Die perfekte Telefonanlage für Dein Unternehmen einrichten

Eine intelligent eingerichtete Telefonanlage bringt Dir viel mehr als nur gute Erreichbarkeit. Zufriedenere Kunden, ein höheres Serviceniveau und tiefe Einblicke in Deine Geschäftsprozesse sind nur einige der Vorteile einer gut funktionierenden Telefonanlage für Dein KMU. Neugierig, wie Du das angehst? Wir haben unsere Tipps & Tricks für die beste VoIP-Telefonanlage für KMU für Dich zusammengestellt.

Die besten Telefonanlagen-Tipps & -Tricks für KMU

• Deine Telefonanlage beginnt mit der Entscheidung für VoIP
• Erfasse Deine Kommunikationswünsche
• Integriere Deine Telefonanlage mit Deinem CRM
• Richte Deine Telefonanlage benutzerfreundlich ein
• Investiere in die richtige Hardware für Deine Telefonanlage
• Sorge für eine perfekte Internetverbindung für Deine Telefonanlage
• Wähle die Features, die flexibles Arbeiten unterstützen
• Mache hybrides und Remote-Arbeiten einfacher
• Unterstütze den persönlichen Kundenkontakt in Deiner Telefonanlage
• Gewinne mehr Einblick in Deine Geschäftsprozesse
• Richte intelligente Warteschlangen ein

Deine Telefonanlage beginnt mit der Entscheidung für VoIP

Für uns ist es ein Kinderspiel: Die Entscheidung für VoiP-Telefonie ist bei Weitem die smarteste Lösung für KMU. VoIP ist kostengünstig, vor allem, weil Du keine physische Telefonanlage mehr brauchst. Außerdem ist VoIP skalierbar, flexibel und lässt sich leicht mit anderen Geschäftssystemen wie Deinem CRM integrieren. Und, was sehr wichtig ist: Du hast praktisch unbegrenzte Kapazitäten, sodass Deine Telefonanlage einfach mit Deinem KMU mitwächst.

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Erfasse Deine Kommunikationswünsche

Mit VoIP-Telefonie sind die Möglichkeiten für Deine Telefonanlage nahezu unbegrenzt. Aber Hand aufs Herz: Du brauchst nicht alles, was möglich ist. Außerdem sind die Anforderungen je nach Branche sehr unterschiedlich: Ein Webshop hat andere Wünsche und Anforderungen als eine Arztpraxis.

Achte daher bei der Auswahl Deiner VoIP-Telefonanlage genau auf die Optionen für Deine Branche. Wenn eine Telefonanlage bestimmte, für Dich entscheidende Funktionen nicht bietet, ist sie nicht die beste Lösung für Dich. Auch wenn andere Kunden damit sehr zufrieden sind.

Wenn Du Deine Anforderungen definiert hast, gibt es noch einige weitere Faktoren, die Du berücksichtigen solltest. Für eine optimale Kommunikation über Deine KMU-Telefonanlage solltest du Folgendes berücksichtigen:

• Anzahl der Kollegen, die die Telefonanlage nutzen
  
• Möglichkeiten für hybrides oder Remote-Arbeiten
  
• Skalierbarkeit bei Wachstum von Kunden oder Team
  
• Integrationen mit Deinen wichtigsten Systemen, z. B. CRM

Integriere Deine Telefonanlage mit Deinem CRM

Mit ein paar Mausklicks arbeiten Deine VoIP-Telefonanlage und Dein CRM reibungslos zusammen. Das ist superpraktisch, denn Du hilfst Deinen Kunden noch besser, wenn Dir sofort alle Daten zur Verfügung stehen. Du weißt ganz genau, was wann und von wem gesagt wurde. Ohne separate Systeme zu starten oder zu durchsuchen. Das Nachfragen nach Namen oder Kundennummern gehört damit endgültig der Vergangenheit an.

Wir wollen nicht prahlen (okay, vielleicht ein bisschen): Voys integriert sich mit mehr als 80 CRMs. Von HubSpot bis Exact Online bis hin zu Teamleader und mindestens 77 weiteren.

Richte Deine Telefonanlage benutzerfreundlich ein

Es gibt sie in jedem Unternehmen: die eine clevere Person, die „mal eben“ die Telefonanlage einrichtet und sich dabei ein bisschen zu sehr für alle Knöpfe, Einstellungen und Möglichkeiten begeistert. Sodass man danach nichts mehr davon verstehen kann.

Eine VoIP-Telefonanlage mit gutem Support auszuwählen, schadet nie. Wenn Du aber vor allem auf Benutzerfreundlichkeit setzt, machst Du Dir die Einrichtung deutlich einfacher. So kannst Du kaum etwas kaputt machen, und Fehler lassen sich schnell beheben.

Besonders hilfreich: wenn jeder Kollege seinen eigenen Anrufplan erstellen kann. So bist Du für Kunden immer erreichbar. Ein solcher Anrufplan zeigt übersichtlich, wann Du verfügbar bist, unter welcher Nummer Du erreichbar bist und was zu tun ist, wenn Du nicht abheben kannst.

