Privacy Statement – Voys – 2024

Über Voys

Voys GmbH (FN 629984y), Donau-City-Straße 7, 40. OG, 1220 Wien, (im Folgenden kurz „Voys“) ist ein registrierter Telekommunikationsanbieter. Voys und die mit ihm verbundenen Unternehmen bieten den Kunden elektronische (Tele-)Kommunikationsdienste an.

Diese Datenschutzerklärung erläutert Ihnen, wie Voys die Bedingungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gegenüber seinen Kunden erfüllt und welche Rolle Voys als Telekommunikationsanbieter dabei übernimmt.

Daten und Rollenverteilung

In der DSGVO sind verschiedene Rollen beschrieben. Im Rahmen der Dienstleistung von Voys sind vor allem die Rollen des Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters von Bedeutung. Um Sie so gut wie möglich zu informieren, erklären wir Ihnen, wie wir die unterschiedlichen Rollen wahrnehmen und um welche Daten es sich handelt.

Voys in der Rolle als Auftragsverarbeiter

Voys ist Auftragsverarbeiter von versendeten Daten. Unter versendeten Daten fallen die (Tele-)Kommunikationsgespräche: Dabei handelt es sich um die Telefongespräche, die Sie über die Telefonieplattform führen. Es sollte Ihnen klar sein, dass Sie als Kunde oder Kundin selbst für den Inhalt der Telefongespräche verantwortlich sind. Voys ermöglicht lediglich Ihr Gespräch über seine Dienstleistung und verarbeitet Daten ausschließlich im Rahmen der Auftragsverarbeitervereinbarung.

Voys in der Rolle als Verantwortlicher

Voys ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die keine von Voys versendeten Daten sind und die Voys benötigt, um seine Dienstleistungen erbringen zu können. Darunter fallen Verkehrs- und Rechnungsdaten.

Verkehrsdaten sind erforderlich, um das Gespräch oder die Kommunikation aufzubauen. Rechnungsdaten sind Daten, die auf der (Detail-)Rechnung stehen und/oder erforderlich sind, um diese Rechnung erstellen zu können.

Beispiele für Verkehrs- und Rechungsdaten sind:

• Daten, die für die Erstellung eines Angebots/einer Rechnung erforderlich sind,
• Daten, die erforderlich sind, um eine Supportanfrage zur Inanspruchnahme des Dienstes zu bearbeitn,
• Daten wie eine IP-Adresse oder Standortdaten, die für das Funktionieren des Dienstes und das Aufbauen eines Gesprächs (nicht das Gespräch selbst) erforderlich sind.

Es besteht kein gesetzliches Erfordernis zur Bereitstellung personenbezogener Daten. Soweit Sie uns die erforderlichen Verkehrs- und Rechnungsdaten nicht zur Verfügung stellen, können wir keinen Vertrag abschließen und unsere Dienstleistung nicht für Sie erbringen.

Grundlagen für die Datenverarbeitung durch Voys

Voys darf ausgehend von seiner Rolle als Verantwortlicher nur personenbezogene Daten verarbeiten, wenn hierfür ein Rechtsgrund vorliegt. Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten stützt sich Voys auf die folgenden Rechtsgründe aus der DSGVO:

• Vertragsabschluss und Vertragserfüllung (Art 9 Abs 1 lit b DSGVO)
  Dabei handelt es sich um die Notwendigkeit, den Dienstleistungsvertrag auszuführen, sowie darum, ein Angebot oder eine Rechnung erstellen zu können.
• Rechtliche Verpflichtung (Art 9 Abs 1 lit c DSGVO)
  Dabei handelt es sich um Verpflichtungen, die sich direkt aus dem Telekommunikationsgesetz, der Steuergesetzgebung und/oder gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ergeben.
• Berechtigtes Interesse (Art 9 Abs 1 lit f DSGVO)
  Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten, die Voys verarbeitet, um seine Dienste verbessern und/oder erweitern zu können, um Managementinformationen wiederzugeben, um strategisch auf dem Markt aufzutreten oder um Sie über Updates zu informieren.
• Einwilligung (Art 9 Abs 1 lit a DSGVO)
  Dabei handelt es sich um den Erhalt von Newslettern, wofür Sie Ihre Zustimmung erteilt haben. Wenn Sie die Dienste von Voys nutzen, können Sie Voys auch die Zustimmung erteilen, auf Ihre Kontaktliste zuzugreifen. Diese Informationen nutzen wir nur, um Ihre Kontaktliste darzustellen, und nicht auf eine andere Weise.

