Onboarding met de hele organisatie: de sleutel tot een succesvolle werkrelatie

De onboarding van een nieuwe collega alleen aan HR overlaten? Dat vinden wij zonde. Want juist als we met de hele organisatie investeren in een nieuwe collega zien we daar prachtige resultaten van terug. Daarom zorgen we ervoor dat we de onboarding met z’n allen tot een topervaring maken voor iedere nieuwe collega.

In deze blog leggen we je uit hoe wij zorgen voor een onboarding die organisatiebreed gedragen wordt.

Dit is het derde deel van onze blogserie over de onboarding bij Voys. In het eerste deel heb je kunnen lezen hoe je eerste jaar eruit ziet als je bij Voys komt werken. In het tweede deel legden we je uit waarom we geloven in een lange onboarding.

Investeren in een nieuwe relatie werkt twee kanten op

Van een nieuwe collega verwachten we van alles. Ons product leren kennen, alle werkprocessen doorgronden, de tools onder de knie krijgen en dan ook nog de cultuur leren kennen en omarmen. Maar andersom vragen bedrijven zich niet altijd af wat hun aandeel in de relatie is.

Vergelijk het met je persoonlijke leven: hoeveel plezier haal jij uit relaties die maar van een kant komen? Precies, dan houdt het snel op. Als je samen iets opbouwt, in de liefde, vriendschap of op je werk, hoort de relatie in balans te zijn. En dus investeer je beide in een goede band.

Daarom zorgen we er met z’n allen voor dat een nieuwe collega zich welkom en gewaardeerd voelt en investeren we actief in de relatie die we met elkaar opbouwen.

Zelfsturend werken zorgt voor een open cultuur

Omdat we zelfsturend werken is onze cultuur heel open. Het is voor iedere collega vanzelfsprekend om een praatje te maken of samen een bakje koffie te drinken, ook als je elkaar niet zo vaak ziet.

Er is geen hiërarchie waarbij het not done is om iemand uit een MT, Raad van Bestuur of een directeur aan te spreken, want die hebben we allemaal niet. Door die gelijkwaardigheid is iedereen heel benaderbaar.

Bovendien hebben we de regel: als je er bij bent, dan ben je er bij. Zodra iemand bij ons werkt, heeft die persoon net zoveel rechten en net zoveel recht van spreken als ieder ander.

Binnen de organisatie heeft vrijwel iedereen meerdere rollen. Dat zorgt ervoor dat mensen niet op hun eilandje blijven, maar al snel hun vleugels uitspreiden en de organisatie ontdekken. Zo ontstaat er veel interactie tussen collega’s. Dat maakt het voor een nieuwe collega makkelijk om zich in te voegen.

We hebben speciale rollen die klaarstaan voor nieuwe collega’s

In de eerste week is er een algemene onboarder die zorgt dat een nieuwe collega op z’n gemak is. Daarna neemt de cirkelonboarder het over. Deze persoon zorgt ervoor dat de nieuwe collega binnen het team z’n draai vindt, vragen kan stellen en z’n hart kan luchten als dat nodig is.

Maar ook buiten die rollen om zijn collega’s heel betrokken en zorgzaam naar elkaar toe. De ervaring leert dat een benadering met vertrouwen, geduld en positiviteit leidt tot de beste resultaten. Het is in ieders belang dat de nieuwe collega fijn landt.

Veel collega’s voelen daarom ook de verantwoordelijkheid voor een nieuwe collega en zetten uit zichzelf dat extra stapje.

Iedereen is op de hoogte van de komst van een nieuwe collega

Bij het introduceren van een nieuwe collega beperken we ons niet tot de directe collega’s van het team. Want doordat we met rollen werken, komt de nieuwe collega al snel met de rest van het bedrijf in aanraking.

Daarom geven we iedereen een seintje in onze communicatietool Slack. Zo is er altijd iemand beschikbaar als een nieuwe collega vragend om zich heen staat te kijken bij het koffieapparaat.

Het is een heel kleine moeite om collega’s op de hoogte te brengen, maar het maakt voor een nieuwe collega een wereld van verschil.

We testen het onboarding programma op bestaande collega’s

Het onboardingprogramma is niet geheimzinnig. Sterker nog: iedereen die dat wil, kan en mag het onboardingprogramma doorlopen. Uit interesse of om er vanuit zijn rol iets aan toe te voegen.

Een voorbeeld: onze collega’s die zich bezighouden met diversiteit en inclusie hebben onlangs het onboardingprogramma gecheckt om te zien of het inclusief geschreven is en hun nieuwste inzichten toegevoegd. Zo is de onboarding nu nog toegankelijker.

Regelmatig testen we het onboardingprogramma uit op collega’s. We hebben een heel diverse groep collega’s en we willen graag dat iedereen zich welkom voelt. Met hun feedback voeren we continu kleine verbeteringen door. We zorgen ervoor dat het voor iemand van finance net zo leuk is om het onboardingprogramma te doorlopen als voor een developer.

Koffie drinken met verschillende rollen hoort bij de onboarding

Tijdens de onboarding laten we een nieuwe collega afspreken met verschillende rollen. Om meer te leren over het werk van die collega, maar ook om elkaar te leren kennen. Hier maakt iedereen tijd voor en zo’n koffiedate wordt gezien als een volwaardig onderdeel van het werk.

We plannen zo’n koffiedate natuurlijk niet in voor de nieuwe collega. Wil hij of zij met iemand afspreken of aanschuiven bij een interessant event, dan staat iedereen daar open voor. Het is aan de nieuwe collega zelf om daar stappen in te zetten. Dit stimuleert de nieuwe collega om in de vrije momenten tijdens het werk contacten te leggen.

Zo zorgen we er pro-actief voor dat de opbouw van de nieuwe relatie van twee kanten komt.

Inspiratie voor de onboarding in jouw bedrijf

Nieuwe collega’s verwelkomen, dat doe je wat ons betreft samen. We hopen dat dit blog je inspiratie geeft om met het hele bedrijf klaar te staan voor een nieuwe collega. Wat ons betreft is dit de manier om samen te bouwen aan een fijne werkrelatie waarin je nog lang plezier van elkaar hebt.