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Investiere in die richtige Hardware für Deine Telefonanlage

Mit VoIP brauchst Du keine separate Telefonanlage für kleine und mittlere Unternehmen, doch hochwertige Hardware zu haben ist wichtig, um die Erreichbarkeit Deines Unternehmens sicherzustellen.

Investiere in gute Tischtelefone und passende Headsets, damit Du Deine Telefonanlage optimal nutzen kannst. Bei Voys bieten wir neben dem Telefonieren über das Tischtelefon auch die App und das Webphone an.

Ein gutes Tischtelefon hat eine hohe Audioqualität, unterstützt einen SIP-Trunk und bietet die Möglichkeit, die Verbindung zu sichern. Praktisch ist es, wenn das Gerät über einen Bildschirm verfügt, damit Du als Empfänger alle Anrufinformationen auch auf Deinem Gerät erhältst.

Auch bei einem guten Headset gilt: Audioqualität steht an erster Stelle, sie entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg eines Gesprächs. Ebenso wichtig ist ein gutes Mikrofon. Prüfe, ob Dein Headset gut mit Deiner übrigen Soft- und Hardware zusammenspielt. Auch der Komfort zählt: Telefonieren ist angenehmer, wenn das Headset bequem sitzt, gerade bei längerer Nutzung.

Praktischer Tipp von uns: Mit der Voys-Funktion „Call Control“ nimmst Du Anrufe über Dein Headset an, wenn Du mit dem Webphone telefonierst. Das erspart Dir eine Menge Mausklicks am Tag.

Wir empfehlen diese Desktop-Geräte für Dein KMU

Für eine Geräteempfehlung haben wir unseren Kollegen Ritske gefragt: „Für Festnetztelefone empfehle ich die Yealink-T-Serie. Die Geräte haben alle HD-Sound , sodass Du Deine Kunden also immer klar verstehst. Außerdem bieten sie Noise-Filtering (Geräuschfilterung) an, perfekt fürs Arbeiten in einem offenen Büro.“ Lieber ein DECT-Telefon? Auch hier empfiehlt Ritske Geräte von Yealink.

Wir empfehlen diese Headsets für Dein KMU

Auch zur Headset-Wahl hat Ritske einen Tipp: „Für Tischtelefone ist die Yealink WH-Serie ideal, weil sie Noise-Cancelling (Geräuschunterdrückung) anbietet. So telefonierst Du bequem, auch in lebhaften und lauten Umgebungen, wo vielleicht auch andere Kollegen am Telefonieren sind. Nutzt Du gern das Webphone und die App? Dann ist das EPOS Impact 1061 die beste Wahl für Dich. Damit kannst Du außerdem unsere Funktion Call Control fürs Webphone nutzen.“

Hier findest Du eine komplette Übersicht über alle empfohlenen Hardware-Optionen für Deine Telefonanlage, mit Gegenüberstellung zum Vergleich verschiedener Tischtelefone, DECT-Geräte und Headsets.

Sorge für eine perfekte Internetverbindung für Deine Telefonanlage

Klingt banal, ist aber entscheidend: Ohne gute Internetverbindung ist Deine VoIP-Telefonanlage nicht erreichbar. Wusstest Du, dass Du selbst viel dafür tun kannst, Deine Verbindung sicher und stabil zu halten?

Die Mindestbandbreite für ein einzelnes VoIP-Gespräch liegt bei etwa 100 kbps (Kilobit pro Sekunde) sowohl für den Upload als auch für den Download. Das ist extrem wenig und beeinflusst Deine Internetverbindung kaum. Eine durchschnittliche Internetverbindung kann in Bezug auf die Bandbreite problemlos Tausende von VoIP-Gesprächen gleichzeitig bewältigen.

Du bist unsicher, ob Deine Verbindung optimal läuft? Es gibt Online-Tools, die Deine Internetgeschwindigkeit messen. Sehr hilfreich, um zu prüfen, ob Dein aktueller Internetvertrag ausreichend ist. Unsere Erfahrung: In den meisten Fällen funktioniert es reibungslos.

Planst Du in großem Umfang VoIP-Gespräche zu führen? Dann ist ein Netzwerk-Test sinnvoll. Den kann Deine IT-Abteilung oder ein externer Experte einfach durchführen.

Wähle die Features, die flexibles Arbeiten unterstützen

Normalerweise arbeitest Du nicht 24/7. Gehen wir also davon aus, dass Dein KMU auch mal geschlossen ist, beispielsweise weil Du in den Urlaub fährst, zur Abschlussaufführung der 8. Klasse gehen möchtest oder weil Du krank bist. Passiert schließlich den Besten.

Eine gute VoIP-Telefonanlage ermöglicht Dir, eigene Öffnungszeiten festzulegen. Praktisch, denn ein Klingelton während der Solo-Einlage Deines Kindes kommt nicht gut an.

