekamen den Namen Voys Intelligence.

Ich spiele schon seit Jahren mit KI. Die Technologie bringt mich an Orte, die ich selbst nie für möglich gehalten hätte. Aber etwas individuell zu erforschen ist etwas völlig anderes, als wenn eine ganze Organisation es gleichzeitig entdeckt.

Warum sollte man ein ganzes Unternehmen drei Tage lang für einen KI-Hackathon stilllegen?

Ich sage oft, dass man im Geschäft und am Geschäft arbeiten kann. Letzteres verliert immer gegen das Tagesgeschäft. Es sei denn, man nimmt sich bewusst Zeit dafür.

Einige Kollegen nutzen KI täglich. Andere hatten sie noch nie angerührt. Im AI Discovery Lab ging es nicht darum, produktionsreife Software zu bauen. Es war ein Ort zum Lernen. Zum sicheren Experimentieren und zum Aufbau von Vertrauen in neue Technologie und neue Formen der Zusammenarbeit.

Und manchmal muss man bei der Arbeit einfach spielen. Ein bisschen herumprobieren. Etwas ausprobieren, von dem man nicht weiß, ob es funktioniert. Das ist auch nicht naiv, so ist 3M zur Erfindung des Post-its gekommen.

Die richtige Vorbereitung macht den Unterschied

Bevor man so etwas tun kann, muss die Organisation bereit dafür sein. Bei Voys legen wir großen Wert auf Offenheit und Vertrauen. Unsere Kollegen trauen sich, Fehler zu machen und Dinge auszuprobieren. Diese Sicherheit ist entscheidend, wenn man eine ganze Organisation auf unbekanntem Terrain experimentieren lassen will.

Wir haben im Vorfeld sehr bewusst kommuniziert: Dies darf scheitern. Verlieb Dich nicht in Deinen Prototypen, denn wahrscheinlich wirst Du ihn danach verwerfen. Entscheidend ist, dass wir gemeinsam lernen.

Um alle auf denselben Ausgangspunkt zu bringen, organisierten wir Pre-Training-Sessions für verschiedene Teile der Organisation. Darüber, was KI kann und was nicht. Darüber, wie man mit einer Maschine spricht. Über lokale und sichere KI, Automatisierung, RAG, Vektordatenbanken sowie über Daten, Sicherheit und Datenschutz. Diese Basis machte den Unterschied zwischen Frustration und Flow am ersten Tag.

Das Format: Startup Weekend, aber mit KI

Dienstagmorgen war der Startschuss. „Donnerstag um 14 Uhr stehst Du wieder hier. Mit einer funktionierenden Demo. Mit einem Team aus Kollegen, die Du dann besser kennst als heute. Mit Fähigkeiten, die Du jetzt noch nicht hast.“ Mit diesen Worten eröffnete Wouter das Event, für das wir das Format des Startup Weekends genutzt hatten.

Danach pitchten 26 Kollegen verschiedene Ideen, an denen sie arbeiten wollten. Sechzig Sekunden pro Pitch. Es folgte eine Abstimmung, danach bildeten sich Teams rund um die besten Ideen. Die einzige Voraussetzung: Jedes Team musste aus einer Mischung aus Business, Entwicklern und Kreativen bestehen. Mehr als 110 Teilnehmende in unserem Büro in Groningen und remote, von Belgien und Südafrika bis Bali und Madeira. Unterstützt wurden sie von sieben Coaches mit unterschiedlichen Fachgebieten, von der Rechtsabteilung bis zum Prompting. Wir arbeiteten in Sandbox-Umgebungen mit Testdaten, sodass alle risikofrei experimentieren konnten. Die Coaches schauten mit frischem Blick mit und stellten zur richtigen Zeit die richtigen Fragen.

Sechzehn funktionierende Demos später

Am Donnerstagnachmittag musste jedes Team eine funktionierende Demo präsentieren. Keine fancy Präsentation: Es musste einfach funktionieren. Die Jury bewertete nach vier Kriterien:

• Wie gut ist die Demo?
• Löst sie ein echtes Problem?
• Ist KI geschickt eingesetzt?
• Und würdest Du es selbst nutzen?

Wir haben im Vorfeld drei Niveaus definiert: Kollegen, die kaum mit KI gearbeitet hatten, Kollegen, die bereits mit ChatGPT und Custom GPTs arbeiteten, und Kollegen, die schon mit Agenten und Tools wie N8N arbeiteten. Im Grunde ist jeder mindestens ein Level aufgestiegen. Kollegen, die am Dienstag noch nie einen Prompt geschrieben hatten, präsentierten am Donnerstag stolz eine funktionierende Demo.

So demonstrierte einer der Kollegen einen beeindruckenden Agenten: KI-Voicebot oder Voys-Bot ;).  Der Bot half Menschen mit Telefonangst, auf sichere Weise Telefongespräche zu üben. Inklusive Markenname und Testtelefonnummer, die wir in diesem Moment alle nutzen konnten.

Die größte Überraschung hatte nichts mit KI zu tun

Der größte Nebeneffekt des Events hatte wenig mit KI zu tun: die funktionsübergreifende Zusammenarbeit selbst. Sales-Kollegen, die sich mit Entwicklern abstimmen, Marketing, das mit Support mitdenkt. Jemand aus Finance, der aus einer Produktperspektive denkt. Gemischte Teams, die aus völlig unterschiedlichen Blickwinkeln auf dasselbe Problem schauen. So macht man in drei Tagen Schritte, für die man sonst Wochen braucht.

