De open organisatie die Voys heet: eerlijk zullen we alles delen

In mijn eerste blog over de inwerkperiode bij Voys had ik het er al even over: onze open organisatie. Waar zijn we precies zo open in en waarom zijn we dat?

Misschien ken je het wel: een paar collega’s komen terug uit een overleg. Je bent benieuwd waarover ze het hebben gehad, maar als je ernaar vraagt, krijg je een vaag antwoord. De meeting ging over de financiën, daar heb jij niet zoveel mee te maken.

Geen geheimzinnig gedoe

Zo’n situatie zou zich bij Voys niet zo snel voordoen. Wij houden niet zo van geheimzinnig gedoe. Waarom zou je geheimen bewaren binnen een organisatie? Natuurlijk is het goed dat niet iedereen de inloggegevens van de zakelijke bankrekening heeft. En persoonlijke zaken hoeven ook niet altijd openbaar te zijn. Maar de notulen van een werkoverleg hoeven bijvoorbeeld toch niet achter slot en grendel?

Bij Voys gaan we ervan uit dat dat we allemaal volwassenen zijn die op een volwassen manier denken en beslissingen nemen. Met die gedachte in je achterhoofd kun je best informatie met elkaar delen. Zoals de notulen van een werkoverleg.

Hoe meer mensen toegang tot informatie hebben (geen zorgen, hiermee bedoelen we natuurlijk geen personeelsdossiers), hoe sneller dingen opvallen en hoe beter we kunnen bijsturen. Zo blijft Voys in beweging.

Open communicatie

Naast notulen, delen we onze inboxen met elkaar. Ja, je leest het goed. We kunnen gewoon elkaars mail lezen. In ons CRM-systeem kunnen we ook een deelbare link van de mail maken waardoor we ‘m gemakkelijk in Slack kunnen delen.

Slack is het chatprogramma waarmee we werken, intern mailen doen we namelijk niet. In Slack kun je een-op-een chatten en daarnaast hebben een heleboel openbare channels waarin we overleggen en updates met elkaar delen.

Sharing is caring

In Google Drive delen we de bestanden waarin we werken met elkaar. Is iemand ergens naar op zoek? Dan kun je het in onze gedeelde Drive vinden. En anders is het wel in het Orakel te vinden, onze online vraagbaak. Hierin vind je informatie over interne processen en bijvoorbeeld een handleiding hoe je een beeldscherm in een vergaderruimte aansluit.

Op ons kantoor in Groningen hangen allemaal grote schermen in de pantry. Hoeveel deals er zijn gesloten, hoeveel online conversies hebben we vandaag behaald, hoeveel telefoontjes zijn er beantwoord? Al deze cijfers zie je op de schermen terug. Elke keer als je een kopje koffie gaat halen zie je ze. Valt je iets op, dan kun je het bespreekbaar maken.

Onze open organisatie gaat verder dan alleen informatie met elkaar delen. Samen bepalen we ook welke koers we varen. Strategie maken doen we bij Voys met z’n allen. Het is volgens ons niet de beste manier om strategie te laten bepalen door bijvoorbeeld de directeur of het managementteam.

Eén persoon of groep weet namelijk lang niet zoveel als meerdere mensen in de organisatie. Daarom maken wij strategie met de hele organisatie. Ben je benieuwd hoe we dat precies doen? We schreven er een e-book over, dat je gratis kunt downloaden.

Spraakmakend

Ben je benieuwd hoe het er bij Voys aan toegaat? We vertellen graag over onze manier van werken en daarom organiseren we regelmatig een bijeenkomst: Voys Spraakmakend. Hier vertellen we meer over het werken zonder bazen, over holacracy en hoe het er bij ons in de praktijk aan toegaat. Wil je een Spraakmakend-sessie bijwonen? Dat kan, we vragen je dan wel even om je aan te melden.

Je leest meer over Voys in ons handboek, dat kun je gratis downloaden.