Bei Voys gibt es dafür die Module „Öffnungszeiten Basis” und „Öffnungszeiten Erweitert”. Das Basismodul ist ideal für KMU, deren Öffnungszeiten ganz einfach sind; die erweiterte Variante bietet mehr Optionen, damit Du Deine Öffnungszeiten exakt an Dein Unternehmen und Deine Bedürfnisse anpassen kannst.

(Nicht erreichbar während der Schul-Aufführung, aber ganz sicher an Schwiegermamas Geburtstag.)

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Mache hybrides und Remote-Arbeiten einfacher

Arbeit findet längst nicht mehr nur im Büro statt. In Zukunft wird hybrides bzw. Remote-Arbeiten immer beliebter werden. Bei der Einrichtung Deiner VoIP-Telefonanlage gibt es zahlreiche Module, die hybrides und Remote-Arbeiten unterstützen.

Wenn Kollegen gerne im Homeoffice arbeiten (und das bei Dir im Unternehmen möglich ist), wäre es natürlich schade, wenn die Einstellungen Deiner Telefonzentrale den Fortschritt Deines Unternehmens behindern.

Eine App oder Browser-Lösung, mit der Du vom Smartphone oder Laptop aus geschäftlich telefonierst, ist Gold wert. Die Voys App und das Voys Webphone sind unsere Lösungen, die wir hierfür anbieten. Wir stellen in der Praxis fest, dass diese sehr häufig genutzt werden.

Unterstütze den persönlichen Kundenkontakt in Deiner Telefonanlage

Mit ein paar einfachen Einstellungen kannst Du den Kundenkontakt zehnmal angenehmer machen. Nicht nur für Deine Kunden, sondern auch für Dein Team. Achte bei der Einrichtung Deiner geschäftlichen Telefonzentrale darauf, dass Anrufe direkt bei der richtigen Person landen.

Endlose Auswahlmenüs und Weiterleitungen gehören damit der Vergangenheit an. So muss es sein: Die Telefonanlage dient Deiner Arbeitsweise und nicht umgekehrt.

Bei Voys heißt diese Funktion „Voys Reach”. Eingehende Anrufe werden automatisch dem Mitarbeiter zugeordnet, der dem Anrufer am besten helfen kann. Ohne komplizierte Auswahlmenüs oder Anrufrouten. So wird ein Anruf nie hin und her gependelt. Muss ein Anruf dennoch weitergeleitet werden, hast Du mit „Voys Pulse” sofortigen Einblick in die Erreichbarkeit Deiner Kollegen. Nichts nervt Kunden so sehr wie Ping-Pong-Telefonie, also nutze das zu Deinem Vorteil.

Gewinne mehr Einblick in Deine Geschäftsprozesse

Wenn Du Deine Telefonanlage richtig einrichtest, erhältst Du mehr Einblick in die Geschäftsprozesse Deines KMU. Überraschend für viele, die Telefonie primär als „brauchen wir zum Anrufen“ sehen.

Das stimmt natürlich, aber eine gute, smarte VoIP-Telefonanlage liefert wertvolle Informationen, mit denen Du Prozesse ausrichtest, Zeit und Geld sparst und Ressourcen optimal einsetzt.

Was ist, wenn Kunden z. B. immer dann anrufen, wenn Du zu wenig Personal hast, und die landen lange in der Warteschleife? Dann siehst Du an den Warteschlangen-Statistiken, dass was getan werden muss, denn diese werden in Echtzeit angezeigt und können den ganzen Tag überprüft werden. So erkennst Du immer besser, wo Kundenkontakt stockt, ob ein Problem strukturell ist und welche Lösung am besten passt.

Richte intelligente Warteschlangen ein

Warten ist nie schön und macht keinen Spaß. Aber mit einem großen Problem zu warten, ist reine Qual. Dieses Gefühl möchtest Du Deinen Kunden lieber ersparen. Wenn es doch nur eine Möglichkeit gäbe, den Menschen in der Warteschlange unterschiedliche Prioritäten zuzuweisen…

Tatsächlich kann man das. Eine gute Warteschlangen-Funktion sorgt dafür, dass Kunden, mit dringendem Anliegen, sofort jemanden ans Telefon bekommen. Kunden, die es weniger eilig haben, warten etwas länger. Aber da selbst die nettesten Kunden nicht unendlich viel Geduld haben, legst Du einfach bei der Funktion fest, wie viele Personen maximal in der Warteschlange sein dürfen, bevor Du Kolleginnen dazu schaltest.

Du merkst: So lieferst Du im Handumdrehen Top-Kundenservice. Und Deine Kunden lieben es.

(Zufällig hat Voys genau so eine Warteschlangen-Funktion und sie funktioniert hervorragend.)

Mehr Tipps für die Telefonanlage Deines KMU?

Wir hoffen sehr, dass wir Dir mit den oben genannten Tipps bei der Einrichtung und der Einstellung Deiner VoIP-Telefonanlage helfen konnten. Hast Du noch Fragen oder möchtest Du Deine Anlage noch smarter gestalten? Dann melde Dich bitte beim Support unter 030 726 210 900, wir helfen Dir gern weiter.