Slimmer werken #3: Schrijven zonder afleiding

Slimmer werken, met die term begon het ooit. Mensen als Herman Kopinga, Martijn Aslander, David Bakker, Taco Oosterkamp en anderen gaven het begrip inhoud. Hoe staat het ervoor met slimmer werken anno 2020?

In de reeks Slimmer werken onderzoek ik deze vraag. In mijn vorige blogs vertelde ik over het bewust opstarten en afsluiten van je dagen, weken en maanden en over het thema communicatie. Op naar blog drie. Tijd voor meer lifehacks en praktische tips: tovertypen, teksten schrijven en je vooral niet laten afleiden.

Tovertypen

Tovertypen, dat werkt als volgt: je maakt een lijst van veelgebruikte teksten en zinnen. Hier creëer je shortcuts voor en daarmee kun je de veelgebruikte woordcombinaties in rap tempo op papier zetten. Een voorbeeld: typ ‘#sig’ en krijg direct je handtekening. Dat is typen zonder echt te typen.

Het sig-voorbeeld is lang niet de enige shortcut die ik gebruik:

• Stopbuggingme = Een standaard nieuwsbriefuitschrijving
• Reply = Een antwoordtemplate
• Enreply = De engelstalige versie van het antwoordtemplate
• Contact = Al mijn contactgegevens
• Quote = Een offertetemplate
• Date = De datum van vandaag
• Sorry = Een korte tekst waarin ik uitleg dat ik iets niet ga doen
• Notme = Een korte tekst waarin ik zeg dat ze iemand anders uit de organisatie moeten hebben

En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Ik deed dit al een tijdje. Toen merkte ik dat ik tovertypen vaak gebruikte bij het schrijven van e-mails. Ook merkte ik dat het goed werkte als iedereen binnen de organisatie het deed. Daarom introduceerden we een e-mailprogramma met templates en daar maakten we met liefde gebruik van. Inmiddels zijn we overgestapt op HubSpot, hierin werken we gelukkig weer met templates en ook met snippets.

Wat ik daarnaast merkte is dat ik tovertypen niet alleen wilde gebruiken voor e-mails schrijven. En ik wilde templates en snippets toevoegen aan HubSpot die voor mijn collega’s helemaal niet handig of noodzakelijk waren. Daarom ging ik op zoek naar de juiste tovertyp-tool die precies past bij mijn wensen.

TextExpander

TextExpander is de meestgebruikte tool voor tovertypen. De makers van het programma kwamen erachter dat typen zonder echt te typen het beste werkt voor een team. Dit resulteerde in een SaaS-model waar je 9,95 dollar per maand per gebruiker voor betaalt. Dat bedrag is het zeker waard als iedereen de tool gebruikt, maar het is veel geld voor een organisatie met 125 collega’s. Zeker als de templates en snippets bij ons al in het e-mailpakket zitten. Dit maakt TextExpander niet mijn beste optie.

Fingertips

Fingertips is een oude bekende. Het Windows-programma is gemaakt en actief onderhouden door Taco Oosterkamp, ik noemde hem al even in de inleiding van dit stuk.

Vroeger was dit ook een programma waarmee je snel applicaties kon starten. Maar met Windows 10 druk je gewoon op de Windows-toets en tik je in wat je wilt starten. Sterker nog: applicaties die je in je taakbalk hebt staan, kun je starten met de Windows-toets en het cijfer 1-9. Het is een keer investeren in een goede volgorde en daarna bespaar je jezelf steeds de actie dat je je muis moet pakken en moet klikken. Met de toetsencombinatie CTRL+L ga je direct naar de adresbalk in je browser en even later ben je op het stuk van het web waar je wil zijn.

Fingertips voelt soms wat achterhaald. Het programma gaat nog steeds uit van gebruik van Internet Explorer, Outlook en een ‘www.’ voor een url. Hierdoor wordt een website als tweakers.net bijvoorbeeld niet geopend in je standaardbrowser. Toch heeft het programma geniale uitvindingen, zoals hele lappen tekst snel tikken en plakken zonder opmaak, dat is een standaardfunctie van Fingertips. De kleine vertraging die ik daarbij ervaar, neem ik voor lief.

