Zeg gedag tegen je eindeloze todo-lijst

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Is jouw todo-lijst eindeloos lang? Lijkt weggooien en opnieuw beginnen de enige uitweg? Mooi, want dat gevoel herken ik volledig. Ik realiseerde mij pas vorige week dat die lange lijst niet meer bestaat nadat een collega ernaar vroeg. Onbewust is er een systeem ingekropen. Nee, het was geen nieuwe tool. Het was ook geen nieuw inzicht. Het is een systeem en dat gaat verder dan PARA. Wat dat is, en hoe mijn systeem nog verder gaat, vertel ik je in dit artikel. Klaar om afscheid te nemen van je eindeloze todo-lijst? Mooi, daar gaan we!

Laten we wel even beginnen met de PARA-methode. Pa watte? Ja, dat was ook mijn eerste reactie. PARA staat voor:

• Project; “a series of tasks linked to a goal, with a deadline.”
• Area: “a sphere of activity with a standard to be maintained over time.”
• Resource:  “a topic or theme of ongoing interest.”
• en Archive: “inactive items from the other three categories.”

Het idee is dat je al je gedachten, ideeën, dingen die je op wilt schrijven en je todo’s gaat vangen in deze categorieën. Zelf doe ik dat in Workflowy, maar ook tools als Notion, Roam Research, Asana en Todoist zijn prima.

Nou duurde het echt wel even voordat deze categorieën bij mij bleven hangen. Ik vond ze wat vaag en niet heel tastbaar. Met de tijd begon het echter te groeien, maar ik merkte ook dat ik qua definities en gebruik ervan van het originele systeem af begon te wijken. Daarom gebruik ik nu het PARA-systeem, maar dan net even anders. 

Het PARA-systeem, maar dan net even anders

1. Projecten

«Dingen met een zichtbare deadline». 

Projecten zijn voor mij alle zaken waar ik een deadline voor zie én die bestaan uit meerdere acties. Een aantal voorbeelden:

• Ik ben met een aantal anderen een boek aan het schrijven over starten met zelfsturing. «Boek starten met zelfsturing» is dus een aparte todo-lijst die valt onder mijn Projecten.
• Ik mocht het familieweekend organiseren. «Familieweekend 2020» was dus een project.
• Ik heb in 2020 een leiderschapstraining «Skillful leadership» gevolgd. Ook een mooi project.

“Projecten” is dus een lijst van dingen met een deadline. Onder elk project hangen gedachten, linkjes en todo’s.

2. Area 

«Dingen zonder deadline»

Heeft het geen deadline en is het wel een onderwerp waar aan gewerkt wordt? Dan valt ze in de area’s. «Voys» is een Area, «Persoonlijke ontwikkeling» is een area. Ons huis? Area. Fotografie? Area. «Outdoor» is een area.

In het Area “Huis” staan bijvoorbeeld alle (kleine en grote) zaken die aan het huis moeten gebeuren. 

3. Resources

«Dingen waar ik wat aan heb. Bronnen»

Dit vind ik zelf de leukste. Hier staat alles in waar ik ooit wat aan denk te hebben. 

Hier staat bijvoorbeeld «3D printing». Nou zou je zeggen «dat is dan toch eerder een Area?», maar het gaat hier niet om de titel. Het gaat om de informatie die in deze todo lijst staat. Er staan namelijk linkjes in naar websites waar je 3D-objecten kunt laten printen, omdat ik iedere keer de naam van die clubs vergat. Ook staan er linkjes in naar databanken van 3D objecten en tools die je kunt gebruiken om die te editen. Het zijn allemaal… dingen waar ik wat aan heb. Referenties en bronnen. 

Hier sla ik echter ook de bandenspanning van mijn auto en mijn fiets op. Handig, want dan hoef ik niet iedere keer het internet af te struinen als ik het niet meer weet. 

4. Archive

«Alles wat geweest is.»

In het Archive staat een lijst Projecten waar alle projecten heen gaan die afgerond zijn. Verder  zijn het vooral historische events. Zo is er een lijstje «uitspraken van de kinderen». Er zijn echter drie types historische events die hier een aparte plek hebben. Dat zijn:

• Dagen
• Weken
• en Maanden

Ik houd namelijk iedere dag bij wat ik heb gedaan. Hoe, wat en waarom heb ik hier al eens opgeschreven.

De extra’s die echt de rust gaven

De Dropbox

Nu je weet hoe mijn versie van het PARA-systeem werkt, kunnen we over naar de extra’s die echt de rust gaven. Met stip op één: mijn Dropbox.

In die Dropbox gaat alles wat ik in mijn kop heb – ongesorteerd. Midden in de nacht wakker met ideeën in m’n hoofd? Hup, in de dropbox. Lekker in de Flow en er springt iets in je hoofd? In de Dropbox! Acties die voortkomen uit mijn mail? Dropbox.

Deze dropbox krijgt vervolgens één of twee keer per dag aandacht en dan belandt ieder item in de dropbox op de juiste plek. Er zijn ook een aantal zaken die niet in de Dropbox gaan, maar naar aparte – belangrijkere – lijsten. 

Vandaag en Morgen

Er zijn twee lijstjes waar de dingen in staan die ik echt vandaag moet doen. Dat lijstje heet “Vandaag”. Omdat je soms ook dingen hebt die kunnen wachten tot morgen (maar dan echt gedaan moeten worden), is er ook een lijstje “Morgen”. Deze lijsten staan in een kop todo onder Areas. De ervaring leert dat ik heel kritisch moet zijn op wat ik in deze lijsten zet, want ze hebben de potentie om nieuwe eindeloze todo-lijsten worden. Mocht je merken dat dat gebeurt, begin dan dingen weer terug te gooien naar je kladblok. 

