3 belangrijke zaken die we leerden van de oprichter van WordPress over succesvol gedistribueerd werken

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Leren van wat anderen al hebben uitgevonden is een van de snelste manieren om je organisatie te ontwikkelen. Het is alsof je monopoly leert spelen van de wereldkampioen. Eén van de wereldkampioenen op het gebied van remote gedistribueerd werken is, zonder twijfel, WordPress.com. Of eigenlijk: het bedrijf achter WordPress.com, Automattic. De 1300 mensen die er werken zijn nog nooit naar het Automattic kantoor geweest – dat bestaat niet. Ze hebben geen kantoor. Ik leerde van de CEO van WordPress.com, Matt Mullenweg, een aantal dingen over gedistribueerd werken. In dit artikel deel ik waarom ik denk dat gedistribueerd werken de toekomst heeft én 3 tips om het werkend te krijgen in jouw organisatie.

Met dank aan de Covid-pandemie neemt thuiswerken een heuse vlucht, met alle uitdagingen van dien. Binnen onze organisatie merken we dit ook: hoe zorg je ervoor dat het werkt, als je niet elke dag met al je collega’s in dezelfde ruimte zit? Niet alleen hebben wij steeds meer internationale collega’s, ik verwacht ook dat we na de pandemie een hybride organisatie worden. 50% van onze collega’s zal het kantoor als primaire werkplek blijven zien, waar de andere 50% de voorkeur geeft aan thuiswerken. Ik voorspel dat veel bedrijven in de toekomst voor deze hybride vorm zullen kiezen, maar dit brengt uitdagingen met zich.

Ook strategie kunt je gedistribueerd bepalen

Wat is gedistribueerd werken?

Om te weten hoe je iets werkend krijgt, moet je eerst weten wat het is. Gedistribueerd werken is een variatie op de term “remote working” en wordt onder andere door WordPress.com gebruikt. Het is een subtiel verschil, maar verandert écht hoe mensen zich voelen. Ik ben van mening dat het gebruik van de juiste taal ander gedrag en andere emoties kan oproepen. Een voorbeeld: we noemen het houden van afstand op dit moment «social distancing». Ik wil niet doen aan sociale afstand, ik wil namelijk sociaal zo dichtbij mogelijk blijven. Fysieke afstand, daar kan ik inkomen. Dan zouden we het dus “physical distancing” moeten noemen.

Hetzelfde geldt ook voor het woord Remote. Remote vertaalt zich letterlijk in afgelegen, verwijderd en afgezonderd. Als we het hebben over remote werken, hebben we het dus over “verwijderd en afgezonderd werken”. Dat lijkt me buitengewoon ongezond voor wat een organisatie in de essentie is: een groep mensen die samen doelen probeert te realiseren. Remote heeft een element van eenzaam en alleen.

Een betere term is gedistribueerd werk (of in het Engels: distributed work). Distributed vertaalt zich in verdeeld werk, rondgegeven of mooier nog; rondgedeeld. In Distributed zit een element van samen: een veel gezondere benaming in organisaties die samen doelen proberen te bereiken.

5 niveaus van Distributed Work

Volgens Matt Mullenweg, de CEO van het bedrijf achter WordPress.com, zijn er 5 niveaus van Distributed Work. Hieronder zet ik ze kort op een rijtje voor je.

Level nul: werk dat niet gedistribueerd kan

Productie, bouw; dit zijn voorbeelden van werk dat niet gedistribueerd kan worden. Het is noodzakelijk om fysiek aanwezig te zijn op een specifieke locatie om het werk uit te kunnen voeren. Leuk detail: deze tijd heeft ons geleerd dat “het kan niet” rekbaarder blijkt dan verwacht. Telegeneeskunde is hier een mooi voorbeeld van. Waar je vroeger nog naar de dokter moest met een vlekje op je huid, blijkt een foto nu soms genoeg te zijn. De vraag is dus: kan het écht niet, of denk je dat maar?

Level één: het werkt net (niet)

De meeste bedrijven bevonden zich voor de pandemie op het eerste level: er is geen bewuste poging gedaan om werken op afstand te regelen. Het was, waarschijnlijk, niet eerder nodig. In geval van nood – zoals een pandemie – lukt het wel om de zaken een dag of twee in beweging te houden, maar het werkt verre van optimaal.

Level twee: de remote kopie van kantoor

Veel bedrijven bevinden zich momenteel op level twee. Ze hebben geaccepteerd dat het werk thuis moet gebeuren, maar ze recreëren wat ze in het kantoor deden. Het enige dat is veranderd, is de omgeving. Zoom en Teams staan de hele dag aan en er wordt nog net zo veel vergaderd, alleen digitaal. Bij bedrijven die op dit level zitten, zien we dat ze krampachtig vasthouden aan synchroon werken. Mensen zijn, door deze kopie van het kantoor, helemaal kapot aan het einde van het dag.