Via Stack synchroniseer ik alle instellingen van het programma van mijn pc naar mijn laptop. Zo ben ik een happy camper en is tovertypen weer terug van weggeweest.

Teksten schrijven

Als ik teksten schrijf, wil ik alleen daarmee bezig zijn. Ik wil me volledig hierop focussen. Focuswriter (voor Mac-gebruikers: IA writer) is hiervoor mijn favoriete tool. Bestanden die ik schrijf, sla ik op in een Stack-folder die automatisch naar de cloud gaat, zo blijft het bestand in sync tussen mijn laptop en desktop. Is het stuk bijna klaar en moet ik het delen met anderen, dan plak ik de tekst in een document in Google Drive, daar vinden dan alle andere bewerkingen plaats.

Wil je een stuk schrijven met meer personen tegelijk? Dan is Drive je go-to-place. Deel het document met wie je wil en zorg ervoor dat iedereen de rechten heeft om het te bewerken. Vertrouw er daarbij op dat een wijziging van een collega negen van de tien keer een verbetering is. Twijfelt een collega daar zelf aan? Dan kiest diegene er wel voor om een opmerking te plaatsen.

O ja, zet in Focuswriter de spellingcontrole uit. Zo kun je ongestoord doorschrijven. En schrijf in Markdown, in platte tekst. Zodra je de tekst overzet naar Google Drive kun je koppen en tussenkoppen toevoegen. En laat direct een goede taal- en spelcheck doen. Google Drive doet daartoe zelf een goede poging, maar zit er nog vaak naast. Iemand laten meelezen is daarom vaak beter.

Vergeten lifehacks

Slim gebruik maken van Fingertips en Focuswriter zijn lifehacks die mijn werk en leven makkelijker maken. Net als het bewust opstarten en afsluiten van mijn dagen, weken en maanden. En dat e-mailafhandelprotocol is er ook een. Maar ik kwam er laatst achter dat ik de meest eenvoudige hack een beetje was vergeten.

Elke keer als ik in de zon zit en in Focuswriter aan het schrijven ben, dan zie ik de cursor van mijn muis niet goed. Daar loop ik al jaren tegenaan. En in plaats van mijn cursor aanpassen in Windows, erger ik me telkens als ik mijn cursor weer eens kwijt ben.

Ik was het herkennen van zulke frustrerende momenten verleerd, maar het gevoel is weer terug.

Daarom is mijn cursor nu groter en staan mijn Flickr-upload-instellingen standaard goed, die hoef ik nu niet meer bij iedere upload handmatig aan te passen. Ook heb ik een nieuwe clip-on voor op mijn bril, zodat ik niet elke keer zo’n dikke zonnebril (die trouwens niet eens op sterkte was) met me mee hoef te slepen. Daarnaast ben ik nieuwe keukenmessen en een nieuw ophangsysteem hiervoor aan het bekijken. Allemaal lifehacks die mijn leven weer een stukje makkelijker maken.

TL;DR

Tovertypen, typen zonder echt te typen: superhandig. Dit is veelal overgenomen door crm-achtige pakketten, slimme e-mailtools en de doorontwikkeling van operating systems die we gebruiken. Tovertypen is nog steeds relevant, maar niet relevant genoeg om er een losse clouddienst voor af te nemen.

Wat betreft teksten schrijven: het belangrijkste is dat je een tool hebt waarin je je niet laat afleiden, zoals Focuswriter. Daarnaast is het goed om te beseffen dat een tekst vaak beter wordt als je even iemand mee laat lezen. Al is het maar om er foutjes uit te halen.

Je bent je nu aan het einde van de derde blog uit de reeks Slimmer werken. De serie telt in totaal vier delen, die lees je via de onderstaande links.

• Slimmer werken #1: Vooruitkijken en terugblikken
• Slimmer werken #2: Communiceren kun je leren
• Slimmer werken #4: Je gedachten ordenen