Dein CRM mit Deiner Telefonie verknüpfen: So arbeitest Du schneller und persönlicher

Das ist der dritte Teil unserer Blogreihe über die Integrationsmöglichkeiten von Voys. In dieser Reihe zeigen wir Dir, wie Du Deine Geschäftstelefonie smarter mit den Systemen verknüpfen kannst, die Du täglich nutzt.

Ein Kunde ruft an. Du gehst ran. Und noch bevor Du fragst: „Womit kann ich Dir helfen?“, siehst Du schon, wer am Apparat ist.

Kein Suchen im CRM, keine losen Notizen auf einem Zettel und kein Kunde, der seine Geschichte noch einmal erzählen muss. Mit einer CRM-Integration in Kombination mit der Telefonie von Voys arbeitest Du schneller, smarter und persönlicher.

In früheren Blogbeiträgen haben wir erklärt, wie Du die Telefonie über Anrufbenachrichtigungen und Webhooks mit anderen Systemen verknüpfen kannst. Jetzt schauen wir uns eine Anbindung an, die für viele Organisationen sofort vertraut ist: die CRM-Integration. In diesem Blog erfährst Du, wie eine solche Anbindung zwischen CRM und Telefonie funktioniert und welche Vorteile sie Deinem Unternehmen bringt.

Nutzt Du schon ein CRM-System wie HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Microsoft Dynamics? Dann weißt Du, wie viele Kundeninformationen dort zusammenlaufen: von Kontaktdaten und Terminen bis hin zu Notizen und offenen Aufgaben.

Wenn Deine Telefonie nicht mit Deinem CRM verknüpft ist, musst Du während oder nach einem Gespräch selbst nachschauen, wer anruft, manuell Notizen machen oder im Nachhinein einen Gesprächsbericht hinzufügen.

Wie praktisch wäre es, wenn Du Deine geschäftliche Telefonie mit der Fülle an Informationen verknüpfen könntest, die Dein CRM-System bereithält? Mit einer CRM-Anbindung verbindest Du Deine Telefonie mit Deinen Kundendaten. Sobald ein Kunde anruft, werden automatisch relevante Kundeninformationen angezeigt und das Gespräch wird automatisch protokolliert. So weißt Du sofort, mit wem Du sprichst, und kannst das Gespräch persönlicher und effizienter gestalten.

Wenn Du die CRM-Integration nutzt, erscheint bei einem eingehenden Anruf ein Pop-up auf Deinem Bildschirm. Darin siehst Du zum Beispiel den Firmennamen, den Ansprechpartner, die Telefonnummer oder eine Notiz aus der Kundenkarte.

Das mag vielleicht wie eine kleine Verbesserung wirken, aber in der Praxis spart es viel Zeit. Du musst nicht mehr nach der richtigen Kundenkarte suchen und kannst das Gespräch direkt mit dem nötigen Hintergrundwissen beginnen. Das fühlt sich nicht nur für Dich gut an, sondern auch für Deinen Kunden. Er merkt, dass Du vorbereitet bist, und muss Informationen seltener wiederholen.

Ein gutes Kundengespräch ist nicht gleich vorbei, sobald Du auflegst. Oft möchtest Du noch eine Notiz hinzufügen, einen Rückruf einrichten oder festhalten, welche Vereinbarungen getroffen wurden.

Mit einer CRM-Integration an Deine Telefonie hast Du alle Kundeninformationen zentral an einem Ort. So sehen Deine Kollegen, was bereits besprochen wurde, und können ein Gespräch leichter übernehmen.

Das ist besonders praktisch, wenn ein Kunde öfter Kontakt aufnimmt und mit verschiedenen Kollegen spricht. Der Kollege, der den Anruf entgegennimmt, sieht sofort die verfügbaren Kundendaten und Notizen. So muss der Kunde nicht noch einmal die ganze Geschichte erzählen. Das macht das Kundenerlebnis sofort viel angenehmer.

Möchtest Du nach einem Kundengespräch nicht mehr manuell zusammenfassen, was besprochen wurde? Dann kannst Du die CRM-Integration mit Deiner Telefonie mit Voys Intelligence kombinieren.

Voys Intelligence wandelt Gespräche automatisch in ein Transkript um und erstellt daraus eine kurze Zusammenfassung. Dazu gehören die wichtigsten Punkte des Gesprächs, getroffene Vereinbarungen und eventuelle Folgeaktionen. Wenn Du die CRM-Integration von Voys nutzt, kann diese Anruf-Zusammenfassung automatisch in Dein CRM-System importiert werden.

