Wenn es schnell gehen soll

Melden Sie sich mit den Anmeldedaten aus unsere Bestätigungsmail bei freedom.voys.de an. Bei der ersten Anmeldung leitet unser Assistent Sie durch die folgenden Schritte:

Passwort ändernn – Geben Sie Ihr altes Passwort ein und dann ein neues, eigenes Passwort

Unternehmensdaten – Überprüfen Sie die Angaben. Sollte sich ein Fehler bei Ihrer Adresse oder Ihren Bankdaten eingeschlichen haben, nutzen Sie diese Seite, um Änderungen durchzugeben. Alle anderen Änderungen können Sie selbst durchführen. Tragen Sie, wenn möglich, Ihre USt-ID ein und ändern Sie die E-Mail-Adresse, an die die Rechnung gesendet werden soll.

Datenschutzeinstellung – Lesen Sie die Hinweise zum Speichern und Anonymisieren von Gesprächsdaten unter Datenschutzeinstellung. Geben Sie dann an, wie lange wir Ihre Gesprächsdaten aufbewahren sollen.

Unsere Telefonzentrale bietet Ihnen viele Funktionen um Ihre Erreichbarkeit perfekt auf die Bedürfnisse Ihre Unternehmens abzustimmen. Eine wichtige Funktion ist Öffnungszeiten. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zeitliche Regeln aufzustellen. Z. B. Ihre Öffnungszeiten.

Automatisch ist bereits ein Anrufplan für Ihre Rufnummer hinterlegt worden, hierbei haben wir auch ein Muster eines Anrufplans hinterlegt, mit den Öffnungszeiten Montag bis Freitag von 8 – 18 Uhr.

Passen Sie jetzt Ihre Öffnungszeiten an:

• Klicken Sie auf der Menüleiste auf Admin
• Wählen Sie Öffnungzeiten Basis
• Klicken Sie auf das Muster Werktage + Feiertage (Weihnachten und Neujahrstag)
• Vergeben Sie ggf. einen neuen Namen mit einer eindeutigen Beschreibung
• Passen Sie nun Ihre Öffnungszeiten an, indem Sie bei den zutreffenden Tagen die Schieber auf grün setzen und bei den Zeiten die Beginn- und Endzeiten anpassen.
• Klicken Sie auf Nächster Schritt und klicken Sie hier alle Feiertage an, an denen Sie nicht erreichbar sind. Diese Funktion ist sehr praktisch, da sich das Datum der Feiertage automatisch anpasst.

Fehlt ein Feiertag? Dann senden Sie uns gerne eine E-Mail mit den genauen Angaben.

Sie haben Öffnungszeiten | Basic zu Ihrem Anrufplan hinzugefügt. Damit sind die regulären Öffnungszeiten und die nationalen Feiertage abgedeckt. Nun möchten Sie Feiertage, einen Sommerplan oder andere spezielle Tage hinzufügen. Dafür können Sie die Funktion Öffnungszeiten Erweitert verwenden.

Wir haben bereits eine Voicemail für Sie eingerichtet und hierfür einen Standardtext verwendet. Eine individuelle Nachricht von Ihnen, mit relevanten Informationen für Ihre Anrufer, können Sie schnell und einfach hinzufügen. Übrigens ist die Anzahl der Voicemails nicht begrenzt, daher können Sie für jeden Anlass und jeden Kollegen eine passende Nachricht hinterlegen.

