Hoe je de Voys 4G app gebruikt in het mkb

Steeds meer mkb-organisaties ondernemen volledig in de cloud. Hoewel cloud natuurlijk een ontzettend containerbegrip is geworden, gaat het er voornamelijk om dat de medewerkers van die bedrijven eigenlijk altijd en overal bij de informatie kunnen die ze nodig hebben. Of ze nu op kantoor, onderweg, thuis of ergens op een tropische vakantiebestemming aan het werk zijn. Voys faciliteert mkb-organisaties in het in de cloud brengen van hun telefonie. We vertellen je dan ook graag hoe we je daarbij kunnen ondersteunen.

Overal zakelijk bereikbaar

Vroeger was het zo dat je telefooncentrale op een vaste plek stond en dat je vaste nummers op een vaste plek rinkelden. Een situatie die het locatieonafhankelijk werken heel lastig maakt. Om te zorgen dat medewerkers die veel onderweg zijn, of regelmatig thuis werken toch goed bereikbaar zijn, geven veel mkb-bedrijven hen samen met de lease auto een mobiele telefoon met abonnement. Een goede oplossing, want zo zijn ze in ieder geval bereikbaar voor klant en collega.

Mobiel telefoonnummer

Er kleven echter een aantal grote nadelen aan deze mobiele oplossing. Dat nadeel is niet de mobiele telefoon. Deze doet het goed en is sinds de opkomst van de smartphone ook nog eens een mobiele router voor internetgebruik onderweg. Medewerkers kunnen onderweg hun mail bijwerken en afspraken in de agenda plannen. Het nadeel zit hem in het mobiele telefoonnummer. Een mobiel nummer is gebonden aan een persoon en maakt geen onderdeel uit van de rest van het bedrijfsproces.

Dat zorgt voor deze moeilijkheden:

• Klanten krijgen visitekaartjes, of zien op de website verschillende nummers en weten niet met wie ze contact op moeten nemen.
• Klanten en collega’s kunnen op de meest onmogelijke tijden naar mobiele nummers bellen en verwachten dan ook daadwerkelijk iets van je.
• Het is moeilijk – zo niet onmogelijk – om onderling door te verbinden waardoor je een klant moet vragen nogmaals te bellen naar een ander nummer. Dat is niet klantvriendelijk.
• Het mobiele abonnement van een collega met de daarbij behorende scheiding tussen privé en zakelijk gebruik kost geld en levert administratieve rompslomp op.
• Doordat klanten bellen naar mobiele nummers heb je minder inzicht in je communicatiestromen.

Vast nummer op mobiel

Gelukkig is het via Voys al jaren mogelijk om het vaste (bedrijfs)nummer door te schakelen naar een mobiel telefoonnummer. Zo bellen klanten gewoon naar het vaste nummer en wordt deze, met of zonder tussenkomst van een collega, doorgeschakeld naar het mobiele nummer.

Probleem opgelost, zou je zeggen, maar dat is niet helemaal waar. Als je collega even wat moet uitzoeken en de klant later moet terugbellen, dan ziet de klant alsnog het mobiele telefoonnummer in beeld en belt daar ongetwijfeld de volgende keer weer op terug.

Volledig locatieonafhankelijk met de app

We kregen al heel lang van veel mkb’ers de vraag op welke manier ze nu zo flexibel mogelijk, onafhankelijk van hun locatie, hun telefonie kunnen instellen. Onze online telefooncentrale beantwoord dus een heel groot deel van deze vraag, maar nog niet helemaal. In Freedom, onze telefoniecentrale, kun je namelijk zelf instellen op welke manier je bereikbaar wilt zijn. Oproepen naar je bedrijfsnummers kun je op elk moment en op elke locatie laten rinkelen. Het was alleen nog niet mogelijk de mobiele telefonie volledig te integreren met de de telefooncentrale, maar vanaf nu kan dat wel. Hiervoor hebben we onze 4G app ontwikkeld. Met deze applicatie stop je eigenlijk alle functies van een bureautelefoon in je broekzak. Zo kunnen je collega’s zelf bepalen waar ze werken en op welke manier ze bereikbaar zijn en dat niet alleen:

• Ze beheren met de app hun eigen bereikbaarheid, dus als ze in bespreking zijn, dan zetten ze zichzelf op ‘niet storen’ en wordt het inkomende gesprek doorgezet naar een collega die wel beschikbaar is.
• Je collega’s worden rechtstreeks op de app gebeld. Dat betekent dat je geen doorschakelkosten betaalt, omdat de app namelijk belt via het 4G-netwerk waarvoor dezelfde tarieven voor worden gerekend als de telefonie op kantoor. Inkomende oproepen zijn daarmee natuurlijk dus gratis.
• Als je collega zelf uitgaand belt dan stuurt de oproep het vaste bedrijfsnummer mee met de oproep. De klant ziet dan dus het vaste, zakelijke nummer en merkt geen verschil

Met de Voys app hebben we alle nadelen van het locatieonafhankelijk werken weggenomen. Je collega’s kunnen rustig eerst een uurtje thuis werken zodat ze de file vermijden. Zo komen ze vrolijker op kantoor. Jij als ondernemer hebt niet meer de rompslomp van mobiele declaraties en verkrijgt meer inzicht in je telefonieverkeer.

Wil je de app ook uitproberen? Download hem dan in de AppStore of Playstore.