Feiertage & Telefonie: so organisierst Du Deine Erreichbarkeit in Freedom

Dezember: der Monat der Lichter, Leckereien und… dieses einen Kunden, der gerne in letzter Minute noch etwas geregelt haben möchte. Denn während Du den Truthahn in den Ofen schiebst oder versuchst, das letzte Paket noch rechtzeitig zu erhalten, klingelt irgendwo Dein Geschäftstelefon fröhlich weiter.

Jetzt die gute Nachricht: Mit Voys Freedom stellst Du Deine Öffnungszeiten so smart ein, dass Du und Deine Kollegen diese Feiertage ungestört genießen könnt, ohne dass Dein Kundenkontakt darunter leidet. In diesem Blog liest Du genau, wie Du Deine Erreichbarkeit vor, während und nach den Feiertagen gut organisieren kannst.

Warum Du jetzt Deine Telefonie richtig einstellen solltest

Feiertage sind jedes Jahr gleich, aber überraschend oft wird die geschäftliche Erreichbarkeit erst im letzten Moment geändert. Ehe Du Dich versiehst, ist es wieder Dezember und Du sitzt wieder mit diesem einen Onkel beim Weihnachtsessen.
Indem Du Deine Öffnungszeiten im Voraus richtig einstellst, vermeidest Du Missverständnisse, Anrufe außerhalb der Arbeitszeiten und Frustrationen auf beiden Seiten der Leitung. Besonders wenn Du mehrere Standorte, Teilzeitkräfte oder angepasste Arbeitszeiten hast, ist es schön, wenn einfach alles stimmt. Deshalb hier schon einmal die besten Tipps, um Deine geschäftliche Telefonie gut auf die Feiertage vorzubereiten.

So stellst Du Deine Öffnungszeiten in Freedom ein

In Freedom hast Du drei Module, um Deine Erreichbarkeit zu regeln: Öffnungszeiten | Basis, Öffnungszeiten | Erweitert und die Temporäre Weiterleitung. Welche Du wählst, hängt davon ab, wie komplex Deine Situation ist und was Du brauchst.

Öffnungszeiten | Basis: alle Feiertage einmal einstellen

Hast Du Standard-Öffnungszeiten und bist Du an Feiertagen immer geschlossen? Dann reicht das Basismodul oft schon aus. Du stellst einfach pro Tag ein, wann Du erreichbar bist und wann nicht. Ideal: Mit den Öffnungszeiten | Basis musst Du alle Feiertage nur einmal einstellen und bist direkt für alle darauffolgenden Jahre fertig (es sei denn, Du möchtest etwas ändern). Ist Dein Unternehmen zum Beispiel auch am Pfingstmontag oder am Karfreitag geschlossen? Füge die Tage gleich hinzu.

Im Modul Öffnungszeiten | Basis bist Du offen, geschlossen oder es ist ein Feiertag. Auf dieser Grundlage wird entschieden, was mit Deinen geschäftlichen Anrufen passieren soll.

Möchtest Du wissen, wie Du Öffnungszeiten | Basis einstellen musst, damit Deine Erreichbarkeit an diesen Feiertagen passt? Auf unserer Hilfeseite erklären wir Dir das ganz genau.

Öffnungszeiten | Erweitert: wenn mehr Optionen benötigt werden

Die meisten Unternehmen kommen mit Öffnungszeiten | Basis gut aus. Aber manchmal wird mehr benötigt. Zum Beispiel bei einer Hausarztpraxis, wenn zu unterschiedlichen Tageszeiten eine andere Weiterleitung stattfinden muss. Oder wenn Du längere Zeit telefonisch nicht erreichbar bist wegen einer Sommer- oder Winterpause. Mit dem Modul Öffnungszeiten | Erweitert kannst Du genau einstellen, wann was mit Deiner geschäftlichen Telefonie passieren soll.

Brauchst Du also mehr Optionen als das Basismodul bietet? Dann ist das erweiterte Modul Dein bester Freund.

Temporäre Weiterleitung: alle Telefonnummern auf eine Voicemail

Keine Lust oder Zeit, Deinen Anrufplan anzupassen? Oder hast Du doch vergessen, Deine Erreichbarkeit einzustellen? Dann ist die Temporäre Weiterleitung Dein Retter in der Not. Der Name sagt es bereits: Du leitest Deine Telefonnummer(n) vorübergehend um (auf eine Voicemail). Du kannst angeben, wie lange diese Weiterleitung dauern soll und welche Voicemail abgespielt wird. Sobald das Datum erreicht ist, wird Dein regulärer Anrufplan wieder aktiv.

Noch praktischer: Du kannst die Temporäre Weiterleitung auch über die Voys App oder das Voys Webphone einschalten, sodass Du Dich nicht erstmal in Freedom einloggen musst. Möchtest Du es ganz effizient gestalten, aktiviere die Voicemail-Transkription! Alle eingesprochenen Voicemails werden dann sauber für Dich transkribiert und Dir zugeschickt.

Tipp: Vergiss Deine Ansagetexte nicht!