Als je gedistribueerd werken succesvol wilt doorvoeren in jouw organisatie, zul je dit level moeten ontgroeien. Dat gaat gepaard met veel loslaten. Niet meer continu controleren of mensen wel aan het werk zijn, maar erop vertrouwen dat het werk wordt gedaan. Niet meer synchroon willen werken, maar uitvogelen hoe asynchroon mogelijk is. Zodra dat lukt, kan je organisatie doorgroeien naar het volgende niveau.

Level drie: de voordelen van distributed work worden zichtbaar

Welkom op level drie! Je werkplek thuis is nu eindelijk goed ingericht. Je in hoogte verstelbare bureau is er, je zit op een fatsoenlijke stoel en je hebt niet alleen een laptop, maar ook een tweede scherm. Er is eindelijk een goede koptelefoon en webcam geregeld en natuurlijk kun je bellen in de cloud ;).

Nu je gear in orde is, kun je processen en de software die je gebruikt verbeteren. Er wordt minder vergaderd en er kan enigszins asynchroon worden gewerkt. Tijdens vergaderingen staat niet alleen het Zoom scherm open maar ook een Google Drive document of een Notion pagina, waarin meerdere mensen aantekeningen maken. Zo is gelijk duidelijk of wat een ander zegt goed begrepen wordt. Omdat iedereen binnen de organisatie de aantekeningen later terug kan lezen, hoeven er ook veel minder mensen bij de vergadering aanwezig te zijn. Creatief werk kan nu ook op afstand plaatsvinden: voor deze sessies gebruik je tools als Google Jamboard, Mural of Miro.

Level vier: werkelijk asynchroon werk

Op Level 4 kijken we niet meer naar of mensen wel aan het werk zijn, maar naar wat er is geproduceerd. Hoe en wanneer dat is gedaan is totaal irrelevant geworden. Vertrouwen is het toverwoord.

Beslissingen worden asynchroon genomen. Introverte mensen hebben hierdoor meer bedenktijd, waarmee ze nog meer waarde kunnen toevoegen. Ook zijn beslissingen kwalitatief veel beter. Dit komt aan de ene kant door die extra bedenktijd, maar ook doordat er breder input kan worden gegeven. Hiermee worden beslissingen beter onderbouwd, waardoor ze ook weer beter worden opgepakt en uitgevoerd.

Je bent op dit level niet meer afhankelijk van tijd en locatie. Je workforce kan overal ter wereld zitten, niet alleen meer in Nederland. Dat biedt de mogelijkheid om een 24/7 organisatie te worden. Je organisatie is nu ook echt inclusief: de normen zijn objectief en mensen hebben de autonomie om hun werk te doen op de manier die voor hun het beste werkt.

Level vijf: nirwana

Dit is het nagenoeg onbereikbare nirwana. Een situatie waarin je alle levels hierboven zo hebt doorlopen dat het leidt tot consequent betere prestaties dan elke niet gedistribueerde organisatie zou kunnen.

Nu je weet wat gedistribueerd werken is en op welk niveau jouw organisatie zit, is het tijd om aan de slag te gaan. Hoe krijg je gedistribueerd werken goed geïntegreerd in jouw organisatie? Hier volgen mijn 3 tips:

Tip 1: De noodzaak van vastgelegde geschiedenis voor gedistribueerd werken

Om een geoliede gedistribueerde organisatie te worden, is het vastleggen van processen, beslissingen en kennis essentieel. Duidelijkheid staat voor alles in een gedistribueerde organisatie. Door heldere uitleg te geven bij de keuzes die worden gemaakt en dit allemaal vast te leggen, vergemakkelijk je het werken voor gedistribueerde teams.

Matt (van Automattic) haalt hierin een voorbeeld van WordPress.com aan: «Als wij een widget willen toevoegen aan een pagina, heeft zo’n beslissing vaak jaren later nog impact op het product dat we ontwikkelen. Een nieuwe collega die net is aangenomen kan besluiten dat die widget niet handig is en hem opnieuw ontwerpen, maar doet daarbij alle lessen uit het verleden teniet.” De oprichter van WordPress noemt hun kennisbank van historische beslissingen één van de grootste assets van de organisatie!