Schutz von personenbezogenen Daten

Ihre Privatsphäre ist uns äußerst wichtig und als solche werden Ihre Daten mit größter Sorgfalt behandelt. Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um Missbrauch, Verlust, unerlaubten Zugriff, unerwünschte Offenlegung und unbefugte Änderung Ihrer Daten zu verhindern. Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Daten bei uns nicht sicher genug sind oder wenn es Hinweise auf Datenmissbrauch gibt, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns.

Das macht Voys mit Ihren personenbezogenen Daten

Voys verarbeitet personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Produkte oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, wenn Sie diese in direktem Kontakt mit unserer Organisation zu Verfügung stellen, damit wir einen Vertrag oder eine Zahlung abwickeln, Nachrichten oder Warnungen versenden oder Sie direkt über (angeforderte) Informationen zu unseren Dienstleistungen kontaktieren können. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sein denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
Im Folgenden wird näher erläutert, zu welchen Zwecken Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

• Kunde
  Wenn Sie Kunde von Voys werden, benötigt Voys Ihre (Kontakt-)Daten als Unternehmen/Person, um Sie als Kunde in unseren Systemen zu erfassen (im Folgenden: Kundendaten). Dazu zählen beispielsweise Name und Anschrift, Kundennummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und finanzielle Angaben. Darüber hinaus kann Voys Bonitätsabfragen und Firmenbuchabfragen durchführen. Die Daten verwendet Voys auch zur Verbesserung seiner Dienste.
• Rechnungen
  Voys verwendet Kunden- und Verbrauchsdaten, um Rechnungen zu erstellen, zu versenden, und um dafür zu sorgen, dass diese bezahlt werden.
• Websites und Apps
  Voys stellt sein Angebot über seine Websites und Apps bereit, sodass Sie die Dienste von Voys nutzen, einiges selbst online regeln und mit Voys kommunizieren können. Dafür nutzt Voys Ihre Kunden- und Verbrauchsdaten. Über die Websites und Apps testet Voys auch seine Dienstleistung.
• Marketing
  Voys nutzt Kundendaten, um Sie über Marketingkanäle über bestehende und neue Dienste zu informieren. Voys kann Kundendaten nutzen, um Empfehlungen und Angebote so weit wie möglich an eine persönliche Situation anzupassen.
• Statistik
  Voys kann Kundendaten, Verbrauchs- und Rechnungsdaten verarbeiten, um seine Plattform und Dienste im Allgemeinen zu verbessern und/oder um im Allgemeinen (Markt-)Untersuchungen durchzuführen. Darüber hinaus kann Voys Kundendaten analysieren, um nützliche Erkenntnisse zu einem Account zu gewinnen. Statistische Analysen führt Voys nur mit Informationen durch, die nicht mehr auf eine Person zurückzuführen sind.
• Rechtliche Verpflichtung
  Auf Anforderung einer zuständigen Behörde und auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung ist es möglich, dass Voys personenbezogene Daten herausgeben muss.
• Supportanfragen
  Sie können sich über verschiedene Kommunikationskanäle mit Voys in Verbindung setzen. Damit wir Ihnen so gut wie möglich weiterhelfen können, verarbeitet Voys Kundendaten und den Inhalt der Anfrage oder Beschwerde.

• Phone permission: Damit ermöglichen Sie das Verwalten und Aufbauen von Telefongesprächen.
• Contact permissions: Damit können wir Ihre Kontakte in der App nutzen, um Ihnen das Durchsuchen, Anrufen und Verwalten dieser Kontakte zu ermöglichen. Ihre Kontakte und die Kontaktliste (contact list information) werden nur auf Ihrem Gerät genutzt und bleiben auf Ihrem Gerät.
• Record audio/microphone permissions: Sie erteilen die Zustimmung zu dieser Nutzung, damit Sie Telefongespräche führen können. „Während der Nutzung der App“ ist die richtige Einstellung für diese Berechtigungen.
• Bluetooth permission: Damit können wir eine Verbindung zu Peripheriegeräten wie Ihrem Headset oder Ihrer Freisprechanlage im Auto herstellen. Dies wird in Android als „Geräte in der Nähe zulassen“ oder „Nearby Sharing“ bezeichnet.
• Battery Optimization: Damit kann die App eingehende Gespräche empfangen.