Wenn Dein Unternehmen geschlossen ist oder andere Öffnungszeiten hat, möchtest Du Deine Anrufer natürlich gut informieren. Füge daher einen klaren Ansagetext zu Deinem Anrufplan oder Deiner Voicemailbox hinzu.

Zum Beispiel:

„Danke für Deinen Anruf! Wir sind vom 25. Dezember bis einschließlich 1. Januar geschlossen. Ab dem 2. Januar sind wir wieder für Dich da. Wir wünschen Dir schöne Feiertage!“ Auch schön: Du kannst personalisierte Nachrichten zu Deiner Voicemail hinzufügen.

📣 Pro-Tipp: Nutze die Voys Text-zu-Sprache-Funktion in Freedom, um schnell eine persönliche Nachricht einzusprechen. Keine Möglichkeit, selbst etwas aufzunehmen, oder brauchst Du Inspiration? Wir haben Standardansagen für Dich erstellt, die Du kostenlos verwenden kannst. Es ist auch möglich, gegen Aufpreis professionelle Ansagen aufnehmen zu lassen, schick uns dazu gerne eine E-Mail an info@voys.at.

Smarte Tipps für eine noch bessere Erreichbarkeit rund um die Feiertage

Hier sind vier zusätzliche Tipps, damit Dein Kundenkontakt während der Feiertage (oder einer anderen Ferienzeit) reibungslos verläuft:

1. Überprüfe Deine Anrufrouten und Anrufgruppen

Bist Du sicher, dass das richtige Team die richtigen Anrufe erhält? Kontrolliere, ob Deine Anrufgruppen noch stimmen. Arbeitest Du mit Weiterleitungen? Sieh Dir diese ebenfalls an.

2. Richte eine Warteschlange mit einer maximalen Anruferzahl ein

Bist Du (eingeschränkt) erreichbar? Lass Kunden nicht unnötig warten, wenn Du unterbesetzt bist. Mit einer Warteschlange mit Limit und klaren Ansagen hältst Du die Erwartungen realistisch.

3. Aktiviere eine Rückruffunktion

Nicht erreichbar? Biete Kunden die Möglichkeit, einen Rückrufwunsch zu hinterlassen. Deine Kollegen können diesen leicht bearbeiten, sobald es wieder möglich ist. Tipp: Aktiviere die Voicemail-Transkription, dann wird die Nachricht schnell transkribiert und Dir zugeschickt.

4. Plane rechtzeitig

Tu Dir selbst einen Gefallen und stelle Deine Öffnungszeiten mindestens eine Woche vorher ein. So hast Du Zeit, alles intern zu prüfen, Ansagetexte anzupassen und eventuelle Kunden vorab via E-Mail oder Socials zu informieren. Falls das alles nicht klappt, gibt es immer eine zuverlässige Backup-Lösung: die Temporäre Weiterleitung.

Die wichtigsten Feiertage für Deinen Anrufplan

Wenn Du schon dabei bist, Deine Telefonie für die Feiertage einzustellen, schau ruhig etwas voraus. Dann hast Du alles direkt für das kommende Jahr gut geregelt.
Hier eine Übersicht von Tagen, an denen Du möglicherweise andere Zeiten einstellen möchtest:

• 8. Dezember (Mariä Empfängnis)
• 25. Dezember (Christtag)
• 26. Dezember (Stefanitag)
• 31. Dezember (Silvester) – oft verkürzte Arbeitszeiten
• 1. Jänner (Neujahrstag) – fast immer geschlossen
• 6. Jänner (Heilige Drei Könige)
• Ostermontag
• Staatsfeiertag
• Christi Himmelfahrt
• Pfingstmontag
• Fronleichnam
• Mariä Himmelfahrt
• Nationalfeiertag
• Allerheiligen

Möchtest Du auch andere freie Tage berücksichtigen, wie einen Betriebsausflug oder zusätzliche Urlaubstage Deines Teams? Dann kannst Du die natürlich ebenfalls in Deinen Plan aufnehmen.

Check, check, Doppelcheck: teste Deine Einstellungen

Sobald Deine Öffnungszeiten und Ansagetexte angepasst sind, ist es sinnvoll:

• Deinen Anrufplan zu testen (rufe Dich selbst kurz zur richtigen Zeit an)
• Deine Kollegen zu fragen, ob ihr Benutzerstatus korrekt ist
• den Ansagetext abzuhören
• Deine Voicemail oder Rückrufoptionen zu prüfen

So vermeidest Du Last-Minute-Stress und stellst sicher, dass alles wie gewünscht funktioniert.

Schöne Feiertage, auch für Deine Kunden!

Gute Erreichbarkeit während der Feiertage bedeutet nicht, 24/7 bereitstehen zu müssen. Es geht darum, dass Kunden wissen, woran sie sind, dass Du professionell wirkst und dass Dein Team auch etwas Ruhe bekommt. Mit den Tools in Freedom stellst Du Deine Telefonie ganz einfach ein, egal, ob Du am 24. Dezember nur vormittags arbeitest, zwei Wochen geschlossen bist oder nur am 1. Januar frei hast.

Bereit für die Feiertage?

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