Wanneer je op kantoor dingen «even snel afstemt», zorgt dat voor lokale synchronisatie. Leg je deze beslissing of synchronisatie niet digitaal vast, zet je je gedistribueerde collega’s automatisch op afstand. Het is dus verstandig het digitaal vastleggen van beslissingen zo snel mogelijk te gaan integreren, zodat dit in de toekomst de standaard kan zijn.

BONUSTIP: je kunt zo’n kennisbank makkelijk aanleggen in gedeelde documenten zoals in Google Drive, of Notion, wat wij steeds meer aan het gebruiken zijn. Wij leggen ook onze werkprocessen vast op een “best practice” basis die iedereen op ieder moment kan aanpassen. Zo kunnen we repetitieve taken die weinig voorkomen eenvoudig efficiënter maken. Ook heel handig: het onboarden van nieuwe collega’s (gedistribueerd of niet) wordt door zo’n kennisbank heel efficiënt.

Tip 2: Townhalls, snack talks en pizza sessies

Wat WordPress.com verder doet om gedistribueerd werken goed te laten werken, is een maandelijkse townhall. Dit is een gelegenheid voor iedereen binnen de organisatie om vragen te stellen aan het leadership team. Deze sessie wordt opgenomen op video – vastgelegde geschiedenis dus! – zodat iedereen de sessie later kan terugkijken.

De eerste Voys townhall van 2021

Ook wij maken steeds meer gebruik van het townhall format. Daarnaast houden wij pizzasessies en snack talks. Klinkt gezellig, nietwaar? Dat is het ook! En superleerzaam:

• In de pizzasessie praten meerdere collega’s ons een keer per maand even kort bij over projecten waar aan gewerkt is. Dit vindt plaats aan het einde van de werkdag en dankt zijn naam aan het feit dat we hier “vroeger” altijd pizza bij aten.
• Snack talks duren 15 minuten en staan gelijk na de lunchpauze gepland. In een snack talk gaat een collega in op een stuk techniek, een methodiek of een ander interessant onderwerp waar de rest van de organisatie van kan leren.

Al deze sessies staan bij ons op video. Dit doen we omdat we willen dat iedereen die er niet “live” bij kan zijn, het terug kan kijken. Als je er wel bij was, kun je de kennis nog eens inzien. En als klap op de vuurpijl leggen we hiermee vast hoe de organisatie en de zaken die we doen zich met de tijd ontwikkelen.

Tip 3: Gedistribueerd werken heeft de toekomst – wen er nu vast aan

Je zou kunnen zeggen dat we alleen in 2021 nog veel thuiswerken. Als je echter kijkt naar grote maatschappelijke ontwikkelingen als globalisering, flexibilisering van arbeid, tijd- en locatie-onafhankelijk werken, dan heeft gedistribueerd werken simpelweg de toekomst.
Dat dit meer voeten in de aarde heeft dan met je laptop aan de keukentafel zitten, hebben we inmiddels allemaal ervaren.

De hybride vorm van werken, waarbij een deel van de collega’s op kantoor samenkomt en een deel het thuiskantoor als primaire locatie heeft, wordt in de toekomst waarschijnlijk de meest voorkomende manier van samenwerken.

Hybride én gedistribueerd werken? Kan, maar is wel lastig

Hybride én gedistribueerd is echter ook één van de meest complexe vormen van samenwerken. Iets waar Sytse Sijbrandij – de oprichter van remote only bedrijf Gitlab – me jaren geleden al voor waarschuwde. Dat komt onder andere door de voordelen die de kantoorwerkers hebben; onder andere de eerder genoemde lokale synchronisatie. Hierdoor kan er ongelijkheid, minder verbondenheid en frustratie ontstaan tussen deze groep en de gedistribueerde collega’s.

Het is dan ook essentieel dat je NU begint met het aanleren van nieuwe systemen die – meteen, maar ook later – gedistribueerd werken ondersteunen. Deze gebruiken kun je namelijk behouden als een gedeelte van de collega’s straks weer samenkomt op kantoor.

Ik hoop dat dit artikel je laat inzien hoe gedistribueerd werken juist een waardevolle optie kan zijn voor jouw organisatie en dat je met de tips aan de slag kunt om je organisatie hierin te laten groeien.

Ook wij zijn er nog niet. Met collega’s in Zuid-Afrika, Engeland en Australië zijn we hard op weg naar level 4, maar we mogen nog een hoop fouten maken en veel leren voordat we daar werkelijk zijn. Ik houd je op de hoogte!

Wat vind jij van de term gedistribueerd werken in plaats van “remote” werken? En is dit voor jullie organisatie een optie? Ik ben benieuwd naar je mening en je tips: op Twitter vind je Voys op @VoysNL en mij op @MarkV.