• Klicken Sie auf der Menüleiste auf Admin
• Wählen Sie Voicemail
• Klicken Sie auf Hinzufügen
• Vergeben Sie einen Namen (z. B. Außerhalb der Öffnungszeiten)
• Optional können Sie im nächsten Feld eine Beschreibung hinzufügen
• Hinterlegen Sie bei E-Mail-Adressen eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die die Sprachnachricht bekommen sollen. Trennen Sie einzelne E-Mail-Adressen mit einem Komma
• Art der Begrüßungsnachricht bestimmt die Nachricht, die Ihr Anrufer hört – Keine: nur einen Piepton, Standard: Standardbenachrichtigung aus unserem Bestand, Custom: Ihre persönliche Nachricht
  • Keine: Haben Sie sich für den Piepton entschieden, haben Sie die Voicemail eingerichtet und können über den Button Speichern speichern.
  • Standard: Wählen Sie im Drop-Down die gewünschte Nachricht aus und schließen Sie die Einrichtung mit dem Button Save ab.
  • Custom: Haben Sie die personalisierte Ansage gewählt, sehen Sie ein Drop-Down-Feld Angepasste Nachricht wählen Sie hier Fügen Sie eine Audiodatei hinzu… es erscheint nun im unteren Bereich das Feld Datei.
  • Wählen Sie nun, ob Sie eine bestehende Datei hochladen oder eine neue Datei aufnehmen möchten
  • Laden Sie eine vorhandene Audiodatei hoch – Wählen Sie unter Datei auswählen die entsprechende Datei aus
  • Nehmen Sie ein neues Audio auf  klicken Sie auf Start aufnehmen und sprechen Sie Ihre Ansage ein
• Möchten Sie auch eine E-Mail bekommen, falls ein Kunde keine Nachricht eingesprochen hat, aktivieren Sie das Häkchen bei Versende E-Mail, wenn keine Nachricht
• Sind Sie zufrieden, klicken Sie auf Save und schließen Sie die Einstellung ab.

Damit Sie Ihre neue Telefonnummer direkt nutzen können, laden Sie die Voys-App herunter (App-Store) oder verwenden das Webphone. Das Webphone finden Sie auf webphone.voys.de. Die Anmeldedaten sind überall gleich, also o. g. Anmeldedaten.  Mehr Informationen finden Sie in unserem Supportbereich auf unserer Website.

Telefonieren Sie lieber mit einem Tischtelefon? Das ist auch mit einem IP-fähigen Telefon möglich. Wir bieten Ihnen verschiedene Hardware an, die Sie direkt bei uns bestellen können. Diese wird vorinstalliert an Sie versendet, sodass Sie nur noch den Stecker in die Dose stecken müssen und direkt los telefonieren können.

Fügen Sie eine externe Mobil- oder Festnetznummer hinzu, um diese in Ihre Erreichbarkeit zu integrieren.

• Melden Sie sich an auf Freedom.
• Gehen Sie zu ‚Admin‘ im Hauptmenü.
• Klicken Sie auf ‚Rufumleitung‘.
• Fügen Sie eine neue Nummer hinzu, indem Sie auf ‘Hinzufügen’ klicken
• Unter Telefonnummer fügen Sie die neue Telefonnummer hinzu (mit Landesvorwahl, z. B. +49)
• Bei Beschreibung können Sie eine Beschreibung hinzufügen
• Wählen Sie unter Weiterleitung der Caller ID, welche Information an die neue Rufnummer übermittelt werden soll, wählen Sie zwischen Nummer des Anrufers, Angerufene Nummer oder Unterdrückt.
• Drücken Sie auf Speichern

Bitte beachten:

• Bei der Weiterleitung von Anrufen an eine externe Rufnummer müssen Sie Weiterleitungskosten bezahlen. Wir berechnen die gleichen Tarife wie für ausgehende Gespräche. Diese werden sekundengenau abgerechnet und nicht auf die nächste Minute aufgerundet. Diese Kosten fallen im Rahmen der Flat-Rate natürlich nicht an
• Sie können mehrere Weiterleitungsnummern in einer ‚Anrufgruppe‘ zusammenfassen, sodass sie bei einem eingehenden Anruf alle gleichzeitig klingeln.

Fügen Sie weitere Nutzer hinzu.