Opt-in & Opt-out für kommerzielle Mitteilungen

Voys hat ein Opt-in-System für Nachrichten-Updates und nimmt Sie nur dann in unsere Datenbank für kommerzielle Mitteilungen auf, wenn Sie sich für diese registriert haben und Ihre E-Mail-Adresse für diese Art der Kommunikation angegeben haben. Wenn Sie von Voys keine Nachrichten-Updates und keine anderen unpersönlichen kommerziellen Mitteilungen mehr erhalten möchten, können Sie sich jederzeit abmelden. Sie können dieses über den in unseren kommerziellen Mitteilungen enthaltenen Opt-out-Link tun oder indem Sie uns über hello@voys.at kontaktieren.

IP-Adressen

Voys sammelt Informationen zum Besucherverhalten auf unserer Website. Wir verfolgen IP-Adressen, um Trends zu analysieren, Bewegungen unserer Website-Nutzer zu verfolgen und breite demografische Informationen zur Verbesserung unserer Website zu sammeln. IP-Adressen werden nicht mit persönlich identifizierbaren Informationen verknüpft.

Auftragsverarbeiter

Voys setzt Datenverarbeiter ein, um seine Dienste gut anbieten zu können. Dabei sind Devhouse Spindle B.V. als Entwickler und VoIPGRID B.V. als Zulieferer der Telefonieplattform die wichtigsten Auftragsverarbeiter. Voys sorgt dafür, dass bei den von Voys eingesetzten Auftragsverarbeitern dieselben Anforderungen an die Datensicherheit eingehalten werden. Die Liste mit den Verarbeitern ist auf Anfrage erhältlich. Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich Auftragsverarbeiter, welche in dieser Liste aufscheinen. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

Grenzüberschreitender Transfer

Ihre personenbezogenen Daten können in jedem Land gespeichert und verarbeitet werden, in dem wir Einrichtungen haben oder Dienstleister beauftragen. Dies kann auch außerhalb der Europäischen Union (und des EWR) erfolgen.  Im Anlassfall werden wir mitteilen, ob für das jeweilige Land ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission oder geeignete Garantien vorliegen und welche Möglichkeit bestehen, eine Kopie zu erhalten oder wo sie verfügbar sind.

Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es im Hinblick auf den/die Zweck(e), für den/die sie erhoben wurden, erforderlich und zulässig ist/sind. Dabei werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten. Nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder so anonymisiert, dass ein Zugriff auf Ihre Daten oder deren Verwendung nicht mehr möglich ist.

Datenschutzteam

Voys setzt sich aktiv dafür ein, Ihre Daten zu schützen. Voys verfügt daher über einen Datenschutzbeauftragten und über mehrere Security Officers.

Ihre personenbezogenen Daten einsehen, ändern oder löschen

Sie haben hinsichtlich der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten das Recht, Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung zu verlangen. Sie haben auch das Recht, eine allenfalls erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Voys zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird, oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen. Auch haben Sie das Recht, von uns die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen gespeichert haben.

Um Ihre Identität überprüfen zu können, bitten wir Sie, Ihren Antrag eine Kopie Ihres amtlichen Ausweises beizufügen. Bitte schwärzen Sie in dieser Kopie alle sensiblen persönlichen Daten, wie Ihre Passnummer, das Passfoto und die maschinenlesbare Zone. Sie können Ihre Anfrage an info@voys.at senden. Wir antworten so schnell wie möglich, jedoch in jedem Fall innerhalb von vier Wochen.

Wenn sich Ihre personenbezogenen Daten ändern oder wenn Sie unsere Dienstleistungen (teilweise) nicht mehr erhalten möchten, kontaktieren Sie uns bitte über oben genannte E-Mail-Adresse und wir aktualisieren oder entfernen Ihre personenbezogenen Daten.

Beschwerden

Wenn Sie sich über die Art, wie Voys mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht, oder über die Rechte bezüglich Ihrer Daten beschweren möchten, wenden Sie sich bitte an unser Datenschutzbeauftragen (siehe unten). Alternativ haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, beispielsweise bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Wenn Sie Fragen zu den Informationen über den Datenschutz und über personenbezogene Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte unter info@voys.at oder per Brief an:

Voys GmbH
z.Hd. Rechtsabteilung
Donau-City-Straße 7, 40. OG
1220 Wien
Österreich