Unverzichtbar für Deine Telefonzentrale: der Benutzer (mit smarten Funktionen!)

Der Benutzer: Bist Du Kunde bei Voys, dann hast Du mindestens einen davon. Du weißt sicher, dass Du Dich mit dem Benutzer in Deine Freedom Telefonzentrale einloggen kannst. Aber der Benutzer ist so viel mehr als das. Ein multifunktionales Tool, das aus unserer Sicht unverzichtbar ist, um die Erreichbarkeit Deines Unternehmens optimal einzurichten.

In diesem Blog erkläre ich Dir genau, wie Du den Benutzer optimal einsetzt.

Ein Login für alle Voys-Produkte

Der Benutzer ist nicht nur zum Einloggen in Freedom da, sondern in allen Voys-Produkten. Super praktisch: Mit einem einzigen Login nutzt Du die Voys App, das Voys Webphone und das Browser-Plugin.

Arbeitest Du mit mehreren Kollegen? Einen Benutzer hinzuzufügen ist ein Kinderspiel. Gut zu wissen: Jedem Benutzer weist Du bestimmte Rechte zu. So kann nicht jeder Kollege einfach alles in der Zentrale erledigen, zum Beispiel neue (kostenpflichtige) Dienste anlegen oder Änderungen an der Telefonzentrale vornehmen.

Den Benutzer mit Deinen Geräten verknüpfen

Um den Benutzer optimal zu nutzen, verknüpfst Du alle Deine Geräte mit Deinem Benutzerkonto. Das klingt zunächst vielleicht nicht besonders spannend, aber der Schein trügt. Durch das Koppeln der Geräte mit Deinem Benutzer richtest Du Deine Zentrale gerade besonders smart und komfortabel ein.

Jeder Kollege ein eigener Benutzer: alle optimal erreichbar

Wenn Du den Benutzer personenbezogen einsetzen möchtest, benötigt jeder Kollege ein eigenes Benutzerkonto. An diesen Benutzer koppelst Du die Geräte, die Deine Kollegen nutzen, zum Beispiel die Voys App, das Voys Webphone, das Tischtelefon und/oder die mobile (private) Telefonnummer der Kollegen.

Und jetzt kommt der entscheidende Punkt: Als Benutzer bestimmst Du selbst, ob und wenn ja, auf welchem Gerät Du erreichbar bist. Dafür musst Du Dich nicht in die Telefonzentrale einloggen. Du schaltest Deine Erreichbarkeit superschnell über zum Beispiel die App oder das Webphone um. Es kommt ganz darauf an, worüber Du erreichbar sein möchtest (oder eben nicht).

Zur Klarstellung: Du kannst die Erreichbarkeit nur zwischen den Geräten wechseln, die mit dem Benutzer verknüpft sind.

Voys Pulse: Einblick in den Erreichbarkeitsstatus Deiner Kollegen

Hast Du den personenbezogen Benutzer in Deiner Telefonzentrale eingerichtet? Dann siehst Du in einer Übersicht die Verfügbarkeit all Deiner Kollegen. Du erkennst sofort, ob jemand verfügbar ist, telefoniert oder gerade keine Zeit hat, Anrufe anzunehmen. Diese Übersicht findest Du bereits in der App und im Webphone. Bald wird sie auch in Freedom verfügbar sein.

Ein solch klarer Überblick darüber, wer online ist, ist enorm praktisch. Möchte jemand am Telefon zu einem bestimmten Kollegen weiterverbunden werden, siehst Du sofort, ob diese Person verfügbar ist. Auf Basis dieser Information entscheidest Du ganz einfach, ob Du zum Beispiel vorübergehend zusätzliche Kollegen zu einer Anrufgruppe hinzufügst oder sie daraus entfernst.

Schnelleres Weiterverbinden, das Hoch- oder Runterskalieren verfügbarer Kollegen oder dem Anrufer mitteilen, dass die gewünschte Person gerade nicht erreichbar ist: Diese Einblicke geben Dir jederzeit die Möglichkeit, die Anzahl der Benutzer direkt anzupassen, zu jeder Tageszeit.

Wir ersparen Dir weitere Beispiele (wir sind sehr begeistert und das kannst Du uns nicht übel nehmen!), aber merke Dir einfach das: Mit Voys Pulse musst Du nie wieder prüfen, ob und auf welchem Gerät Deine Kollegen erreichbar sind. Das erledigt Voys Pulse für Dich!

Eine interne Telefonnummer für alle Geräte

Seien wir ehrlich: All diese einzelnen internen Telefonnummern in Deiner Organisation sind einfach nicht machbar. Das fanden wir auch. Der Benutzer löst dieses Problem für Dich. Jeder Benutzer hat eine einzige interne Telefonnummer. Möchtest Du einen Kollegen erreichen? Dann wählst Du einfach die Benutzernummer. Der Anruf landet dann auf dem Gerät, auf dem die Erreichbarkeit eingestellt ist.

Nie wieder das Bürotelefon Deiner Kollegen anrufen, während sie zu Hause über ihr Webphone erreichbar sind. Jeder Anruf kommt direkt am richtigen Ort an.

Haben all Deine Kollegen ein Tischtelefon, eine App, ein Webphone und zusätzlich noch eine Mobilnummer? Dann hattest Du bald schnell eine lange Liste interner Nummern. Jetzt behältst Du den Überblick, denn all diese Geräte lassen sich einem Benutzer zuordnen und diesem Benutzer ist genau eine interne Nummer zugewiesen.

Deinen Benutzer in der Zentrale einsetzen

Möchtest Du den Benutzer optimal in Deiner Zentrale einsetzen? Dann vergiss nicht, in der Zentrale den Benutzer auszuwählen und nicht die einzelnen Geräte (VoIP-Accounts). Denk dabei zum Beispiel an Deinen Anrufplan oder Deine Anrufgruppe.

Vielleicht noch gut zu wissen: Die internen Nummern einzelner Geräte sind mit VoIP-Accounts verknüpft. Ein VoIP-Account sorgt dafür, dass Dein Gerät funktioniert. Es handelt sich um eine eindeutige Registrierung für genau dieses Gerät. Du kannst es mit einer SIM-Karte für ein Mobiltelefon vergleichen. Ohne SIM gibt es kein Mobilfunknetz. Genauso funktioniert es mit einem (VoIP-)Gerät. Jedes Gerät benötigt eine eigene Registrierung. Mit dem VoIP-Account ist die interne Nummer des Geräts verknüpft.

Möchtest Du mehr über den (die Funktionsweise des) Benutzers erfahren? Dann wirf unbedingt einen Blick auf unsere Hilfeseite.

Fragen oder Feedback?

Wir entwickeln unsere Produkte am liebsten gemeinsam mit unseren Kunden. Hast Du selbst eine gute Idee? Läufst Du irgendwo gegen ein Problem? Oder hast Du etwas entdeckt, das viel schöner oder besser sein könnte? Super, wir sind gespannt. Wir freuen uns auf Deinen Anruf (oder Deine Nachricht)!