• Melden Sie sich an auf Freedom.
• Gehen Sie zu ‚Admin‘ im Hauptmenü.
• Klicken Sie auf ‚Nutzer‘.
• Fügen Sie eine neue Nummer hinzu, indem Sie auf ‘Hinzufügen’ klicken
• Füllen Sie die Felder aus. Mit der E-Mail-Adresse loggen Sie sich später ein und Ihr Passwort wird hierher geschickt
• Bei Beschreibung können Sie eine Beschreibung hinzufügen
• Wählen Sie unter Mitglied von Berechtigungsgruppen, welche Rechte der neue Nutzer haben soll, wählen Sie zwischen Admin (Kann bearbeiten, löschen und hinzufügen.), Kontoverwaltung (Kann bearbeiten und löschen, aber nicht hinzufügen.) oder Gesprächsdetails (Kann die CDR-Liste anzeigen.) und Endnutzer (Kann die Verfügbarkeit bearbeiten)
• Bestätigen Sie die Angaben mit dem Button Erstelle Nutzer
• Bei Eingehende Anrufe können Sie die Erreichbarkeit einstellen, ist der Nutzer auf der App, dem Webphone oder einem IP-Phone erreichbar? Diese Einstellungen können jederzeit angepasst werden.

Weiter Einstellungsmöglichkeiten finden Sie hier.

Möchten Sie, dass bei einem eingehenden Anruf mehrere Endziele erreicht werden (z. B., dass das Telefon bei zwei Mitarbeitern klingelt), dann richten Sie eine Anrufgruppe (Callgroup) ein.

• Melden Sie sich bei Freedom an.
• Gehen Sie zu Admin im Hauptmenü.
• Klicken Sie auf ‚Anrufgruppe‚
• Wählen Sie Hinzufügen.
• Bestätigen Sie eine interne Nummer (Erweiterung): Die interne Nummer ist eine dreistellige Nummer, die später als Rufnummer für die ‚Call group‘ genutzt wird. Zum Beispiel: 401.
• Benennen Sie die Beschreibung der Gruppe: Hier können Sie der ‚Call group‘ einen Namen geben, z. B.: „Handy von allen“ oder „Vertriebsteam“.
• Wählen Sie eine Anrufmethode: Voreingestellt ist „Smart Rufreihenfolge“, bei externen Anrufen klingeln die Ziele in einer intelligenten Reihenfolge. Bei internen Anrufen an die Anrufgruppe klingeln alle Ziele gleichzeitig, erfahren Sie hier mehr. „Alle gleichzeitig“ alle erreichbaren Telefone klingeln gleichzeitig. Wenn Sie “ Zufällige Reihenfolge des Klingelns“ wählen, wird die eingestellte Klingelzeit auf alle Telefone in der ‚Call group‘ aufgeteilt. Das bedeutet, wenn für eine ‚Call group‘ mit 5 Telefonen eine Klingelzeit von 20 Sekunden festgesetzt wurde, klingelt jedes Telefon 4 Sekunden lang. Die Reihenfolge, in der die Telefone klingeln, ist zufällig.
•  Ignoriere Rufumleitungen: Wenn Sie dies markieren, wird eine auf dem einzelnen VoIP-Telefon eingestellte Anrufweiterleitung ignoriert. In diesem Fall wird der Anruf nur an das eigentliche Ziel weitergeleitet, das in der ‚Call group‘ festgelegt ist. Wenn das Kontrollkästchen „Ignore call forwarding“ nicht aktiviert ist und für ein VoIP-Telefon eine Rufumleitung eingerichtet ist, wird der Anruf auch weitergeleitet.
• Art der Anrufbestätigung: Dies wird auch als Anrufvalidierung bezeichnet. Wenn dies aktiviert ist, werden Sie bei jedem eingehenden Anruf eines externen Telefonats gebeten, den Anruf zu bestätigen. Sie hören die Ansage „Drücken Sie 1, um diesen Anruf anzunehmen.“ Sie stellen dadurch sicher, dass bei einer Weiterleitung an ein Mobiltelefon die Voicemail des Mobilfunkanbieters den Anruf nicht entgegennehmen kann. Wir empfehlen Ihnen, diese Funktion einzuschalten, wenn Sie Mobilfunknummern in einer ‚Call group‘ haben. Diese Funktion funktioniert nicht in Verbindung mit VoIP-Telefonen.
• Destinations: Hier können Sie angeben, welche Ziele Sie in Ihrer ‚Call group‘ haben möchten. Dies kann eine Kombination aus ‚Nutzern‘, Mobilfunknummern und Festnetznummern sein.