So steht der Kontext des Gesprächs sofort beim richtigen Kunden, ohne dass Du oder Deine Kollegen diese Informationen manuell abtippen müsst. Das ist praktisch für verschiedene Teams im Unternehmen, wie Vertrieb, Support, Planung und Kundenservice. Die Kollegen sehen sofort, was zuvor besprochen wurde, können schneller nachfassen und müssen den Kunden seltener dieselben Fragen stellen. So hältst Du Deine Kundenakte auf dem neuesten Stand und hast mehr Zeit, Dich auf das Gespräch selbst zu konzentrieren.

Eine CRM-Integration an Deine Telefonie hilft nicht nur bei eingehenden Anrufen. Auch das Tätigen von Anrufen wird einfacher.

Mit der Call-Me-Now-Browsererweiterung von Voys klickst Du auf eine Telefonnummer in Deinem CRM, Browser oder einem anderen Programm. Danach ruft Dein Gerät, Webphone oder Deine App direkt diese Nummer an. So vermeidest Du Tippfehler, kannst schneller anrufen und arbeitest bequemer mit den Systemen, die Du ohnehin schon nutzt.

Viele Unternehmen verlieren unbemerkt Zeit mit kleinen Aufgaben rund um den Kundenkontakt. Eine Nummer nachschlagen, eine Kundenkarte öffnen, eine Notiz machen, einen Kollegen auf den neuesten Stand bringen, ein Gespräch protokollieren … Einzeln betrachtet sind das nur kleine Aufgaben. Zusammengenommen kosten sie viel Zeit und Aufmerksamkeit.

Indem Du Deine Telefonie und Dein CRM miteinander verknüpfst, entfernst Du viele dieser manuellen Schritte aus Deinem Arbeitsablauf. Dein Team hat so mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist: das Gespräch mit dem Kunden.

Ist diese Frage rhetorisch? Ja, eigentlich schon. Wenn Du ein CRM-System nutzt, ist es unserer Meinung nach nur logisch, dieses mit Deiner Telefonie zu verknüpfen.

Den größten Nutzen merkst Du, wenn:

• mehrere Kollegen Kontakt zu denselben Kunden haben;
• Du Deine Kundendaten jetzt manuell nachschlagen musst;
• Du Deine Gespräche besser festhalten möchtest;
• Kunden oft weitergeleitet werden;
• Du schneller und persönlicher reagieren möchtest;
• Du effizienter arbeiten möchtest;
• Du Deine Anruf-Zusammenfassungen automatisch in Dein CRM einfügen möchtest.

Voys lässt sich mit häufig genutzten CRM-Systemen wie HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics und Zendesk verknüpfen. Auch viele andere CRM-Systeme lassen sich integrieren.

Ist Dein CRM nicht dabei? Dann stehen die Chancen gut, dass es trotzdem Möglichkeiten gibt. Melde Dich gerne bei uns, um zu klären, ob sich Dein CRM auch mit der Telefonie von Voys verbinden lässt.

Klingen die Vorteile alle interessant, aber fragst Du Dich auch: „Wo soll ich anfangen, um mein CRM mit der Telefonie zu verknüpfen?“ Dann haben wir gute Nachrichten: Mit unserem überarbeiteten Onboarding kannst Du Dein CRM selbst mit der Telefonie von Voys integrieren.

Möchtest Du die CRM-Anbindung erst mal ausprobieren? Auch das ist kein Problem. Du kannst die CRM-Integration mit Voys 30 Tage lang kostenlos testen (bis zu 5 Nutzer). Nach der Testphase kannst Du die Testversion ganz einfach in einen kostenpflichtigen Dienst umwandeln, erweitern oder beenden.

Bist Du neugierig, ob sich Dein CRM-System mit Voys verknüpfen lässt? Schau Dir die Möglichkeiten auf unserer Seite zu CRM-Kopplungen und -Integrationen an oder melde Dich bei uns. Wir helfen Dir gerne weiter.

Möchtest Du mehr über andere Möglichkeiten erfahren, wie Du Deine Telefonie mit Deinen Systemen verknüpfen kannst? Dann lies doch auch unsere Blogbeiträge über Anrufbenachrichtigungen und Webhooks.