Ik had ook een lijstje met «Deze week» en «Volgende week», maar ook dat had eindeloze lijst potentie, dus die heb ik opgeheven. 

Tot slot zijn er naast de Dropbox, de Vandaag en de Morgen nog twee sets van bijzondere lijstjes.

Lijsten

De één na laatste set van items heet… Lijsten. Dit zijn lijstjes van zaken die ik bijhoud en waar ik vaak naar verwijs vanuit mijn Dropbox. De lijst is lang, maar wellicht ook waardevol voor jou dus hier komt ‘ie:

Dit is dus een lijstje van dingen die regelmatig terugkomen. Van mensen die je wilt bellen tot een lijstje van fijne wijnen, lekkere speciaalbieren of events die je wilt bezoeken. 

Ik ken mensen die eens per twee maanden een dag vrij plannen om deze “kleine klusjes lijst” korter te maken. Dat schijnt onwijs fijn te zijn, maar ik ben nog niet zo ver. 

Nog een leuke tip. Bij zaken die bekeken of gelezen zijn schrijf ik regelmatig een kleine samenvatting met geleerde lessen. Dit doe ik als aantekening bij het todo-item.

Mensen

Het laatste lijstje is wellicht het mooiste: mensen. Soms heb je bepaalde zaken die je eens met iemand wil bespreken, maar waar je niet voor gaat bellen of berichten. Zeker in een zakelijke context kan een telefoontje  mensen nog wel eens uit hun flow halen, of het kan lijken dat dingen belangrijk zijn, waardoor ze urgent worden gemaakt terwijl dat eigenlijk niet noodzakelijk is.

Daarom heb ik een lijstje «mensen». Het zijn dingen die ik wil bespreken, die wel belangrijk zijn maar niet urgent. Het is één van de mooiste lijstjes geworden want ik stoor mensen niet en als we elkaar dan spreken gaat het echt ergens over. 

Ik gebruik het lijstje met name voor werkgerelateerde dingen, maar met de tijd zijn er ook niet-werk-zaken bij gekomen. In beide gevallen werkt het onwijs prettig.

Onderhoud van je todo-systeem

Onlangs raakte ik in gesprek met een aantal mensen die al jaren de “Gettings Things Done” training geven en daarmee onwijs veel ervaring hebben met todo-systemen. Waar todo-lijsten bijna altijd falen, is onderhoud. Niet in systeem of methodiek, niet in app die je ervoor gebruikt. Het is het onderhouden van je eigen workflow waar het fout gaat.

Wat voor mij heel erg heeft geholpen is dat het onderhoud is gekoppeld aan een moment van de dag. Iedere ochtend is van 9:00 tot 9:15 heb ik geblokkeerd voor één ding: de dagstart.

Tijdens de dagstart:

• Kijk ik wat er in mijn agenda staat
• Ruim ik mijn dropbox op
• Kijk ik naar mijn “Vandaag” lijst
• én bepaal ik op basis van die Vandaag lijst + mijn agenda wat ik werkelijk ga doen.

Het geeft rust, ruimte en zorgt ervoor dat je baas wordt over je dag. Je leeft niet meer bij de waan van die dag en wordt niet meer geleefd door je eindeloze todo-lijst.

Tot slot: de voordelen van dit systeem

In essentie heb ik mijn lange todo-lijst dus opgebroken in heel veel kleine lijsten. Deze kleine lijsten geven vooral veel rust en context. De eindeloze todo-lijst geeft je namelijk het gevoel dat je wordt overladen met werk, terwijl er veel zaken in staan die wel waarde hebben, maar NU niet relevant zijn. 

Het opknippen in kleine lijstjes & het plegen van onderhoud maakt dat je de zaken erbij pakt zodra ze relevant worden. Tijd om even mensen terug te bellen? Pak je bellijst. Ga je aan de slag met één van je projecten omdat je projecttijd hebt? Alle relevante zaken staan in je lijst. De rust in je hoofd wordt versterkt doordat dingen niet blijven dwalen in je hoofd, maar worden gevangen in een vertrouwd systeem. 

Hetzelfde geldt voor de gesprekken met mensen. Je overlaadt ze niet met allemaal berichten die ondersneeuwen, maar je bespreekt ze als je daar beide de tijd voor hebt. Zo geeft deze manier van werken niet alleen rust voor jezelf, maar ook voor je omgeving.

De lijstjes hebben ook een ander voordeel. Je bent bewuster bezig met de taken waar je aan werkt. Als ik iets kijk van mijn kijklijst dan heeft dat vaak de intentie om ervan te leren. Ik kijk dus niet alleen; ik schrijf ook mee. Die samenvatting belandt in mijn archief, maar de lessen worden veelal ook actionable. Ik neem zo niet alleen informatie tot me, maar probeer haar ook (meteen) bruikbaar te maken. 

Een hoop voordelen dus, dit systeem van mij. Met als allerbelangrijkste: rust in mijn hoofd, waardoor ik met veel focus en flow kan werken aan dingen die echt belangrijk zijn. Wil jij dat ook? Met dit systeem krijg je er langzaam eindeloos veel tijd voor. 

Werk jij met een systeem voor je todo’s? Ik ben benieuwd wat je van mijn systeem vindt en of je er iets aan toe te voegen hebt om het nog beter te maken! Leuk als je je ideeën laat weten via Twitter op @MarkV of @VoysNL.