Im Anrufplan legen Sie fest, was passiert, wenn Ihre Festnetznummer angerufen wird. Wir haben Ihnen einen Standard-Anrufplan erstellt, damit Ihre Rufnummer erreichbar ist.

Sie finden den Anrufplan in unserer Freedom Umgebung. Hier legen Sie fest, was mit Ihrem eingehenden Anruf geschehen soll. Ist kein Anrufplan hinterlegt, sind Sie nicht erreichbar.

Ein kleiner Tipp vorab, damit Sie ohne Risiko Ihre Erreichbarkeit verändern können, legen Sie erst eine Vorlage an und stellen Sie sie erst „live“, wenn sie Ihren Wünschen entspricht.

• Log-in auf Freedom.
• Gehe zu ‚Anrufplanerweiterung‘ im Hauptmenü.
• Klicken Sie auf ‚Hinzufügen‘, um einen neuen ‚Anrufplan‘ zu erstellen.
• Wählen Sie eine Vorlagennummer und entscheiden Sie, ob Sie einen neuen Plan erstellen wollen oder eine Kopie eines bestehenden ‚Anrufplan‘ bearbeiten möchten.

Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von einem einzelnen Anrufplan – Schritte

• Wir empfehlen im ersten Schritt Ihres ‚Anrufplans‘ das Modul ‚Öffnungzeiten‘ einzusetzen, Wählen Sie hierfür im Pulldown-Menü ‚Öffnungszeiten‘ und im folgenden Pulldown-Menü Ihr angelegtes Modul aus, klicken Sie auf Speichern
• Geben Sie im folgenden Pulldown-Menü an, was Sie einrichten möchten; wählen Sie z. B. ‚User‘ oder eine ‚Anrufgruppe’*.
• Wählen Sie in derselben Reihe im zweiten Pulldown-Menü aus, welcher ‚User‘ oder welche ‚Anrufgruppe‚* angerufen werden sollen.
• Bestimmen Sie die Länge der Klingelzeit (Symbol Hörer).
• Klicken Sie auf das Pluszeichen auf der linken Seite, um einen zusätzlichen Schritt (Schritt hinzufügen) hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite, um einen Schritt zu bearbeiten (Ändern) zu verschieben oder zu löschen (löschen).
• Wenn Sie eine Message eingefügt haben, sehen Sie das Wiedergabesymbol auf der rechten Seite. Klicken Sie es an und die Message wird abgespielt.
• Sind im Anrufplan die Schritte ‚Öffnungszeiten‘ oder ‚Anrufgruppe‘ hinterlegt, erscheint am rechten Rand das Dreiecksymbol . Durch Anklicken öffnet sich eine Zeile mit Informationen.
• Klicken Sie auf der rechten Seite auf Speichern, um den neuen Schritt abzuschließen.

Tipps

• Ein Anrufer sollte nicht länger als 30 Sekunden warten müssen, bevor jemand das Telefon abnimmt.
• Die Weiterleitung eines Anrufs auf eine externe Nummer nimmt etwas Zeit in Anspruch. So dauert die Umschaltung auf eine Mobilfunknummer etwa 5 Sekunden, die Umschaltung auf eine Festnetznummer etwa 2 Sekunden. Bitte berücksichtigen Sie das in Ihrem Anrufplan.
• Wenn ein VoIP-account nicht verfügbar ist oder auf DND (Do not Disturb) eingestellt ist, geht der Anrufplan automatisch zum nächsten Schritt des Plans über. Wenn das entsprechende Konto in einer Anrufgruppe* ist, wird der Anruf an die anderen Teilnehmer der Gruppe geleitet

Mehr über Anrufpläne finden Sie hier.