5 clevere Wege, Anruf-Transkriptionen zu nutzen

Anruf-Transkriptionen: Eine Funktion, von der Du vielleicht noch nicht wusstest, dass Du sie brauchst, die aber überraschend viel Mehrwert liefert. Wie zu erwarten, ermöglichen Anruf-Transkriptionen einen schnellen Überblick über die Inhalte eines Telefonats. Aber wusstest Du, dass diese Funktion auch Deine KI-Tools intelligenter macht, Deine Kundenerkenntnisse vertieft und sogar Dein eigenes Gedächtnis unterstützt?

In diesem Beitrag stellen wir Dir fünf kreative und datenschutzfreundliche Wege zur Nutzung von Anruf-Transkriptionen vor. Lass Dich inspirieren und entdecke, was diese Funktion für Dein Unternehmen leisten kann.

1. Nutze Deine Voicemail als Notizbuch

Du bekommst unterwegs eine Idee? Etwas, das Du auf keinen Fall vergessen möchtest? Rufe Deine eigene Voicemail an, sprich Deine Gedanken auf und überlasse unserem Transkriptions-Tool den Rest. In wenigen Augenblicken liegt Deine Idee schriftlich in Deinem Posteingang. Ideal (und sicher!), wenn Du oft im Auto unterwegs bist oder beim Spazierengehen plötzlich eine Idee hast. Bonus: Telefonieren ist in der Regel nahtlos in Fahrzeugsysteme integriert, sodass Du Deine Gedanken sicher und schnell „parken” kannst (anstatt Dein Auto).

2. Mach Deinen Chatbot und Deine KI-tools intelligenter

Telefonate zwischen Deinen Kollegen und Kunden sind eine Goldgrube für Fragen und Antworten. Wenn Du diese Transkripte sammelst und für das Training Deines Chatbots oder anderer KI-Systeme verwendest, lernen diese:

• echte Kundenfragen zu erkennen;
• relevante und kontextbezogene Antworten auf der Grundlage früherer Interaktionen zu geben
• den bevorzugten Kommunikationsstil Deines Unternehmens zu übernehmen
• Häufig gestellte Fragen, Stimmungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren

So wird Deine KI mehr als ein generisches System, sie wird zu einem hilfreichen Assistenten, der versteht, wie Deine Kunden denken, wie man ihnen am besten helfen kann und wie man in der Sprache Deines Unternehmens kommuniziert.

3. Lass einen KI-Coach Deine Anrufe überprüfen

Möchtest Du Deinem Team helfen, seine Telefon-Skills zu verbessern? Dann ist ein KI-Coach auf Basis von Anrufprotokollen ein leistungsstarkes Tool. Trainiere den Agenten mit dem Tonfall und dem bevorzugten Vokabular Deines Unternehmens und lass ihn Feedback zu den Gesprächen Deines Teams geben.

KI-Agenten können in der Regel kein Feedback zu Audiodateien geben, aber sie sind hervorragend darin, schriftliche Texte wie Transkripte zu analysieren. So kannst Du neue Mitarbeiter in Bereichen wie Struktur, Wortwahl und Kundenorientierung coachen, ohne live zuzuhören.

Hinweis: Du weißt wahrscheinlich, dass Du Deine Kunden darüber informieren musst, dass Du Gespräche zu Trainingszwecken verwendest. Wenn Du die Transkripte auch für das Coaching verwenden möchtest, müssen auch die betroffenen Kollegen darüber informiert werden.

4. Automatisiere Meeting-Notizen und Zusammenfassungen

Ja, wirklich: Du kannst auch interne Meetings aufzeichnen und über unsere Plattform transkribieren lassen. Denk an Deinen Sales-Call am Montagmorgen oder eine Brainstorming-Sitzung mit Deinem Projektteam. Mit der Anruf-Transkription erhälst Du:

• Meeting-Notizen, ohne dass jemand mitschreiben muss
• einen klaren Überblick darüber, wer was gesagt hat (Anrufer und Angerufene), präziser als mit Tools wie Google Recorder
• leicht teilbare Erkenntnisse, bei voller Wahrung der Privatsphäre

Besonders praktisch, wenn Du viele internationale Anrufe hast: Das Transkriptions-Tool verarbeitet jede Sprache.

5. Automatisierte Analyse und Integration externer Tools

Möchtest Du noch mehr aus Deinen Transkripten herausholen? Mit unserer Call Recording Transcription API kannst Du Gesprächsprotokolle automatisch in andere Systeme übertragen, über Zapier oder eine direkte Integration. Ideal für Tools, die:

• Texte zusammenfassen
• Stimmungen messen
• Gesprächsdaten analysieren

So erhältst Du Einblicke in die Kundenzufriedenheit, häufig gestellte Fragen oder sogar Upselling-Möglichkeiten. Du kannst Transkripte auch für A/B-Tests verschiedener Tonfälle (insbesondere bei der Transkription von Voicemails) oder zur Verbesserung Deines Customer Health Score auf der Grundlage von Gesprächsinhalten verwenden. Diese Erkenntnisse können Dir direkt dabei helfen, Deinen Service zu verbessern oder Produkte intuitiver zu gestalten.

Du hast keine Zeit, kein Fachwissen oder keine Lust, dies selbst zu entwickeln? Dann ist es gut zu wissen, dass Funktionen wie die Zusammenfassung von Anrufen und die Analyse der Stimmung von Gesprächen bald zum Produkt hinzugefügt werden, und zwar ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Dich.

Klingt gut, aber wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Du musst Dir keine Sorgen darüber machen, wie Deine Transkripte behandelt werden. Voys hat diese Funktion datenschutzkonform entwickelt und implementiert. Wir transkribieren Anrufe auf unserer eigenen Infrastruktur in Europa in Übereinstimmung mit den europäischen Datenschutzgesetzen, verwenden Open-Source-Modelle und trainieren keine externen KI-Systeme mit Deinen Daten.

Möchtest Du wissen, wie das funktioniert und welche Gesetze und Vorschriften Du beachten musst? Besuche unsere Hilfeseite.

So starten Sie

Bist Du Kunde von Voys? Dann finde die Anruf-Transkriptionen in Freedom. Aktiviere einfach, was Du nutzen möchtest: Voicemail-Transkription, Anruf-Transkriptionen oder beides.

Noch kein Kunde? Melde Dich einfach an und stärke noch heute Deine Kundenbeziehungen.

Gut zu wissen: Die Funktion ist während der Beta-Phase kostenlos. Wir informieren Dich rechtzeitig, wenn diese Phase endet und die Funktion kostenpflichtig wird.