KI war das Thema des Hackathons. Aber auch ohne KI ist es enorm wertvoll, funktionsübergreifende Teams zusammenzubringen, um echte Probleme zu lösen. Was entsteht, wenn man Menschen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zusammenbringt und ihnen Raum gibt, zu bauen: Das ist wertvoll für alles, was man als Unternehmen erreichen will.

Das wollte ich selbst auch erleben

Drei Tage lang beobachtete ich als Coach, wie Teams von null zu einer funktionierenden Demo kamen. Das hat etwas mit mir gemacht. Wenn sie das in drei Tagen schaffen, was kann ich dann bauen?

Ich wollte mit ausschließlich Open-Source-Systemen vollwertige Voice-Agenten entwickeln. Ein sicherer, privater Transkriptionsservice. Und Stimmklone, mit denen man Auswahlmenüs erstellt. Nicht mit Audiodateien, sondern indem man aufschreibt, was man sagen will, und die Audioausgabe in der eigenen Stimme generieren lässt.

Ehrlich gesagt dachte ich, es sei unmöglich, all die Open-Source-Dienste, die man dafür braucht, miteinander zu verbinden. Ich lag komplett falsch. In drei Tagen baute ich das gesamte System. Nicht auf Prototyp-Niveau, sondern als ausgereifte Service-Architektur.

Ich habe einmal selbst Teile der ersten Version des Voys-Systems gebaut. Es dauerte fünf Jahre, bis daraus eine ausgereifte Plattform entstand. Jetzt sage ich der KI, was ich will, und sehe die Anwendung vor meinen Augen entstehen. Frontend, Backend und ja: die KI testet diese Anwendung auch selbst.

Es liegt nicht am Werkzeug, sondern an der Frage

„Aber KI macht doch oft so dumme Dinge.“ Ja, das stimmt. Bei mir auch. Und eigentlich liegt das fast immer daran, dass ich nicht gut erklärt habe, was ich will. Mit den richtigen Fragen, der richtigen Vorgehensweise und dem richtigen Rahmen, um diese Fragen zu stellen, sind die Ergebnisse erstaunlich gut.

Die Lernkurve ist für jeden anders. Aber das Schöne ist: Du kannst KI nutzen, um zu lernen, mit KI zu arbeiten. Das klingt wie ein Witz, ist aber der schnellste Weg. Und wenn es einmal klickt, baust Du allein in Monaten, wofür ein Team vor drei Jahren noch Jahre gebraucht hätte.

Die Kehrseite: Dein Kopf hält nicht stand

Diese enorme Produktivität hat eine Kehrseite, über die ich ehrlich sein möchte.

Wenn ich hyperproduktiv bin, gibt es keine Ruhe mehr in meiner Arbeit. Es ist nur noch aktives Denken, Entscheiden, Steuern. Die langweiligeren administrativen und Routinetätigkeiten – alles, was früher eine mentale Pause war – sind verschwunden. Was übrig bleibt, ist reine kognitive anspruchsvolle Arbeit, den ganzen Tag.

Das hält Dein Kopf nicht aus. Ich habe viel darüber gelesen und viel zugeschickt bekommen von Menschen, die sich intensiv damit beschäftigen. Wir werden Wissensarbeit grundlegend neu betrachten müssen. Nicht nur in Bezug darauf, was wir damit können, sondern auch darauf, was sie von uns verlangt.

Was macht Dich wirklich unersetzbar?

Diese Geschichte begann vor zwölf Jahren mit einer Slack-Nachricht über KI. Und sie begann erneut während des KI-Hackathons, als ich sechzehn Teams dabei sah, wie sie etwas bauten, das sie drei Tage zuvor noch für unmöglich hielten.

Mein Rat an Dich: Schau Dir Deine Arbeit einmal sehr kritisch an. Wenn Softwareentwicklung so zugänglich wird und Wissen wirklich demokratisiert ist, was bleibt dann von Deinem Unternehmen übrig? Von Deinem Job?

Ich habe die Antworten nicht. Was ich weiß: Eine Kollegin sagte diese Woche, dass kontinuierliches Lernen und das Weitergeben dieses Wissens vielleicht die wichtigste Investition ist, die Du tätigen kannst. In Dich selbst und in ein Unternehmen. Dieser Gedanke bleibt.

Ich glaube, wir werden erst später realisieren, dass es eine Zeit vor und nach KI gab. Und dass dieses AI Discovery Lab der Moment war, in dem dieser Unterschied für uns entstand.

Zum Schluss noch das

Danke, Wouter. Du warst die treibende Kraft hinter dem Event. Was als Idee in meinem Kopf begann, hast Du in ein vollwertiges Event übersetzt, das ganz unseres war. Lucas, ohne Deine technischen Fähigkeiten und Deinen KI-Enthusiasm wären wir nirgendwo gewesen. Großen Dank an Dorin, Du warst der beste Coach am richtigen Ort. Die Art, wie Du Wissen vermittelst und genau genug, aber nicht zu viel erklärst, ist bewundernswert. Auke, danke für die Moderation des Events und die Ruhe, die Du in etwas gebracht hast, bei dem Hype schnell die Oberhand gewinnt. Christel, danke für das Jurieren. Dein Wissen und Deine Expertise in Kombination mit Deiner aufrichtigen Verwunderung waren die beste Kombination. Und noch ein Shoutout an Bart für Dein Datenwissen und Deine großartige Präsentation darüber, wie die Maschine wirklich funktioniert. Und Judith, für Dein juristisches Wissen und Deinen Einsatz. Dass wir sicher mit den richtigen Daten arbeiten und umgehen können, ist Dir zu verdanken